Vuoi chiudere la tua convention incorniciando il tuo successo? Organizza una cena di gala per fare una piacevole sorpresa ai tuoi invitati.
Indice dei contenuti
Sorprendere e coinvolgere gli invitati può portarti moltissimi vantaggi:
- Comunicare una forte brand identity
- migliorare l’impressione sulle risorse e l’organizzazione aziendale
- creare un momento conviviale e sereno
- lasciare un bel ricordo dell’evento e dell’azienda
Organizzare una cena di lusso, significa anche impegnarsi a realizzare un grande evento, poiché solitamente, questo tipo di cene sono l’evento finale di happening di rilievo con molti invitati.
Non ci sono trucchi particolari, per trovare il design giusto dell’evento, ma solo un po’ di stile e un calcolo scientifico di tutti i particolari.
Vuoi sapere a cosa mi riferisco? Allora seguimi!
Come organizzare una cena di gala?
Location e logistica per la cena di gala
La prima cosa da fare per organizzare una cena di successo è conoscere bene il numero degli invitati.
Sì, perché un grande evento si regge sull’aspetto logistico e sull’estetica.
Quindi, sarà necessario:
- scegliere una location suggestiva, come il salone delle feste di una dimora storica
- una grande sala per eventi dell’hotel di lusso dove hai tenuto la tua convention.
Come ti ho detto la logistica è importante, e in questi casi la comodità è tutto; quindi sarebbe abbastanza stupido scegliere una location per l’evento e una per il ricevimento di chiusura, non trovi?
Scegli una delle 2 categorie sopraindicate!
Ricorda che per gli eventi di rilevanza non si può scendere a compromessi con la location, deve essere la migliore per l’evento!
Inviti cena di gala
Quando la cena di gala chiude un evento non dimenticare di annunciare che ci sarà una serata di gala al termine del tuo happening primario. Non dare per scontato che tutti saranno interessati a partecipare alla tua festa.
Se stai organizzando una serata di gala per celebrare un anniversario o per festeggiare un importante risultato, fai un invito che chiarisca l’importanza di questo evento, e ne denoti lo stile di lusso.
Puoi inviare delle mail o decidere di spedire gli inviti su carta intestata. Ovviamente spedire gli inviti per la cena di gala a casa denota una certa cura per la persona, ed è sicuramente un incentivo a venire. Tuttavia, a seconda del numero dei partecipanti, e date le tempistiche previste, può diventare molto complicato far arrivare gli inviti a tutti in tempo utile.
A questo punto la mail può essere la soluzione più comoda.
Oltretutto, il fatto di scrivere un invito via mail non esclude l’utilizzo di una formula corretta. Il tono di un invito ad una cena di gala deve essere piuttosto formale, anche perché si tende a non avere confidenza con la maggior parte degli invitati.
Qui ti scrivo un esempio:
L’azienda (nome) di nome del founder
in occasione di (evento/motivo)
ha il piacere d’invitarla alla serata di gala
che si terrà a (luogo)
in data (data)
ore
firma del direttore o proprietario dell’azienda
Dresscode e abbigliamento
Il dresscode di una cena di gala rispetta un’etichetta ben precisa, quindi è opportuno evitare di presentarsi ad un evento come questo, senza abiti eleganti.
È a discrezione di chi organizza la festa decidere se inserire o meno l’abbigliamento richiesto, e personalmente, ti consiglio di evitare le indicazioni.
Di solito chi prende parte ad un evento importante come questo sa bene che si deve attenere a certi standard, difficilmente vedrai un tuo ospite vestito in maniera inadeguata.
Le donne possono portare abiti lunghi, da sera, e qualche gioiello; mantenendo una certa sobrietà per rispettare l’etichetta.
Gli uomini possono presentarsi con lo smoking o semplicemente in un abito con giacca e cravatta dal taglio elegante.
Menu cena di gala
La vera cena di gala imporrebbe un menù a più portate, con cucina sfiziosa ma delicata. È meglio evitare piatti troppo pesanti e porzioni troppo grandi.
Un’altra opzione è l’utilizzo del buffet freddo e caldo, con finger food e altre delizie. Lo stile sta tutto nell’allestimento del buffet e nel catering che deve offrire un servizio impeccabile!
Il ricambio costante del buffet permette di far assaggiare piatti diversi, fatti al momento, includendo la cucina etnica, rispettando, così, i gusti di tutti i partecipanti.
Serate di gala e brand identity
Fermiamoci un attimo a riflettere sui motivi che dovrebbero spingerti ad organizzare una serata tanto impegnativa.
Abbiamo visto, infatti, che per organizzare una cena di gala il budget deve essere piuttosto alto:
La location deve essere di un certo livello, il cibo deve essere pregiato e tutto deve essere organizzato con la massima attenzione.
Ti ho accennato all’inizio che impegnarsi molto nell’organizzazione di un evento d’impatto come questo può dare un’immagine di solidità dell’azienda.
Un evento cerimonioso è sicuramente il modo migliore per comunicare l’identità del marchio, e lasciare una bellissima impressione agli ospiti!
Per rafforzare l’immagine dell’azienda è necessario prestare una grande attenzione anche all’intrattenimento. Ricorda che non basta scegliere un luogo suggestivo e allestire gli spazi alla perfezione per lasciare gli ospiti a bocca aperta. È necessario farli stare bene e farli divertire.
Certo, il buon cibo e il carattere dell’evento possono aiutare, ma per regalare una vera emozione ci vuole del sano intrattenimento.
Musica travolgente e spettacoli di grande impatto tendono a catturare occhi e mente dei fruitori; perché non offrire la stessa cosa per i tuoi ospiti?
Spettacoli e musica per eventi di gala
Musica per eventi e cene aziendali
In un mio precedente articolo sulla musica per eventi chiarivo l’importanza di un intervento musicale per rendere più piacevole la serata e dare l’opportunità agli ospiti di rilassarsi durante le la serata.
In quell’articolo, che ti consiglio di leggere, sottolineavo anche l’importanza di scegliere la musica giusta nei momenti più idonei.
Sarebbe assurdo, infatti, non tenere in considerazione lo stile e le potenzialità dell’evento; non potrai certamente chiamare una band Heavy metal per una serata di gala? Anche se sei un venerando fan, che nella propria vita quotidiana, non si perde un raduno hard rock!
Per un evento di gala ci vuole un accompagnamento delicato al piano forte, o una musica soft per accompagnare dolcemente chi è seduto al tavolo. Per fare questo, ci sono moltissimi cantanti e orchestre che fondano il loro business proprio sugli eventi aziendali.
Se poi, vuoi fare un figurone, puoi ingaggiare più band a seconda dei momenti in cui hai suddiviso l’evento.
Ad esempio puoi allietare gli ospiti con una musica più delicata, durante la cena, e poi proseguire, alla fine delle portate, con un’orchestrina swing o una band originale e versatile che sappia interpretare successi del momento. Invogliarà i partecipanti a lasciare le loro sedie per farsi catturare dal ritmo!
Spettacoli per eventi
Altra soluzione sono gli spettacoli per eventi, spesso molto apprezzati dagli ospiti perché capaci di toccare le emozioni in profondità.
Certamente, anche in questo caso, dipende molto dallo spettacolo che si sceglie:
la danza aerea può essere un’ottima soluzione per gli eventi di gala che si svolgono per celebrare i risultati dell’azienda, o per un anniversario, mentre è meno consigliata per le convention o per gli eventi particolarmente impegnativi.
Ottimi sono gli spettacoli di danza contemporanea, mentre il video mapping potrebbe essere la migliore soluzione per il lancio di un prodotto o per celebrare il completo rinnovamento della brand identity dell’azienda.
Conclusioni
Se vuoi davvero creare empatia fra gli ospiti e l tua azienda, e vuoi che resti impressa per sempre la tua grande serata, calcola con cura ogni dettaglio dell’evento e cerca sempre di dare il meglio che puoi per comunicare il tuo brand.
Se vuoi continuare a restare aggiornato sugli eventi, continua a seguirmi, troverai il mio blog costantemente aggiornato sui nuovi trands per eventi!
Alla prossima!