Vuoi organizzare degli eventi culturali che facciano parlare della tua fondazione? In questo articolo ti do alcuni consigli che possono aiutarti a coinvolgere il tuo pubblico!
Indice dei contenuti
Il settore culturale è senza dubbio il più competitivo nell’ambito dell’organizzazione eventi.
Il motivo è che l’interesse del pubblico non è per niente scontato.
Gli eventi di questo tipo devono coinvolgere il più possibile i visitatori, donandogli un’esperienza unica. Nuova, rispetto a tutto il resto.
Se stai progettando un evento fra:
- rassegne cinematografiche
- festival di teatro
- manifestazioni letterarie
- sagre enogastronomiche
significa che sei sull’articolo giusto e conosci bene il settore.
Tu che sei uno specialista in campo culturale, sai che l’ambiente non è per niente ristretto, e che organizzare eventi di questo tipo significa avere molte conoscenze, specifiche, e di altri tipi.
Ad esempio, devi conoscere le tendenze sociali, legate al territorio; necessarie per comprendere le possibilità di successo di quello specifico evento.
Devi avere una conoscenza profonda nella materia a cui si riferisce l’evento.
Ma vediamo di cosa parliamo quando parliamo di eventi in campo culturale.
Eventi culturali? Quali rientrano nella categoria
Per eventi culturali s’intendono tutte quelle iniziative che hanno a che fare con la cultura: rassegne, manifestazioni, fiere, sagre, festival e concerti.
Tutti declinati nei vari ambiti:
- Letteratura
- musica
- teatro
- cinema
- food
- ambiente
- sport
- storia
- scienza
Insomma, ora mai, le manifestazioni e i festival ricoprono quasi ogni settore culturale. Pensiamo agli svariati festival musicali, i quali, a loro volta si suddividono in categorie: jazz, classica, rock, blues ecc..
Consideriamo tutti gli altri ambiti come, ad esempio, il festival della Scienza, il festival della letteratura o festival di cultura generale come il Festival della mente di Sarzana.
Vediamo che gli eventi di arte e cultura possono essere davvero moltissimi, e questo deve essere un campanello d’allarme sull’importanza di caratterizzare l’evento, al fine di renderlo speciale agli occhi del pubblico.
In sostanza se l’offerta sul mercato è tanto alta da fagocitare gli eventi meno interessanti, chi organizza deve fare il possibile per creare degli eventi che offrano qualcosa in più.
Naturalmente vedremo che l’attenzione non è data solo dai contenuti, purtroppo, ma è spesso merito di un buon management e di un’adeguata promozione.
Ora addentriamoci nell’organizzazione e cerchiamo di capire come gestirla nel modo migliore.
Organizzazione eventi culturali: 4 consigli efficaci
Organizzare eventi culturali è molto impegnativo, sia dal punto di vista creativo, come abbiamo visto, sia dal punto di vista formale. Come ogni altro evento.
In questo paragrafo prendiamo in esame ogni step per organizzare un evento culturale efficace. Iniziamo subito con la parte creativa, ossia il concept dell’evento, che io ritengo la parte più importante.
1. Idee per eventi culturali
La parte del concept è forse la parte fondamentale per organizzare un evento efficace.
In questa fase è necessario tenere in considerazione molte cose: le tendenze nel settore a cui stiamo lavorando, gli eventi simili che ci sono stati in passato, in particolare quelli di maggior successo che ci indicano i gusti del pubblico; ed è necessario offrire contenuti interessanti, scegliendo una forma innovativa.
Le novità e la freschezza sono sempre molto apprezzate in campo culturale, non dimenticarlo.
Inoltre tieni presente che organizzare un evento di rilevanza non significa solo creare un format interessante dal punto di vista dei contenuti.
Significa saper mettere in gioco immaginazione e talento per comunicare quei contenuti in una maniera solo tua.
Il tuo fine deve essere sempre quello di saper valorizzare la tua Fondazione. La soddisfazione per un grande evento sarà la conseguenza dell’impegno e della capacità di saper equilibrare tutti i fattori.
In questa fase potrebbe essere una buona idea fare un brainstorming con i tuoi collaboratori. Tante teste sapranno trovare molte idee interessanti su cui lavorare.
2. Business plan per un evento culturale
Una volta stabilito il format dell’evento dovrai organizzare un documento di budget: Il budget plan .
Il piano budget deve rispettare diverse voci, alcune sono le stesse di qualunque evento, altre, invece, sono strettamente legate al settore culturale.
Ad esempio le spese fisse sono grosso modo le stesse di ogni altro evento (affitto di una location adatta, attrezzature specifiche, costi di eventuali relatori) e si può avere più o meno una stima dei costi indiretti (elettricità, acqua ecc)
Quello che cambia sono i costi strettamente legati al tipo di evento, ossia i costi diretti e variabili:
Ci sono costi che appartengono solo a un settore culturale specifico:
Ad esempio, se vuoi organizzare una fiera letteraria molto grande avrai bisogno di vari spazi, che potrebbero toccare più punti della città in cui organizzi l’evento.
Un esempio lampante è la fiera dei librai di Bergamo, che si estende nelle piazze più importanti della città bassa.
Inoltre, la fiera dei librai assicura molti gazebo con postazioni per gli spettatori, dov’è possibile assistere agi incontri; 2 grossi tendoni con scaffali di libri acquistabili; e un’area giochi per i bambini legata al mondo letterario.
Come vedi si tratta di una gestione personalizzata dell’evento, che richiede molte risorse strettamente legate alla tipologia e alla caratterizzazione dell’iniziativa.
3. Sponsor per eventi culturali
Un’altra fase piuttosto importante, quanto complessa, riguarda gli sponsor. Se vuoi restare largo con il budget e darti la possibilità di creare un evento di grande rilevanza devi trovare gli sponsor adatti.
Sostanzialmente, devi trovare il modo di farti finanziare da aziende o organizzazioni che potrebbero sentirsi solidali al progetto, e che hanno tutto l’interesse ad essere coinvolte.
Se non sei conosciuto nell’ambiente non sarà facile trovare molti sponsor perché solitamente i finanziamenti si basano sulla fiducia.
Tuttavia, per le piccole realtà esistono alcuni bandi lanciati dal Comune o dalla Regione, dove è possibile gareggiare per ottenere finanziamenti in un progetto culturale.
Per le realtà più solide è un po’ meno ardua la strada, sopratutto se si hanno dei buoni contatti nella propria realtà.
In ogni caso è bene affidarsi ad un buon team di organizzatori, per avere risorse in modo più veloce.
Gli event manager si occuperanno di trovare gli sponsor interessati all’evento.
4. Come promuovere un evento culturale
Passiamo alla promozione dell’evento. Questa è una fase molto importante, non devi mai sottovalutarla, qualunque sia l’evento che vuoi organizzare.
Puoi creare dei format unici, ma se non promuovi l’evento rischi di sprecare un sacco di risorse importanti: sia in termini di tempo, sia in termini di soldi!
Se vuoi avere un riscontro in termini di guadagno dall’evento o vuoi divulgare la conoscenza di un determinato settore, devi necessariamente diffondere la notizia dell’iniziativa.
Devi fare il modo che più persone possibili vengano a sapere del tuo evento. Qui in questo paragrafo ti do qualche suggerimento specifico, partendo dai passaggi promozionali classici di un evento.
Presentazione evento culturale
La presentazione di un evento culturale si può fare in tanti modi. Dipende dal tipo di evento.
Ad esempio se si tratta di un evento fieristico, o di un festival scientifico si deve organizzare una giornata di presentazione.
In questa giornata sono presenti gli organizzatori dell’evento e verrà preparato un programma di presentazione dove i relatori spiegheranno lo scopo dell’evento e le intenzioni culturali.
I relatori devono chiarire al pubblico la provenienza dei finanziamenti e quali sono gli sponsor dell’evento.
Poi si inizierà a parlare degli eventuali ospiti e si cercherà di evidenziare novità e particolarità specifiche!
Se si tratta di un evento artistico, come una mostra di pittura, scultura o grafica si organizza un vernissage.
Il vernissage è una vera e propria inaugurazione che necessita di un invito aperto al pubblico, oltre agli inviti privati a fotografi e giornalisti di settore.
Solitamente al vernissage sono presenti anche gli artisti, che spiegano in prima persona le opere presenti, e il tema centrale della mostra.
Anche il vernissage predispone di un programma ben preciso: per avere maggiori chiarimenti ti consiglio di leggere l’articolo dedicato che ti ho linkato sopra.
Promozione off line
Sponsorizzare un evento significa pensare ad una strategia integrata ben precisa, che comprenda promozione off line e promozione on line.
In un certo senso abbiamo già iniziato a parlare della promozione off line, parlando della presentazione dell’evento.
Ci sono però tanti altri modi per promuovere un evento culturale senza internet.
Fra i più tradizionali e funzionali ci sono, senza dubbio, le locandine da affiggere ai muri, e i contatti con la stampa.
Si possono stampare anche volantini da lasciare in giro nei punti d’interesse del target a cui è rivolto l’evento o da far distribuire gratuitamente in vari luoghi della città.
Oltre a lasciare i volantini e la locandina per l’evento culturale in giro per la città, è buona cosa, nel caso degli eventi di cultura, lasciare del materiale cartaceo nei circoli, creando un circuito di informazione e passaparola con altri addetti ai lavori.
Naturalmente, come puoi immaginare, molti risultati arrivano grazie ad internet. Vediamo come.
Promozione on line
La promozione on line si può fare in diversi modi e, per lo più, funziona un po’ come tutti gli altri eventi rivolti ad un pubblico esterno.
Si spediscono inviti via mail a ospiti importanti e si scrivono comunicati stampa da allegare agli inviti per i giornalisti.
Si dovrà sponsorizzare l’evento con la locandina digitale da inserire nel sito, dove devono essere presenti tutte le varie informazioni.
È utile avvalersi di canali instagram e telegram, dove sarà possibile creare post promozionali creati per quello specifico format.
Questionario di gradimento per un evento culturale
Una volta che inizi a gestire l’evento, non pensare di esserti lasciato la parte più difficile alle spalle. La gestione non è affatto semplice.
Dovrai gestire i gruppi di lavoro e coordinare le varie aree dell’allestimento; ecco perché ti consiglio, ancora una volta, di fare una consulenza con un organizzatore di eventi che sia in grado di gestire l’iniziativa anche negli step più complessi.
L’organizzazione dovrà monitorare costantemente l’andamento dell’evento, per capire l’indice di gradimento del pubblico.
Se vuoi stare più tranquillo ti consiglio di occupartene anche in prima persona.
Ad esempio una buona idea è redigere un questionario di gradimento da sottoporre al pubblico e agli ospiti inviatati. Potrai distribuire il questionario verso la fine dell’evento (ad esempio, se si tratta di un festival dovrà avvenire nell’ultima giornata); o puoi inserirlo a fine evento direttamente sul sito della fondazione.
In questo modo potrai avere un feedback veloce sull’andamento dell’evento e capire se qualcosa è andato storto o se ci sono aspetti da migliorare.
Conclusioni
Organizzare eventi culturali richiede molto impegno e una certa dedizione alle pubbliche relazioni. Ricorda che i finanziamenti per organizzare un grande evento sono fondamentali.
Se credi che questo articolo abbia posto l’attenzione su degli aspetti di tuo interesse condividilo; e se vuoi restare aggiornato sul mondo degli eventi continua a seguire il mio blog.
Io ti aspetto alla prossima!