Investi molto tempo a progettare gli eventi? Allora dovresti preoccuparti di saperli gestire senza sprechi. Se non sai come fare affidati al project consulting.
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Sii sincero, più di una volta ti è capitato di ideare un evento fantastico, che potrebbe davvero segnare un punto di svolta nella tua brand awareness: inizi a pensarci, ne parli con qualche collaboratore, poi decidi che bisognerà approfondire la cosa e non tocchi più l’argomento.
Passa del tempo, e per un motivo o per l’altro ti ritorna alla mente l’evento a cui avevi pensato, e allora ti rendi conto quanto sarebbe fantastico mettere su carta il progetto, e iniziare a definire ogni dettaglio.
Inizi a fare una bozza del progetto ma confrontandoti con i tuoi dipendenti ti rendi conto che per loro sarebbe davvero difficile accollarsi l’intero evento, dato che il lavoro in azienda è tantissimo.
Che fai rinunci al progetto?
Se lo fai sei un pazzo!
Organizzare le fasi con il project consulting
Per organizzare le fasi del tuo progetto, gestire i gruppi di lavoro e organizzare bene le spese dell’azienda, ti basta avvalerti del project consulting.
Un professionista dell’event management, come me, ti aiuterà a pianificare l’evento, a definirne tutte le fasi in base agli obiettivi, e a gestire i flussi di lavoro e i rapporti con i fornitori.
Ma facciamo un piccolo passo indietro; vediamo cosa significa fare project consulting.
Cosa significa fare project consulting per un evento?
Come dice la parola stessa, fare project consulting significa fare consulenza in un progetto.
Questo tipo di consulenza può essere applicata a qualunque tipo di bussiness o attività che abbia a capo un progetto.
Nel campo degli eventi è utilissima per stilare l’event plan, ossia preparare il piano di organizzazione che segue il concept dell’evento .
Quando si ha poca dimestichezza con il mondo degli eventi, e si cerca di pianificarli senza l’aiuto di un team professionale, si può incorrere in molti errori di valutazione, nelle varie fasi.
Questi errori potrebbero andare a toccare parti molto delicate, come la gestione del budget di spesao la coordinazione dei rapporti di lavoro fra organizzatori e fornitori.
Il modo migliore per non commettere errori è affidare l’intero progetto ad un professionista dell’event management, e lasciare che sia lui a definirne le parti.
Tuttavia, se la tua azienda dispone di qualche specialista nel campo della comunicazione, puoi stilare il piano in azienda, e appoggiarti a un consulente successivamente. Solo per avere un supporto di natura tecnica e organizzativa.
Event planning o project management consulting?
Non c’è un’unica risposta a questa domanda. Dipende, appunto dalla tua organizzazione interna e dal personale di cui disponi.
Certamente, come avrai intuito, pur sembrando simili, si tratta di due operazioni molto diverse.
Il campo è sempre quello dell’event managemet, ma osservato da due prospettive differenti.
L’event planning consiste nel gestire il progetto sin dalla pianificazione, occupandosi successivamente di gestire le varie fasi programmate.
Se ti serve qualcuno che affianchi il tuo team interno, monitori la pianificazione e si occupi, in seguito, della gestione del lavoro, puoi richiedere la consulenza.
In sostanza, nel primo caso si ha una visione completa del progetto, perché colui che lo realizza è, molto spesso, anche colui che lo porta avanti e lo segue in tutte le fasi che ha pianificato lui stesso.
Nel secondo caso, la persona che si occupa della consulenza è una persona esterna alla pianificazione, interviene come supporto per correggere gli errori di pianificazione, gli extra budget, e coordinare i team di lavoro per non rischiare imprecisioni nelle tempistiche.
Nel complesso i professionisti che offrono consulenza garantiscono la qualità dell’evento.
Senti di avere le idee più chiare adesso?
Se non hai focalizzato bene il valore del project consulting, continua a seguirmi, perché scendiamo nel dettaglio dell’attività.
Come funziona la consulenza nell’event project?
Il lavoro di consulenza si basa, innanzitutto, sul rapporto di fiducia che si stabilizza fra l’azienda committente e il professionista.
Come ti ho precisato l’event specialist s’inserisce nella gestione dell’evento a piano redatto. Ciò significa che almeno, informa di bozza, esiste già un disegno dell’evento, e sono già state stabilite le fasi principali per la realizzazione.
Come si deve comportare il consulente?
Deve dimostrare di aver capito qual è la filosofia dell’azienda e cercare di favorirla, facendo sempre gli interessi del cliente.
Eccoti una sintesi dei suoi compiti:
1. Studio del brand e degli obiettivi
La prima cosa che fa un consulente è studiare attentamente la posizione dell’azienda sul mercato, il tipo di comunicazione che utilizza, e capire quali sono gli obiettivi che spingono l’azienda a realizzare l’evento.
2. Studio del concept e dell’event plan
Quando ha il quadro generale della situazione può iniziare a studiare il concept dell’evento e leggere minuziosamente il piano di realizzazione.
In questo modo, potrà verificare se il disegno dell’evento rispecchia pienamente gli obiettivi preposti e si trova in linea con la comunicazione dell’azienda.
Ricorda che l’evento è fra i più importanti strumenti di marketing, ma come ogni canale promozionale può essere un’arma a doppio taglio: se sarà ben fatto avrà il potere di portarti enormi risultati in termini di brand awarness, engagement, trust; ma se l’evento non è curato nei minimi dettagli può creare feedback negativi a danno della tua immagine.
Il consulente, quindi, dovrà prendersi la responsabilità di ritoccare il piano di realizzazione e, se necessario, lo stesso concept.
Che cosa intendo?
Poniamo che durante l’analisi dell’event plan ci si renda conto che non sono state indicate le aziende fornitrici; bisognerà inserire i fornitori prima di procedere con l’organizzazione dell’evento.
Decidere i fornitori all’ultimo momento potrebbe comportare l’indisponibilità di una specifica attrezzatura per la data prevista, e quindi la compromissione dell’intero evento.
3. Analisi o costruzione del budget plan
Il budget plan è fondamentale per gestire le spese senza sforare nelle risorse disponibili. Alcune aziende tendono a considerare il piano di budget una pratica non necessaria, in quanto puntano a raggiungere determinati risultati con una spesa minima.
Questa tendenza si rivela fallimentare per due motivi:
- durante la fase di realizzazione è molto difficile monitorare i costi se non si ha sotto mano un documento di budget; e si rischia quasi sempre di fare delle spese oltre misura, anziché il contrario.
- Puntare ad una spesa minima per raggiungere un massimo risultato non è mai una soluzione positiva. Tutte le spese per un evento vanno misurate ed equilibrate sulla base del ROI (ritorni degli investimenti, consulta l’articolo su Investopedia ).
Se l’azienda non ha stilato un budget plan, il consulente la aiuta a creare il piano più adatto alle esigenze dell’evento, sempre in base alle risorse dell’azienda.
4. Gestione e coordinamento dei flussi di lavoro
Solitamente, una delle cose che serve di più ad un azienda che ha già stilato una bozza di pianificazione è l’aiuto nell’organizzare i flussi di lavoro.
Questo è il lavoro base dell’event manager: gestire un evento, infatti, significa sopratutto saper coordinare le fasi di lavoro, monitorando la comunicazione fra i collaboratori.
Come sai, gli eventi si svolgono in team e senza un lavoro di gruppo coordinato, non sarebbe possibile portare avanti nessuna fase del lavoro.
Il project consulting serve a garantire una buona collaborazione fra i professionisti, rendendo agile il flusso di lavoro.
Tutte le fasi di lavoro dovranno rispettare le tempistiche prestabilite e rispecchiare in pieno i parametri fissati, al fine che l’evento si realizzi senza intoppi.
5. Problem solving
Anche se il project coordinator s’inpegna al massimo per evitare l’insorgere di ritardi o imprevisti, durante le fasi di lavoro; potrebbero svilupparsi problematiche indipendenti dalla gestione interna.
Ad esempio nel caso di un evento all’aperto, potrebbe capitare un ritardo dei permessi da parte del comune; il consulente ti aiuta a riordinare le fasi di lavoro in attesa dei permessi, e, se necessario, ti fornisce una possibile alternativa.
In sostanza, quali vantaggi ho dal project consulting?
Ecco, in sintesi, che tipo di contributo può offrirti:
- versatilità nel supportare esigenze e obiettivi
- flessibilità nella gestione delle fasi
- organizzazione e coordinamento del lavoro
- organizzazione nell’allestimento e nella gestione degli spazi
- agilità nella comunicazione fra i gruppi di lavoro
- monitoraggio della qualità e delle tempistiche
- affiancamento durante tutto lo svolgimento dell’evento
- monitoraggio e gestione del budget
Se hai bisogno di garanzie per il tuo evento cerca la consulenza di un esperto nel settore, potrà supportarti dalla fase iniziale fino alla conclusione, garantendoti i migliori risultati.
Se ho scritto questo contenuto è perché so molto bene di cosa parlo, e posso assicurarti che di consulenze ne ho fatte parecchie nella mia vita.
Cosa posso offrirti io
Avendo letto questo articolo fino infondo, sarai sicuramente interessato all’argomento; perciò, quando hai bisogno di aiuto contattami, saprò affiancarti e trovare le soluzioni su misura per te.
In caso tutte le mie nozioni ti abbiano messo la curiosità di sapere qualcosa in più su il mio percorso lavorativo e sul mio operare, inizia ad esplorare il mio sito, curiosa il mio blog e scopri che tipo di eventi gestisco.
Se vuoi restare semplicemente “incollato” al mondo degli eventi, continua a seguire il mio blog, lo aggiorno continuamente con nuovi contenuti e nuove esperienze.
Alla prossima!