L’evento corporate contribuisce a valorizzare il rapporto fra la società, i lavoratori e tutti coloro che sono interessati all’azienda; tuttavia, progettare eventi aziendali richiede tempo e molta precisione. Il project manager deve studiare la situazione aziendale a livello di immagine e valori e definire quali sono gli obiettivi centrali dell’azienda.
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Questo processo porterà alla creazione di un evento mirato che tenga conto delle esigenze aziendali e delle preferenze dei partecipanti. In questo articolo ti segnaliamo 8 semplici regole per organizzare un evento di successo, che possa lasciare davvero qualcosa nella vita dei partecipanti.
Ricorda che un evento di grande portata e ben strutturato potrebbe non portare a casa nemmeno un obiettivo. La grande risonanza di un evento e la precisione non significano successo assicurato. Perché un evento coinvolga i partecipanti deve portare emozioni nuove e riuscire a distinguersi da tanti altri.
Se vuoi comprendere come progettare un evento che sorprenda ed emozioni arriva infondo alla guida che ho stilato per te.
8 regole per progettare eventi aziendali indimenticabili
1. Raccogli e studia tutti i dati a tua disposizione e definisci gli obiettivi
Come abbiamo anticipato, la progettazione di un evento deve basarsi su uno studio della situazione aziendale; deve tenere conto delle esigenze e degli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere e confrontarli con le possibilità reali di arrivare al risultato.
Per un confronto serio l’event manager può avvalersi di dati relativi al monitoraggio di eventi passati; può fare una stima dei partecipanti e profilarli per renderli riconoscibili: età, interessi, con famiglia o senza, ecc..
Una volta identificato i target dell’evento e raccolti i dati necessari a valutare gli eventi passati, possiamo iniziare a vagliare le possibili soluzioni.
L’event manager studia diverse soluzioni che possono arrivare ad ottenere i risultati desiderati. Sulla base delle soluzioni, l’azienda potrà stimare un budget che copra una delle soluzioni prospettate.
2. Valuta il range di spesa
Il range di spesa può essere deciso a priori dall’azienda in base alle risorse disponibili. Ad occuparsene sono, solitamente, l’amministrazione e la dirigenza. La valutazione del budget deve considerare un possibile ritorno d’investimento e fare un’attenta analisi fra costi e benefici.
Nel caso in cui l’azienda abbia già a disposizione alcuni preventivi e soluzioni per l’evento avrà più chiara l’idea di spesa; in questo modo sarà in grado di valutare in maniera più consapevole il budget da investire per un determinato evento.
3. Punta sulle nuove tecnologie per eventi
Le nuove tecnologie e l’interattività sono trend in continua crescita fra gli eventi aziendali. Ogni anno il settore delle tecnologie digitali e interattive offre nuovi punti di svolta e apre strade a moltissime possibilità
Le nuove tecnologie possono essere impiegate prima della progettazione, per raccogliere i dati su cui orientarsi per la progettazione degli eventi aziendali. Alcune aziende usano questionari interattivi, compilabili in pochi minuti per tastare le preferenze dei partecipanti.
Le tecnologie digitali e interattive possono essere impiegati anche come effetti speciali, atti ad arricchire le attività di un evento aziendale o come risorse base per l’evento stesso.
Si possono pensare soluzioni per team building con quiz interattivi o possono essere utili nel progettare eventi aziendali ibridi. In questo modo i presenti e i partecipanti in streaming potranno provare la sensazione di trovarsi insieme nello stesso evento.
4. Scegli attività e location puntando sull’emozione
Ogni minimo particolare contribuisce a creare l’atmosfera dell’evento. Il design di una convention o di un semplice meeting si basa sempre su una linea specifica che deve richiamare i valori aziendali. Le scelte però devono puntare a coinvolgere emotivamente il partecipante, affinché si senta parte dell’evento. Il partecipante non deve “subire l’evento” ma deve sentirsi accolto, e deve provare sensazioni piacevoli che restino nel tempo.
Sappiamo che un team building raggiunge il suo scopo se riesce a rafforzare la coesione dei partecipanti; come può unire il team se non riesce a provocare delle emozioni? Attraverso le emozioni si crea condivisione.
La stessa logica vale per tutti gli eventi aziendali, anche per convention e conferenze. Questi eventi non devono essere associati all’idea di un relatore che parla ad un pubblico passivo. Anche happening come le conferenze possono acquisire fascino facilitando i partecipanti nel seguire i relatori. Soluzioni tecnologiche e l’aiuto di interpreti possono contribuire ad elevare il livello dell’evento.
5. Considera le esigenze dei partecipanti, sempre!
I partecipanti di un evento non sono macchine. Se è necessario favorire l’aspetto emozionale per coinvolgere il pubblico di un evento, è altrettanto importante avere i giusti riguardi per ogni esigenza. Preoccupati che la location non sia priva di linea per la ricezione dei cellulari. Analizza l’acustica e assicurati che anche i partecipanti distanti dal palco dei relatori sentano bene.
Fai trovare fogli e penne per prendere a appunti; se stai facendo un corso di formazione assicurati che tutti computer funzionino e siano connessi alla linea internet. Assicurati che ci siano punti di ristoro all’interno della location, al di là del catering; pensa alle prese per ricaricare i cellulari e assicurati che tutti i dispositivi utilizzati durante l’evento siano fruibili.
Infine, prevedi dei momenti di pausa fra un’attività e l’altra, affinché i partecipanti possano rilassarsi, raccogliere le idee, confrontarsi e socializzare. Ricorda che la socializzazione è uno dei primi fattori per la riuscita positiva di un evento.
6. Sostieni i partecipanti e punta sull’accoglienza
Un altro modo per occuparsi dei partecipanti è preoccuparsi di fornire le giuste informazioni prima e durante l’evento.
I partecipanti devono subito sentirsi accolti; l’accoglienza è il punto in cui possono ricevere informazioni sull’evento ed eventuali indicazioni/istruzioni per la fruizione. Più l’evento è complesso, più dovrai assicurarti che tutti i partecipanti possano fruirne senza riscontrare problematiche di alcun tipo.
7. Non trascurare la sicurezza
Gli studi più recenti sul mondo degli eventi hanno riscontrato che la sicurezza è uno dei fattori principali per la riuscita di un evento aziendale. Dopo la pandemia da covid abbiamo compreso come sia sbagliato organizzare eventi in location di capienza inferiore alla quantità dei partecipanti. Fare attenzione agli spazi comporta anche altri vantaggi:
- evita un sovraffollamento fastidioso che limita la libertà di movimento e la frizione corretta dell’evento. Evita momenti di fastidi e possibili discordie fra i partecipanti.
- Garantisce una possibilità di fuga in caso di incendio o altri incidenti.
Inserisci degli steward addetti alla sicurezza, per garantire ordine e aiutare i partecipanti nelle situazioni di rischio.
8. La buona comunicazione dell’evento è il tuo jolly
Se vuoi ottenere il numero di partecipanti che avevi preventivato, punta sulla comunicazione. Utilizza diversi canali online e offline e fai sapere a tutti gli interessati potenziali data e ora dell’evento.
Utilizza i social per creare dei teaser sull’evento e fai in modo di attirare attenzione e creare un po’ di aspettativa.
Invia newsletter in serie, dove sveli nuove news sull’evento al fine di creare interesse nel tuo pubblico. Stampa delle brochure in grado di delineare i vari aspetti dell’evento e le informazioni importanti (data, ora, luogo, eventuale dresscode).
Vuoi organizzare un evento aziendale mirato, capace di soddisfare gli obiettivi dell’azienda e conquistare i partecipanti? Chiedimi informazioni, sono un event manager specializzato in piccoli e grandi eventi aziendali; con il mio team posso soddisfare ogni tipo di esigenza, partendo sempre dallo studio del piano budget, gli obiettivi aziendali e uno studio accurato del target.