Sai quanto contano realmente le presentazioni eventi? Sapevi che il primo impatto con i partecipanti si crea proprio con la presentazione? Se il poco tempo che hai a disposizione non ti permette di mettere a fuoco l’importanza della questione, devi leggere questo articolo. TI salverà!
Indice dei contenuti
Presentare un evento non è un gioco da ragazzi; si tratta di un ostacolo che può mettere in difficoltà l’inizio di molte iniziative, se non addirittura comprometterlo!
La presentazione di un evento significa saper mettere in chiaro le motivazioni che ti hanno spinto a crearlo, e i temi che si andranno a trattare.
Negli eventi corporate si dovranno chiarire, anche gli obiettivi a cui si punta e i deliverable (risultati) che si spera di ottenere da tale evento.
Capisci bene che per creare una presentazione efficace, devi, innanzitutto, fare chiarezza sull’importanza dei concetti che vuoi esprimere, e avere ben chiaro quali sono i punti a cui vuoi dare rilievo maggiore.
Ordinare tutti i concetti può bastare?
No, non basta. Sai perché?
Perché, se davvero, vuoi che i tuoi ospiti restino presenti all’evento fino alla fine; devi dare loro delle ottime motivazioni per farlo: ad esempio, il discorso introduttivo non è l’unico elemento a cui devi prestare attenzione, per una buona presentazione.
Ricorda che la presentazione è un biglietto da visita dell’evento e deve incuriosire i partecipanti; deve creare in loro una sorta di suspance, per la quale si dovranno aspettare l’arrivo incombente di un punto di vitale importanza.
In questo articolo ho stilato una breve lista di consigli che possono aiutarti a creare delle accattivanti presentazioni per eventi.
Come pianificare delle presentazioni per eventi?
Per prima cosa, facciamo una distinzione piuttosto decisiva, poiché gli eventi aziendali non sono tutti uguali!
La tua presentazione è per un evento pubblico o corporate? Forse non te ne rendi conto, ma c’è un enorme differenza!
Già, perché il tono e l’estetica della tua presentazione saranno completamente differenti a seconda di queste due macrocategorie.
Se si tratta di un evento pubblico, come, ad esempio, il lancio di un prodotto o un vernissage per una nuova attività , come ti ho detto, sarà assolutamente necessario che sfrutti questa introduzione per rendere il tuo evento assolutamente accattivante agli occhi dei partecipanti.
Diverso è se si tratta di un evento corporate, in quel caso dovrai avere un approccio più serio ed essenziale, al fine di chiarire subito ciò che ti aspetti dall’evento.
1. Presentazione di un evento pubblico
Il primo consiglio che mi sento di darti è di puntare sul brio e la simpatia. No, tranquillo non ho sbagliato tema e non voglio essere provocatorio. Non potrei essere più serio di così!
Ho visto in giro certe presentazioni per eventi destinati ad un pubblico esterno fatte in power point, o altri tool simili. Sicuramente, per crearsi un proprio ordine mentale sui concetti da esprimere o per esporre i contenuti al livello interno, sono soluzioni validissime. Non è la stessa cosa quando si presenta un evento al pubblico.
Anche se il tema dell’evento è serissimo, poniamo ad esempio che tu stia per presiedere un congresso che tratta la ricerca scientifica; la presentazione non deve necessariamente essere un affastellamento di schemi e grafici.
Tieni presente che prenderanno parola diversi conferenzieri, e che ognuno degli oratori disporrà delle proprie slide per aiutare il pubblico a comprendere bene gli argomenti del suo intervento.
Quindi, pensi che abbia davvero senso iniziare la presentazione dell’evento con delle slide?
No, a mio parere, non sono affatto necessarie. Ti basterà aver già organizzato per bene un discorso, ed evidenziare le presenze di rilievo. Puntualizza i momenti di maggiore interesse, senza dimenticare i ringraziamenti a tutto lo staff dell’organizzazione, e al pubblico partecipante.
Quello che voglio consigliarti, specie se si tratta di un evento aziendale creato per attirare nuovi clienti o nuovi azionisti, è di generare interesse e non noia!
Cosa fare per creare una buona presentazione
- Non limitarti a creare un bel power point con una cover accattivante e un claim ad effetto.
- Non bastano immagini scelte con cura e il font giusto ad eliminare la noia e a catturare l’attenzione.
- Devi saper creare uno storytelling interessante, che racconti l’urgenza di creare l’evento;
- devi narrare la storia dell’azienda e il legame con il prodotto che stai lanciando.
Punti da rispettare per ottenere presentazioni accattivanti
- Usa un tono brioso
- presenta subito i nomi di rilievo che presenzieranno al tuo evento
- inserisci una mascotte che rappresenti il marchio e crea un espediente per farla apparire subito nella presentazione
- se puoi, usa da subito la tecnologia: virtual reality, realtà aumentata o mapping
- subito dopo l’introduzione, prima d’iniziare l’evento vero e proprio, introduci musica o un momento d’intrattenimento così che l’inizio del tuo evento risulti esplosivo!
2. Presentazioni eventi corporate
Se parliamo di eventi interni all’azienda devi puntare al pragmatismo e alla precisione. Si tratta di un approccio completamente diverso, rispetto all’evento pubblico.
Devi creare una presentazione chiara e diretta, dove evidenzierai i punti importanti di cui si andrà a parlare, cercando di sottolinearne da subito l’importanza.
Cerca di far capire cosa ti aspetti alla fine dell’evento: ad esempio se stai organizzando un workshop o un corso di formazione, ti aspetterai di ottenere dei miglioramenti da parte dei partecipanti. È necessario che esprimi chiaramente i risultati che vorresti raggiungere.
Per rendere chiara una presentazione di questo tipo puoi utilizzare power point. Le slide, infatti sono il modo più chiaro e veloce per creare presentazioni ricche di contenuti; specie quando si tratta di riunioni interne all’azienda, e si devono puntualizzare i momenti più importanti.
Qualche consiglio per creare presentazioni in power point
- Utilizza molto la grafica, ricorda che le immagini restano impresse nelle menti degli utenti, e possono aiutare a ricordare meglio i concetti più difficili
- La grafica è fondamentale per attirare l’attenzione, ma non basta: per fissare bene i concetti devi disporli in maniera efficace insieme alle immagini. Crea un cliam interessante che racchiuda il senso del punto che stai per spiegare, in particolare, nella cover.
- Cita sempre le fonti e ricordati i credits,
- Disponi in maniera ordinata i punti della presentazione, al fine di creare un discorso efficace e chiaro.
3. Discorso Presentazione evento
È ovvio che il discorso di una presentazione potrà essere o meno supportato dalle slide.
Come abbiamo visto, nel caso degli eventi corporate è bene seguire una presentazione standard con delle slide chiare. In questo caso il discorso dovrà seguire il filo logico delle slide che serviranno per aiutarti ad esprimere chiaramente i concetti.
In questi casi, l’unica cosa importante da ricordare per esporre un discorso efficace è di non accelerare l’esposizione, ma procedere lentamente al fine di permettere a tutti di capire.
Nei punti più complessi sarà importante lasciare spazio a qualche domanda, così da chiarire subito eventuale fraintendimenti. Nelle presentazioni dei corsi di formazione, o nei convegni potrebbe essere fondamentale chiarire bene ogni fase dell’evento, così che tutti abbiano chiaro come sarà strutturato, e possano scegliere se prendere parte o meno a tutti i momenti dell’evento.
Per quanto riguarda il discorso di apertura, da tenere nelle presentazioni di eventi business, aperti al pubblico, si dovrà organizzare una lista delle cose più importanti da dire, cercando di approfondire certi aspetti importanti, come la storia dell’azienda, le motivazioni dell’evento ecc…
- Cerca di darti un tempo,
- prova a simulare un discorso efficace in solitudine, poco prima della presentazione: è un modo per verificare la funzionalità del discorso e mettere alla prova la tua capacità d’interlocutore.
- Durante il discorso, ricorda sempre di presentare gli ospiti e attribuisci loro il giusto peso nell’evento.
- Lascia un po’ di spazio per eventuali domande di chiarimento.
Conclusioni
Non devi mai confondere l’obiettivo delle presentazioni per eventi: introdurre l’iniziativa ai presenti.
Il tuo non è il primo intervento; è la presentazione che descrive il senso e lo svolgimento dell’happening. È importante che tu abbia ben chiaro questo punto. La tua missione è di suscitare interesse e offrire un quadro generale dell’andamento complessivo dell’evento, senza dimenticare di chiarire il perché viene fatto.
Cerca di partire da questo obiettivo prima di buttare giù un discorso o una presentazione in power point, e stai sicuro che non sbaglierai l’intento!
Creo eventi su misura del cliente, focalizzandomi sugli obiettivi e sul brand positioning, poiché credo negli eventi come segno di valore. Attraverso un evento puoi dare rilievo al tuo brand ed esprimere la tua identità.
Per approfondimenti sugli eventi aziendali, continua a seguire il mio blog, e guarda le case history sul mio sito.
Io ti auguro una buona fortuna per la tua presentazione!