Il settore dell’event management, soprattutto negli ultimi due anni, ha saputo sviluppare nuove idee, contestualizzando le risorse in funzione del proprio settore di business. Nel corso degli anni di lavoro, ho organizzato numerosi eventi giovando delle potenzialità dei nuovi trend. Questo mi ha permesso di proporre format innovativi e coinvolgenti ai miei clienti: dall’evento ibrido a quello virtuale, passando per gli eventi digitali e tanto altro ancora.
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Investire nelle moderne innovazioni e negli ultimi trend, vuol dire disporre di nuovi strumenti dall’efficacia senza pari.
Uno dei più importanti, un vero e proprio punto di svolta che ha permesso a molti di affrontare anche le più complicate situazioni con praticità e maestria, è l’universo Phygical. Ma cos’è il Phygical? Scopriamolo insieme in questo articolo d’approfondimento.
Cosa si intende per evento Phygical?
L’emergenza Coronavirus, pur avendo provocato problematiche non poco importanti, ci ha permesso di procedere lungo una strada fatta di innovazione e tecnologia. Ci ha spinto a migliorare noi stessi, gli strumenti che utilizziamo, le azioni che compiamo. E questo non riguarda solo il settore dell’event management.
Ma uno dei prodotti più efficienti e soddisfacenti che l’epoca emergenziale ci ha motivato a ideare è certamente il processo del Phygical. Ma cosa intendiamo quando parliamo di Phygical?
Phygical è un termine di nuova coniazione, utilizzato per esprimere il processo di integrazione tra lo spazio online e quello offline. L’esperienza Phygical si distingue, quindi, per una combinazione equilibrata tra realtà fisica e mondo digitale.
Chi vuole organizzare un evento Phygical, sa che dovrà scegliere le migliori versioni del mondo online e dell’offline, per creare un’esperienza, un mondo unico e inimitabile. Non solo, quindi, l’utilizzo di piattaforme digitali, ovvero il mezzo prescelto durante il periodo pandemico per l’organizzazione e la gestione di eventi. il Phygical è molto più di questo: è una tendenza che coinvolge le migliori soluzioni tecnologiche disponibili, dall’intelligenza artificiale alla realtà aumentata. Sposandole con la realtà fisica!
Il fenomeno Phygical è un fenomeno che investe sia il settore degli eventi e sia, ma soprattutto, quello del marketing. Mediante l’esperienza fisico-digitale, infatti, si può offrire all’utente uno spazio completamente personalizzato, nel quale vivere una nuova esperienza di consumo e di comunicazione.
Perché non possiamo farne a meno
Creare esperienze di grande impatto rappresenta la scelta più efficace, quando parliamo di organizzazione eventi. Il mio lavoro mira proprio a questo: predisporre nel dettaglio format all’avanguardia, in grado di potenziare il valore di un’esperienza. Così ho potuto organizzare eventi di successo, dalla Design Week 2019 all’European Midea Brand Distributor Conference 2018, e altri ancora. Per conoscere maggiori dettagli riguardo il mio metodo di lavoro, scrivimi: risponderò alle tue curiosità fornendoti una consulenza su misura.
Intanto, approfondiamo il discorso riguardo l’universo Phygital. Al giorno d’oggi è impossibile distanziarsi dai nuovi trend, soprattutto nell’ambito dell’organizzazione di eventi. Anche per questo, ma soprattutto per i benefici che gli eventi ibridi sanno garantire, non possiamo più fare a meno del Phygital. Ecco alcuni ottimi motivi per i quali marketer ed event management specialist di tutto il mondo prediligono gli eventi ibridi.
Potere all’engagement
Ciò che distingue un evento di successo da uno mediocre è una metrica ben precisa: il coinvolgimento. Se riusciamo a comprendere come catturare l’attenzione dell’utente, mantenendola e trasformandola in puro engagement, qualsiasi tipo di incontro si trasformerà in un vero successo. Gli eventi ibridi hanno un altissimo potere di engagement perché mescolano l’esperienza sensibile, la realtà fisica, a un universo virtuale che apre le porte a qualsiasi dinamica.
Gli eventi ibridi permettono all’agenzia di organizzazione eventi di personalizzare al 100% ogni dettaglio dell’incontro. L’imbattibile possibilità di cucire tutto su misura, dalla presentazione ai talk, passando per i materiali e le interviste, rappresenta un valore aggiunto alla strategia di engagement.
Più sicurezza per i partecipanti
Uno dei motivi per i quali gli eventi ibridi sono sempre più frequenti è che garantiscono maggiore sicurezza ai partecipanti. I regolamenti anti-Covid hanno reso difficile l’organizzazione di un evento privo di rischi. In questo nuovo scenario, una “nuova normalità”, circa il 90% dei marketer e di organizzatori di eventi da tutto il mondo dichiarano che investire nel Phygital rientra nei piani per il futuro.
La possibilità di raggiungere un numero indeterminato di persone viene compromessa, qualora si volesse organizzare un evento fisico: con il Phygital, invece, si può e sempre nella massima sicurezza! Gli eventi ibridi eliminano qualsiasi rischio, garantendo agli ospiti un ambiente sicuro e facendoli sentire tutelati e protetti. In più, un altro vantaggio è legato alla logistica dell’evento stesso, decisamente più leggera e fluida.
1. La possibilità di networking
Gli eventi ibridi hanno l’incredibile capacità di mettere in comunicazione le persone tra loro. Il motivo è molto semplice: i partecipanti all’evento forniscono i propri dati durante la procedura di registrazione. Ciò, oltre ad essere una fonte inesauribile di informazioni riguardo il proprio pubblico, permette all’organizzazione di connettere le persone mediante il matchmaking.
Gli utenti si avvicineranno naturalmente ad altri utenti che, come loro, hanno un determinato titolo di studio, appartengono a un settore professionale o, insomma, hanno qualcosa in comune. L’esperienza condivisa migliora la percezione dell’evento stesso, determinando un maggior successo dello stesso e un ricorso positivo nel pubblico.
2. Massimizzare la visibilità
Gli eventi ibridi si sono dimostrati il perfetto punto d’incontro tra gli utenti finali, il brand e gli sponsor. La guida di un’abile agenzia di organizzazione eventi consente, infatti, di massimizzare i vantaggi legati all’evento Phygital, soprattutto in termini di visibilità. Non essendoci alcun limite, né di tempo, né di spazio, né tantomeno di numero di partecipanti, i potenziali utenti da raggiungere sono pressoché infiniti.
Gli eventi ibridi possono accogliere e ospitare un numero illimitato di persone, proprio perché non esistono barriere. L’universo ibrido è una casa aperta h24, che può ospitare chiunque senza limitazioni. Uno spazio dalla grandezza infinita, in cui le possibilità di mostrare il proprio prodotto o raccontare la propria filosofia si potenziano in maniera incredibile.
3. Abbattimento dei costi
La possibilità di aumentare a dismisura le interazioni con il pubblico e la visibilità (del brand così come dello sponsor) rappresenta certamente un vantaggio tra i più importanti. Ma gli eventi ibridi sono estremamente flessibili e convenienti anche perché permettono di tagliare in modo netto i costi legati all’organizzazione, evitando quasi completamente quei problemi logistici che spesso si riscontrano in fase di preparazione.
Riduzione dei costi, zero imprevisti, ma senza rinunciare al pubblico, che anzi può essere numericamente infinito. Dovendo prevedere meno costi legati all’organizzazione, è possibile azzerare il costo di partecipazione, incentivando ancora di più la partecipazione del pubblico.
4. Sostenibilità
Essendo particolarmente conveniente in termini logistici e di costo, l’evento Phygital rappresenta la migliore alternativa per chi vuole organizzare un incontro al 100% sostenibile. Partecipare all’incontro non comporta alcuno spostamento: ciò si traduce in un risparmio energetico e nell’abbattimento di risorse quali carburante ed energia elettrica.
5. Dati misurabili
Sin dall’inizio e fino alla fine dell’incontro, grazie alle piattaforme utilizzate è possibile raccogliere un numero di dati infinito. Parliamo di dati sicuri, misurabili, di report accurati e riscontrabili: non di un’analisi di mercato fondata su statistiche. Ma dati al 100% reali. Per organizzare un
Come e dove si svolgono gli eventi “ibridi”
Ma come si svolge un evento Phygital? Cerchiamo adesso di concentrarci su questo aspetto. Come detto, gli eventi ibridi hanno la capacità di mettere in comunicazione il mondo reale e quello digitale.
Mentre i partecipanti seguiranno l’incontro da remoto, tramite pc oppure smartphone, tendenzialmente gli ospiti VIP, i relatori e i presentatori vivranno l’evento in un luogo reale. Pur essendo connessi da remoto, gli utenti potranno partecipare attivamente all’incontro, interagendo con lo spazio fisico e i relatori (le modalità dipendono dalle tecnologie utilizzate).
Gli eventi ibridi si svolgono molto spesso in live streaming, ma possono essere registrati e successivamente proposti al pubblico. Le dirette permettono, però, di garantire un’interazione da parte del pubblico, che si traduce in un maggiore coinvolgimento e nella possibilità, da parte dell’organizzazione, di usufruire di strumenti digitali per raccogliere dati e informazioni. Un’ottima idea, per gli eventi ibridi live streaming, è utilizzare le tecniche di gamification per rendere l’evento estremamente coinvolgente e divertente per gli utenti.
Come organizzare un evento Phygical: 5 step
Anche se sembrerebbe semplice organizzare un evento Phygital, non bisogna credere che basti seguire il classico canovaccio: anzi, la pianificazione diventa ancor più minuziosa e complicata, proprio perché vengono coinvolte ben due sfere del reale. La duplice modalità di fruizione impone una progettazione ben più efficiente e mirata. Scopriamo insieme i 5 step indispensabili per organizzare un evento ibrido di successo.
Gli strumenti di engagement
È fondamentale scegliere gli strumenti giusti per coinvolgere al meglio il pubblico. Ricordiamo che le potenzialità di engagement sono immense: sfruttarle al meglio è davvero obbligatorio! Per cui, nella progettazione di un evento ibrido, è bene selezionare con la massima accuratezza i canali migliori per interagire con l’utente, coinvolgerlo e trasmettergli il messaggio che desideriamo diffondere.
La location
Nonostante gran parte (se non tutto) il pubblico vivrà l’evento online, bisogna allestire una location impeccabile per rendere ancor più attraente lo spazio fisico. Non potendolo “vivere”, il pubblico dovrà percepire con estrema chiarezza lo spazio, che dovrà essere ancor più curato rispetto al classico evento. Alcuni dettagli che fanno la differenza sono:
- il sistema audio, che deve essere impeccabile per consentire a tutti di ascoltare e partecipare all’incontro;
- il progetto di light design, che necessita di uno studio preliminare affinché rispecchi le caratteristiche, la personalità e la mission dell’incontro. Con l’obiettivo di creare meraviglia e fascino, rendendo il luogo ancor più suggestivo e immersivo;
- sistema di connessione, senza il quale il pubblico non potrà connettersi e viceversa.
I moderatori e gli organizzatori
Per la buona riuscita di un evento ibrido, è assolutamente indispensabile rivolgersi a professionisti dell’event management. Chi ha già esperienza di questo tipo di format potrà organizzare tutto al millimetro, senza lasciare nulla al caso, evitando qualsiasi imprevisto.
Anche la scelta dei moderatori, degli speaker e degli ospiti deve essere oggetto di studio: è consigliabile propendere per personalità versatili, in target e che sanno dialogare con il target di riferimento, abituate a vivere esperienze simili o contesti nuovi senza remore, mantenendo sempre alta l’attenzione del pubblico.
L’idea: la base di ogni progetto
Coltivare un’idea significa abbracciarla completamente, portandola avanti e facendola crescere a prescindere dalle condizioni esterne. Questo vale per qualsiasi idea, in qualsiasi contesto: ogni idea, che sia essa personale o professionale, va sviluppata e supportata. Seguendo questa vision ho potuto gestire l’organizzazione di eventi anche molto articolati, soddisfacendo le esigenze dei miei clienti. L’ascolto, la propensione all’innovazione, la competenza: questi gli ingredienti che perfezionano i miei servizi.
Desideri organizzare un evento customer, trade, istituzionale oppure privato, utilizzato la formula ibrida, digitale oppure virtuale? Contattami e richiedi una consulenza: ci incontreremo in video call e discuteremo di tutti i dettagli. Potrai quindi sfruttare i miei consigli in autonomia, oppure affidarti alla mia agenzia di organizzazione eventi per portare avanti il tuo progetto.
In conclusione
L’epoca appena trascorsa ci ha insegnato che, anche in condizioni di forte difficoltà, di stress emotivo e professionale, la migliore strada è sempre quella di credere nelle proprie idee. Nonostante le problematiche e le evidenti difficoltà, il settore dell’event management ha saputo come riorganizzarsi in funzione delle limitazioni provocate dal Covid-19.
Ciò testimonia che la volontà di andare oltre il limite, credendo nella propria idea, può essere la valvola grazie alla quale superare qualsiasi difficoltà. Ed ecco che, dallo sforzo e dall’intraprendenza di molti, il mondo degli eventi ha nuovamente cambiato volto, seguendo l’evoluzione sociale e fornendo addirittura una spinta in più.
I frutti di questa svolta sono anche i nuovi universi dell’event management: gamification, eventi ibridi e realtà aumentata. Se vuoi conoscere meglio le potenzialità della gamification, leggi anche questo approfondimento!