agenzia organizzazione eventi

Agenzia organizzazione eventi: quali e quanti servizi offre?

Vuoi organizzare un evento importante per la tua azienda? Non sai da che parte cominciare per disegnare il concept di una grande manifestazione? Sicuramente devi rivolgerti ad un event manager. Ma sei sicuro di saper scegliere fra un’agenzia d’organizzazione eventi e un professionista degli eventi?

In questo articolo voglio chiarirti la struttura dell’agenzia eventi e i servizi che può offrirti, al fine di permetterti una scelta consapevole fra un’agenzia di eventi strutturata e una piccola realtà in cui opera un professionista, con i suoi collaboratori specializzati.

Se mi segui, avrai intuito che la seconda scelta abbraccia il sistema in cui io stesso opero …

Ora, non aspettarti il solito articolo fazioso.. poiché il senso di questo contenuto non è portarti a scegliere necessariamente un professionista come me, ma metterti nelle condizioni di poter scegliere liberamente, a seconda delle tue esigenze.

Sapere a chi rivolgerti, ti risparmierà la perdita di tempo e denaro; oltre a favorire la riuscita dell’evento che vorresti realizzare. Sei pronto?

Comincia la lettura!

Agenzia organizzazione eventi: di cosa si occupa?

Di cosa si può occupare un’agenzia?

Dico si può occupare perché si tratta di una società, e come tutte le aziende ha una mission che deve rispettare.

Non tutte le agenzie sono uguali. I servizi dipendono da come sono strutturate, e dall’approccio degli event manager.

Alcune agenzie per eventi, per esempio, si formano con l’intento di offrire un servizio completo al cliente, curando tutto il processo creativo dell’evento: dal concept, alla gestione finale, passando per la comunicazione.

Altre agenzie si focalizzano solo sull’organizzazione dell’iniziativa, senza occuparsi di comunicare l’evento.

Questo è un approccio più purista, ma denota una differenza importante per il cliente.

Attenzione. Se le agenzie che si occupano di organizzare eventi non sono tutte uguali, ancora meno, lo sono i clienti!

Questo probabilmente lo sai già molto bene…

Ogni cliente ha le proprie esigenze ed è a queste necessità che è legata la scelta del servizio.

Se la tua azienda ha già un organo che si occupa di comunicazione, potresti risparmiare notevolmente, se scegli un’agenzia che si dedica solo agli eventi. Al contrario se, invece, hai una piccola azienda potresti preferire una grande agenzia eventi, che ti offre un servizio completo di organizzazione e comunicazione dell’evento.

Ma andiamo avanti.

Ricapitolando, di che si occupa un’agenzia?

  • Studia il marketing e il business dell’azienda cliente
  • crea il concept dell’evento in linea con l’etica dell’azienda
  • determina il budget con l’azienda
  • pianifica l’evento
  • cerca la location ideale
  • mette i propri professionisti al servizio degli eventi
  • calcola le tempistiche necessarie
  • richiede i permessi per gli eventi all’aperto
  • gestisce il personale operativo
  • si occupa della logistica
  • monitora l’evento e il suo andamento
  • può creare un piano di comunicazione dell’evento.
  • può offrire servizi di noleggio attrezzature

Event management

event management team

Gli eventi di cui si può occupare un’agenzia sono moltissimi, ma anche in questo caso non tutte le agenzie si occupano di qualunque evento.

Le aziende che lavorano nel campo dell’organizzazione eventi devono operare una scelta di specializzazione per garantire le massime prestazioni: alcune sono specializzate solo negli eventi aziendali, altre si occupano solo dei grandi eventi d’intrattenimento (manifestazioni, concerti, mostre d’arte , ecc); altre, invece, riescono a creare e gestire tutti i tipi di eventi.

Sostanzialmente gli eventi di cui si può occupare un’agenzia sono suddivisibili in 2 categorie:

Eventi aziendali (corporate e business)

Intrattenimento e Manifestazioni

Vantaggi di organizzare eventi con le piccole realtà

Va bene, ora conosci, grosso modo, i servizi che ti può fornire un’agenzia eventi.

Torniamo, quindi, alla promessa iniziale: ricordi quando ti ho detto che ti avrei dato tutte le info necessarie per scegliere la realtà con cui lavorare?

Esatto. Voglio proprio parlarti di questo.

Dunque, abbiamo detto che le grandi agenzie non si occupano solo di eventi, ma possono disporre anche del settore comunicazione e marketing.

Non è così per le piccole realtà; le quali, solitamente, sono strutturate così:

  • ufficio produzione e gestione eventi (coordinato dall’event manager)
  • Amministrazione (monitoraggio e gestione del budget interno ed esterno)
  • HR ( assunzione e gestione del personale)

Queste piccole realtà dispongono di pochi collaboratori, che integrano di volta in volta a seconda dell’evento. Se già, questo tipo di organismi ti sembrano ridotti all’essenziale, sappi che il mondo degli eventi ospita anche moltissime start up e liberi professionisti.

Il fatto che un’azienda sia molto grande e possa offrire molti servizi non deve spaventarti, né devi vederlo come sinonimo di professionalità.

La capacità di gestire un evento, infatti, non dipende dalle dimensioni dell’azienda, ma dalla passione e dalla preparazione dei professionisti che ci lavorano.

Ma qual è la vera differenza allora?

È qui, che volevo farti arrivare. Creare un evento è una scienza, oltre che una passione. Si basa sulla creatività e l’originalità, certo, ma la pianificazione si crea con il calcolo delle tempistiche, tenendo conto i possibili imprevisti e tenendo sempre sotto controllo il budget.

Ecco perché nessun organizzatore di eventi lavora da solo, in realtà. Nemmeno i liberi professionisti.

L’organizzazione degli eventi si fa sempre in team.

Ciò che cambia è solo l’assetto dell’agenzia e la scelta di offrire qualche servizio in più; oppure concentrarsi sull’evento.

Quindi scegliere una grande agenzia può favorirti solo se pensi di aver bisogno di un servizio di comunicazione per l’evento. Possiamo riassumere pro e contro, così, forse ti sarà più chiara la situazione.

Agenzia eventi e comunicazione

Pro:

  • velocità nello studio del progetto e nella selezione delle risorse
  • rispetto del budget
  • creazione del concept
  • pianificazione e gestione del’evento
  • Strategia comunicazione dell’evento
  • produzione di gadget su misura dell’azienda
  • sponsor del marchio

Contro:

  • Costi elevati
  • impossibilità di un confronto continuo con il cliente
  • relativa personalizzazione dell’evento

Piccole agenzie, start up ed Event Manager

Pro:

  • velocità nella valutazione del progetto
  • consulenza e confronto continuo con il cliente
  • rispetto del budget
  • creazione del concept su misura dell’azienda cliente
  • pianificazione e gestione dell’evento
  • costi non elevati

Contro:

  • manca il settore comunicazione, quindi per dare visibilità all’evento bisogna provvedere all’esterno.

Conclusioni

Come vedi non esistono scelte giuste o sbagliate, tutto dipende dalle tue esigenze. Devi essere tu a capire quali sono i servizi di cui vuoi avvalerti.

Devi valutare se vuoi personalizzare il tuo evento o se senti la necessità di affidarti a una grande realtà, che ti fornisca un servizio completo.

Se hai già scelto la prima opzione, puoi affidarti al mio staff, non siamo un agenzia organizzazione eventi, ma una piccola start up di professionisti, provenienti dal mondo dell’animazione e dell’intrattenimento.

La nostra mission è creare eventi unici, su misura del cliente, studiando ogni minimo particolare del brand aziendale.

Sono disponibile al confronto continuo, per soddisfare ogni desiderio concretizzabile del cliente, e garantire un risultato soddisfacente.

Ti basta contattarmi per una consulenza.

Se vuoi restare aggiornato sul mondo degli eventi, continua a seguire il mio blog.

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