Come strutturare il budget aziendale per il tuo evento

Vuoi sapere come gestire il tuo budget aziendale durante la pianificazione di un evento? leggi questo articolo dedicato alla gestione del bilancio preventivo e avrai le informazioni che ti servono.

Il budget aziendale è sempre un tasto dolente per le aziende che intendono pianificare importanti rinnovamenti o che vogliono organizzare un evento business.

Spesso il motivo è la quantità di fattori che lo determinano, e in particolare, nel caso delle iniziative, pianificare il budget significa anche dover ridefinire o cancellare molte idee iniziali.

Vediamo nel concreto in cosa consiste.

Definizione di budget aziendale

budget aziendale

Il termine deriva dal francese Bougette, e significa letteralmente borsellino. È usato prevalentemente in ambito economico per indicare il bilancio preventivo delle aziende.

In pratica il budget è un vero e proprio documento con funzione contabile, nel quale vengono registrate tutte le entrate e le uscite previste per l’anno a venire. 

Il documento può essere stilato anche in previsione della pianificazione di uno specifico evento, diciamo che tutto ciò che comporta un piano con delle spese e delle possibili entrate sono calcolabili in un piano di budget.

Quali sono i tipi di budget di una azienda?

Il budget si calcola secondo tre aree specifiche:

  • operativa,  ossia, tutte quelle potenziali spese che riguardano le aree operative dell’azienda (materie prime, manodopera, marketing ecc…)
  • finanziaria; si riferisce alle risorse di cassa, ossia le previsioni di entrate e uscite dell’azienda
  • d’investimento, sono le somme che dovranno essere investite necessariamente dall’azienda.

Diciamo che rispetto al piano del budget aziendale per l’intera attività, i costi e i ricavi per un evento possono essere inserite fra le aree operativa e finanziaria.

Il bilancio preventivo in relazione ad un evento è, infatti, la stima della spesa complessiva che farai per realizzare l’evento, calcolato sulla base di vari fattori  (li vedremo dopo nello specifico).

Quindi dovrai considerare le spese operative per la produzione dell’evento, e l’eventuale bilancio fra le previsioni delle uscite rispetto alle entrate.

Gestione del budget negli eventi

Calcolare la spese che dovrai fare per organizzare un evento è una cosa necessaria, e comporta un’attenta analisi di valutazione.

Naturalmente non è detto che sia la tua azienda a dover avanzare tutte le spese, anzi, spesso una buona parte di risorse derivano dall’esterno, grazie ad eventuali finanziamenti pubblici e privati, e agli sponsor.

Infatti, quando si stila un documento di Budget bisogna considerare non solo la spesa interna ma anche le risorse provenienti dall’esterno, calcolando tutto in base ai ritorni finanziari.

Obiettivi di profitto di un Evento

schema obiettivi di profitto

Fissarsi degli obiettivi di profitto è una mossa naturale quando si parla di budget; un po’ come quando fai la pianificazione dell’evento e pensi gli scopi che vorresti raggiungere con l’iniziativa.

Bene, gli obiettivi di budget riguardano solo le prospettive del bilancio dell’evento.

Ad esempio se vuoi fare un evento in cui i costi e i ricavi coincidono dovrai tenere presente determinate spese, poiché i tuoi ricavi dovranno pareggiare.

Le spese per un evento con questo obiettivo di profitto sono diverse dalle iniziative che prevedono di guadagnare degli utili. In questi casi, dopo una attenta analisi delle strategie, si può stabilire anche una grossa spesa. 

Ovviamente questa soluzione non sarà possibile in un evento che non prevede ricavi, a meno che non si punti a dei ritorni non economici, come all’immagine dell’azienda per esempio.

A questo proposito vediamo come si possono classificare i costi e i ricavi nelle varie casistiche di pianificazione.

Tipologia degli eventi rispetto al budget

Il noto professore ed event manager statunitense Joe Goldblat parla di tre categorie di eventi rispetto al budget:

  1. Eventi per creare profitto:  si tratta di quelle iniziative che hanno obiettivo di guadagno, dove i ricavi dovrebbero superare i costi.
  2. Orientamento sul break-even point: il break even point è il punto di coincisione fra costi e ricavi. Sostanzialmente si tratta di iniziative senza scopo di lucro.
  3. Eventi pagati: sono tutti quegli eventi in cui è il cliente ad addossarsi  interamente i costi
    dell’evento. Un esempio possono essere gli eventi privati o gli happening orientati sul marketing dell’azienda.

Avere ben chiara la categoria a cui appartiene il tuo evento ti permette di capire quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere in termine di budget; e, quindi, le successive strategie da attuare.

Prima di fissare definitivamente il budget aziendale disponibile sarebbe opportuno analizzare i risultati di un evento simile, realizzato precedentemente, e ripercorrere la strategia usata, soffermandosi sui successi e gli insuccessi.

Ma cerchiamo, innanzitutto, di capire come redigere un documento di budget aziendale.

Innanzitutto, per stilare un documento di bilancio bisogna  avere ben chiaro quali saranno i costi fissi e quali saranno le spese soggette a variazione.

Una volta chiariti quali sono gli obiettivi e la qualità dell’evento si può iniziare ad individuare le spese per ogni macro-area, ossia tutte quelle aree operative che realizzeranno l’evento.

Costi fissi 

Solitamente ci sono delle voci di spesa inevitabili, che non variano mai, indipendentemente dalla tipologia dell’evento:

  • La location e costi dei servizi extra di supporto all’organizzazione.
  • Supporti tecnologici  utili alla realizzazione dell’evento, attrezzatura specifica che viene richiesta per permettere una buona riuscita.
  • Staff dell’organizzazione eventi, ossia i compensi del personale organizzativo e di eventuali relatori

Costi Variabili 

Ci sono dei costi che possono variare a seconda dell’evento: ad esempio a seconda delle dimensioni o della portata. Alcune voci di spesa in questo senso, possono essere:

  • Comunicazione e marketing, tutto ciò che riguarda la comunicazione e la sponsorizzazione dell’evento: più l’evento è grande e importante più avrà bisogno di essere sponsorizzato adeguatamente
  • catering e ristorazione (se non incluso nella struttura alberghiera ospitante)
  • attività PR

Spese dirette

Sono costi legati strettamente al progetto, in pratica cambiano a seconda del tipo di evento ma al contrario di quelli variabili sono perfettamente calcolabili. Alcuni sono:

  • la logistica: ossia le spese di viaggio per i partecipanti e i realizzatori dell’evento.
  • agenzia di supporto all’organizzazione interna
  • SIAE, se l’evento prevede musica si può dover incorrere al pagamento dei diritti d’autore, per i brani utilizzati

Spese indirette

Molti di questi non sono prevedibili ed è per questo che si deve fare una stima approssimativa. 

Si tratta di tutti i consumi che si possono fare durante la realizzazione dell’evento:

  • elettricità per le luci, i computer e altri supporti tecnologici
  • materiali di cancelleria e altri materiali che possono essere distribuiti ai partecipanti durante lo svolgimento dell’evento. Si possono prevedere in base al numero d’iscritti; tuttavia potrebbero esserci meno partecipanti del previsto.
  • gadget da lasciare ai partecipanti, anche gli omaggi possono essere ordinati in eccesso, in base al numero d’iscritti che potrebbe essere superiore rispetto ai partecipanti effettivi. 

In un evento le voci di spesa possono essere davvero tantissime, e si devono avere ben presenti.

Per facilitare il lavoro di redazione del documento di budget, puoi ricorrere a uno dei tanti strumenti software creati apposta. 

 Software per budget aziendale

Come abbiamo visto redigere un documento di budget può essere una cosa abbastanza complessa, per questo sono nati dei software che aiutano a compilare correttamente il documento che serve a tenere presente di quanto budget aziendale possiamo disporre.

Ecco tre esempi di software che potresti utilizzare:

1. budget5y

Si tratta di uno strumento originale per controllare la pianificazione operativa e strategica di ogni fase della vita aziendale.

È basato su excel, uno dei maggiori strumenti di calcolo utilizzati per redigere il budget aziendale, ma con la differenza che si possono aggiungere o cancellare tool, come voci, maschere ecc..

Questo strumento permette anche di associare i dati fra costi e ricavi, quando sono direttamente correlati.

Sul sito di  Business Plan Excel trovi tutte le informazioni a riguardo

2. Nòos

Si tratta di uno strumento che permette la gestione del processo di previsione, basandosi sui risultati avuti in casi analoghi. È nato per misurare il budget aziendale sui risultati riscontrati nell’anno precedente e durante l’anno in corso.

La struttura del software ti permette di adattarlo alla struttura dell’azienda e alla tipologia di evento che vuoi organizzare. Sul sito di studiobarale potrai trovare tutte le info.

3. Business plan & Budget 

Business plan fa parte del tool di Top Value, è adatto a sviluppare piani economici, patrimoniali e finanziari, sia di tipo operativo, sia strategico. Per questo può essere la soluzione ideale anche per redigere il piano di bilancio del tuo evento.  Su topvalue.it trovi tutte le informazioni complete.

Consigli utili per realizzare un evento rispettando il Budget Aziendale

Se vuoi realizzare il tuo evento con successo, senza affrontare perdite di utili, devi strutturare al meglio la gestione del budget ed essere sicuro che le spese fisse e i costi diretti individuati siano pianamente rispettati.

È necessario tenere sotto controllo l’entrate durante la fase di realizzazione per verificare che coincidano con le prospettive, perché le spese effettuate siano coperte dai ricavi.

Ad esempio se si tratta di un evento con quote di partecipazione, si dovrebbe cercare di portare più partecipanti possibile per raggiungere l’obiettivo di profitto.

A volte è difficile tenere tutto sotto controllo, sopratutto se fai parte di una piccola azienda e non possiedi un organo organizzativo interno. Prendersi cura dell’intero evento può diventare davvero difficile e i rischi di incorrere in inutili extra budget sono molto alti.

Se pensi di aver bisogno di aiuto per la realizzazione del tuo evento aziendale, puoi affidarti al nostro servizio; saremo lieti di offrirti consulenza per la pianificazione e per la redazione del documento di budget.

Siamo specialisti nel settore e sappiamo come sfruttare un budget aziendale al meglio, per garantirti la piena riuscita dell’evento.

Se trovi utile questo contenuto condividilo e continua a seguirmi sul mio blog.

Io ti aspetto con altre novità sul mondo degli eventi aziendali.

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