Budget Eventi

Budget per eventi senza sprechi: tutti i segreti per calcolarlo

Un po’ di tempo fa, abbiamo parlato dell’importanza del budget aziendale, e di come sia importante stilare un documento per avere sott’occhio le cifre da investire in un evento. Oggi voglio porre il focus sul budget plan per eventi e offrirti qualche trucco per calcolarlo al meglio.

Ti ho detto tante volte che se vuoi realizzare un buon evento devi procurarti delle buone idee innovative, concentrarti molto sul tuo target e sullo scopo dell’evento; e non devi sottovalutare tutto l’aspetto tecnico, come:

  • location
  • attrezzatura (impianti luce e audio)
  • Catering
  • intrattenimento

E si potrebbe aggiungere “e via dicendo”…

Sì, perché come vedi gli aspetti da considerare sono tanti, e non devono essere dimenticati in fase di pianificazione, specie nel budget plan!

In sostanza non basta scegliere ciò che è più adatto all’evento, bisogna creare il compromesso giusto con le spese disponibili, altrimenti indipendentemente dalle buone intenzioni, la tua iniziativa sarà un disastro.

Il budget plan per eventi, in altre parole, serve a permetterti di focalizzare bene quali sono:

  • le tue opportunità
  • i tuoi limiti di spesa

Organizzare un evento senza fare prima un accurato calcolo dei costi e dei ricavi può causare seri danni all’evento, e compromettere tutta l’azienda.

Infatti, non puoi permetterti di stilare un budget plan, senza tenere sott’occhio il tuo documento di budget aziendale.

È là che troverai tutte le voci di spesa dell’azienda e saprai con esattezza qual è il margine da dedicare all’iniziativa.

Una volta controllato quanto hai a disposizione puoi decidere la spesa in base alla quantità di eventi che vuoi organizzare durante l’anno. Certamente non basta questo a determinare il budget.

Ecco perché voglio darti qualche consiglio più specifico.

Se vuoi saperne di più continua a seguirmi.

Come si calcola il budget per eventi?

calcolatrice

Per prima cosa, devi sapere che il budget non deve essere considerato sempre allo stesso modo; puoi vederlo come un mezzo da investire, una risorsa, oppure come un fine da raggiungere.

Dipende molto dalle motivazioni che ti spingono a creare l’evento.

Ad esempio, se fai parte di un organizzazione no profit o stai organizzando un concerto con artisti di una certa fama, oltre ai costi, avrai anche dei ricavi.

Quindi, qui, il budget è anche un fine da raggiungere, perché parte delle spese dell’evento dovranno essere coperte dagli utili ricavati o, addirittura, offrire un margine di guadagno, a seconda dei casi ( Più sotto entreremo nel dettaglio).

Se invece stai organizzando un evento puramente promozionale, ad esempio, per ricollocare l’azienda nelle menti dei consumatori, non ci sono ricavi; e tutto ciò che investi dovrà ritornare sotto altre forme (pubblicità, PR, nuovi Led, brand positioning).

Ovviamente c’è una differenza fra il ritorno degli utili a fine evento e i risultati a lungo termine. Vediamo entrambe le casistiche.

Budget organizzazione eventi a scopo di lucro

soldi

In questo caso dobbiamo fare un’accurata previsione di quale potranno essere i ricavi dell’evento, e calcolare la differenza sulla spesa totale per realizzarlo. Questo ci permetterà di comprendere se ci sarà un margine di guadagno o se riusciremo a coprire tutti i costi dell’evento.

Come ti ho accennato più sopra, ci sono delle differenze piuttosto forti fra gli eventi orientati sul break- even point e gli eventi per creare profitto.

Eventi orientati sul break- even point

In questo caso, il calcolo dovrà essere fatto con una prospettiva di bilancio, dove i costi dovranno essere totalmente pareggiati dai ricavi, e la spesa sostenuta dovrà essere pari a zero. Non ci sarà margine di guadagno.

Perché dovresti organizzare un evento di questo tipo?

Solitamente questi eventi sono organizzati per scopi promozionali e ritorni d’immagine, o per le pubbliche relazioni.

Chi organizza l’evento non ha interesse a guadagnarci sopra, ma non può permettersi di supportare tutti i costi.

Alcune attività che possono scegliere di organizzare un evento come questo sono:

Le associazioni artistiche come i club, i circoli, le fondazioni e le organizzazioni culturali, oppure piccole realtà che non hanno ancora abbastanza capitale da investire su un evento.

Iniziative per creare profitto

In questo caso non viene calcolato il break even point, la stima della spesa viene fatta solo sulla base dei ricavi, e lo scopo dell’evento è puramente (o soprattutto) a scopo di lucro.

Il calcolo delle spese qui è molto delicato, perché il costo dell’evento deve essere pareggiato e superato dal margine di guadagno.

Questo però non basta: se fai un evento per creare profitto devi prima stabilire quale sarà il tuo guadagno alla fine dell’evento.

Dovrai fare un calcolo preciso fra le spese totali e i ricavi che ti perverranno dall’evento.

Organizzare eventi pagati

Gli eventi pagati, invece sono tutti quegli eventi a puro scopo promozionale, organizzati principalmente dalle imprese.

Qui, non si fa il calcolo fra le spese di organizzazione e gli utili, poiché non si prevedono guadagni in soldi. Il budget da dedicare all’evento viene deciso dall’azienda in base alle proprie risorse aziendali e si prevede sin dall’inizio che i soldi destinati all’evento non rientreranno in cassa. Almeno non in tempi brevi.

È scontato, quindi, che non si avrà nemmeno la parità fra spese e ricavi ( break even point), perché il budget sarà una spesa da considerarsi pari alle spese per materiali e altre esigenze aziendali.

Allora qual è il senso di questi eventi, se non si hanno ritorni ? Come ti ho detto più sopra, il senso sta nel promuovere l’immagine dell’azienda, tutto punta alla brand positioning e alla visibilità.

Questo significa che anche questi eventi, in realtà, hanno degli utili, soltanto che non si tratta di guadagni in denaro. Glie effetti della promozione si potranno vedere solo dopo un po’ di tempo, ma determineranno buona parte del futuro aziendale.

Vediamo quali potrebbero essere i ritorni d’immagine di un evento aziendale:

  • visibilità del marchio aziendale
  • comunicazione dell’immagine aziendale
  • comunicazione della mission e dell’etica aziendale
  • sponsor dei prodotti o servizi
  • Public relation
  • acquisto di nuovi clienti e nuovi azionisti
  • collocamento del brand nella mente dei clienti (brand positioning)
  • aumento generale del valore dell’azienda

Vediamo adesso, quali sono le voci di spesa da inserire nel documento per il budget eventi, e cerchiamo di capire come prevederle per fare un corretto calcolo.

Previsione delle spese nel budget eventi

calcolo voci di spesa

Prima di poter fare qualunque previsione per redigere il budget per eventi, bisognerà individuare le voci di spesa.

Solitamente un documento di budget stilato appositamente per gli eventi, comprende delle voci di spesa precise.

Queste a loro volta comprendono costi fissi, cioè costi che non possono variare, e dei costi variabili, cioè tutti quei costi che variano a seconda di diversi fattori: ad esempio il costo della location non è variabile in quanto si saprà fin da subito il costo totale dell’affitto per la durata dell’evento. Sarà variabile l’energia che si consumerà durante l’evento.

Voci di spesa

  • compenso per l’organizzatore
  • Affitto della location
  • supporto tecnologico
  • staff e personale per la gestione dell’evento
  • logistica (trasferte, costi dei biglietti aerei e altri mezzi. In questa voce considera sempre anche l’ospitalità dei partecipanti e dello staff di organizzazione)
  • catering
  • calcolo dell’Iva ordinaria e ridotta

Una volta capite le possibili voci di spesa cerchiamo di capire come si possono calcolare.

Come calcolare le voci di spesa

Calcolare le voci di spesa è abbastanza semplice: nel caso delle spese fisse ti basterà farti fare un preventivo; mentre, nel caso delle voci di spesa variabile non potrai avere un cifra precisa, ma potrai comunque fare una stima dei costi.

Ad esempio per calcolare i costi energetici, dovrai farti fare una stima dei consumi giornalieri sulla base degli impianti che hai scelto di utilizzare e moltiplicarla per i giorni dell’evento. ( Stessa cosa se si tratta solo di qualche ora).

In questo modo avrai una cifra piuttosto affidabile, che potrà aiutarti a prevedere, in parte, a quanto ammonteranno i costi. Certamente dovrai calcolare un margine di budget in più a disposizione, in caso le spese superassero un po’ la stima prevista. È sempre meglio prevedere in eccesso, al fine di non restare spiazzati al momento delle spese.

Conclusioni

In questo articolo ho voluto darti qualche consiglio per calcolare al meglio il tuo budget per eventi. Naturalmente avrai un maggiore risparmio se riuscirai ad affidarti a qualcuno che sappia davvero valorizzare il tuo denaro, e conosca il modo per sprecare in eccesso.

Ad esempio, si possono contenere le spese di logistica (escluso il pernottamento) ed evitare consumi non previsti.

Se vuoi approfondire meglio le informazioni sul calcolo del budget e t’interessa un preventivo fatto su misura per il tuo evento, in base alle disponibilità della tua azienda, non esitare a contattarmi. Sono un esperto dell’organizzazione eventi e gestione del budget aziendale. Sono sempre disponibile per le informazioni.

Se vuoi approfondimenti sugli eventi e notizie sui nuovi trend, li trovi sempre sul mio blog!

Spero di ritrovarti presto!

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