come promuovere un evento

Come promuovere un evento usando tutti i canali a disposizione

Stai preparando un evento importante per la tua azienda? Vuoi essere sicuro che riscuota il dovuto successo? La soluzione più ovvia, e anche la più funzionale, sta nella promozione! In questo articolo tratteremo di come promuovere un evento in maniera efficace, utilizzando tutti i canali necessari a raggiungere il tuo target!

Organizzare eventi è molto impegnativo, specie se si puntano determinati obiettivi; è molto importante, quindi, non sottovalutare nessuna fase:

  • la progettazione
  • l’organizzazione
  • la gestione vera e propria dell’evento

e non di meno, la parte che riguarda la promozione!

Grazie alle azioni di marketing a scopo promozionale, gli eventi vengono proposti al pubblico, attirando attenzione e riscuotendo una certa risonanza; inoltre, strutturando delle buone strategie è possibile raggiungere un target mirato.

Vediamo quali sono i canali più efficaci per raggiungere il tuo pubblico e rendere i tuo evento un vero successo!

Come promuovere un evento partendo da una strategia!

plan

La prima cosa che devi sapere, quando ti occupi di redigere una strategia di promozione di un evento è che dovrai disporre di diversi canali, in base alle necessità dell’iniziativa e dal target interessato.

I punti fondamentali di una buona strategia sono:

  • Focalizzazione della notizia
  • individuazione del target
  • budget
  • scelta dei canali di comunicazione
  • progettazione del messaggio nei vari format

Ogni step è concatenato agli altri, poiché la scelta di uno influenza in parte tutti gli altri. Per questo è consigliabile redigere una strategia ben precisa e controllarla più volte prima di partire con la promozione dell’evento. Vediamo i punti, uno per uno.

Notiziabilità dell’evento

Per promuovere il tuo evento in maniera efficace, devi, innanzitutto, studiare bene qual è la cosa che può attrarre il tuo target, ossia, come si dice in gergo, devi trovare la “notiziabilità” del tuo evento!

Un evento può essere incentrato su diversi temi:

  • Interesse di carattere generale (sostenibilità ambientale, ripresa delle attività dopo la covid 19, economia delle industrie e tutti i trend del momento)
  • Promozione dell’azienda (rinnovamento aziendale, fusione dell’azienda, rilancio del marchio)
  • Lancio di un prodotto (o rilancio di un prodotto in una nuova confezione o nuove caratteristiche)
  • ospite di rilievo
  • può essere un evento che interessa un intero settore aziendale

Ovviamente non tutti questi tipi di eventi hanno la stessa risonanza, qualcuno raggiungerà il grande pubblico, mentre altri temi sono diretti ad un target specifico.

Quindi, la notiziabilità dell’evento è legata al tema che tratta. Se il tuo evento ha lo scopo di rilanciare un prodotto, dovrai scegliere con cura i canali che vengono seguiti di più dai consumatori di quel prodotto. Se, invece, l’evento festeggia un anniversario aziendale dovrai raggiungere tutti coloro che possono essere interessati all’azienda (consumatori, stakeholders, azionisti).

Ci sono, poi, degli eventi che non sono strettamente legati all’azienda, ma s’incentrano sul trend del momento. In questo caso dovrai pensare a una strategia più ampia, per raggiungere più persone possibili.

Individua il target

Una volta che hai capito la portata del tuo evento, devi focalizzarti sul target che può (e deve) raggiungere.

Non avere premura di dover raggiungere anche chi non avrebbe alcun interesse a partecipare al tuo evento. Considera che dovrai destinare un budget preciso alla tua comunicazione, e se investi per raggiungere un target sbagliato sarà una spesa senza ritorni d’investimenti (Roi).

Valuta bene se il tuo evento interessa a tutti o solo ad un piccolo target; meglio investire le giuste risorse per raggiungere i partecipanti che faranno avere dei ritorni all’azienda, piuttosto che destinare messaggi a vuoto.

Piano budget da destinare alla promozione

Per preparare un piano di budget da investire nella comunicazione, devi valutare bene le tue risorse, poi dovrai farti un’idea sulla spesa necessaria per raggiungere il tuo target di riferimento; in base al messaggio che vuoi comunicare.

In questa fase è indispensabile scegliere i canali giusti.

Scegli i canali

Promuovere un evento in maniera efficace significa sopratutto usare tutti i canali a disposizione per quel tipo di evento.

Come ti ho accennato all’inizio quando pensi a redigere una strategia di comunicazione, ogni step è, in qualche modo, legato all’altro.

Scegliere i canali ti aiuterà a raggiungere il tuo target di riferimento, focalizzando bene come organizzare i contenuti del messaggio.

La scelta dei canali dipende in gran parte, dalle strategie di comunicazione utilizzate prima dell’organizzazione dell’evento. Ad esempio, se la tua azienda si è sempre avvalsa di un tipo di comunicazione che esclude i social; devi essere cosciente che se vuoi creare un evento FB non puoi partire dagli utenti di una pagina aziendale. E se vuoi farlo, dovrai trovare un’alternativa: ad esempio, usare il remarketing per recuperare i contatti.

In un caso come questo, puoi anche prediligere una comunicazione offline, e pubblicare molti comunicati stampa o inviarli ai tuoi contatti via mail.

Considera che ogni canale implica una costruzione diversa dei contenuti.

Promuovere un evento in diversi format

Arriviamo alla parte più tecnica; e cerchiamo di definire un format preciso per ogni tipo di canale che vuoi utilizzare.

Se vuoi investire nel modo giusto nella promozione di un evento, devi differenziare i tuoi messaggi a seconda di ogni format che utilizzi.

Ad esempio, se utilizzi la stampa dovrai redigere un comunicato rispettando tutte le regole del comunicato stampa; stessa cosa vale per i social, gli inviti via mail o i volantini.

Esistono due tipi di comunicazione per promuovere un evento: quella più tradizionale, ossia la promozione dell’evento offline e la promozione online. Vediamo di che si tratta!

Promozione offline

promuovere offline

Comunicato stampa

Ho dedicato un articolo in questo blog a come si scrive un comunicato stampa per eventi, quindi non mi soffermo, in quanto il comunicato è un canale efficace quanto complesso. Puoi trovare tutte le info sulle varie parti del comunicato e sulle tecniche per scriverne uno efficace all’articolo sopracitato.

Locandina dell’evento

Uno dei metodi più vecchi per promuovere un evento è l’affissione.

Nella comunicazione offline vale la pena investire nella progettazione di una locandina da affiggere in giro, nelle zone in cui verrà organizzato l’evento. Questo tipo di promozione può raggiungere un target locale di varie età e interessi, ed è molto efficace nelle grandi manifestazioni, come gli eventi fieristici.

Volantini

I volantini sono un altro mezzo utile per raggiungere il target locale; una volta preparata la grafica per la locandina puoi stamparla su piccoli formati, e introdurre sul retro tutte le notizie utili per descrivere l’evento.

Attento però a curare bene la distribuzione dei volantini: cerca d’individuare le zone giuste dove lasciarli. Ad esempio se stai organizzando un open day aperto alle giovani risorse laureate nel tuo settore, dovrai lasciare i volantini nelle zone d’interesse del tuo target:

  • informagiovani
  • centri per l’impiego
  • organizzare un canale distributivo all’interno delle università

Promozione online

promuovere online

La promozione online interessa tutti i canali sulla rete internet: social, sito, mail.

Notizie sul sito dell’azienda

Se l’azienda organizzatrice ha un sito internet, una delle prime cose da fare è inserire la locandina dell’evento che stai organizzando, seguita da un trafiletto che delinea tutte le info necessarie per partecipare.

È bene inserire la promozione dell’evento nella home, affinché sia subito visualizzabile, appena gli utenti entrano nel sito.

Eventi facebook con sponsorizzate pixel remarketing

Se vuoi raggiungere tutto il tuo target d’interesse, devi sfruttare ogni risorsa importante.

Facebook è una di queste, specie se hai già una pagina facebook molto seguita. In questo caso, una volta creato l’evento, inizia ad invitare tutti i contatti della pagina.

Puoi mettere in risalto il tuo evento utilizzando Facebook business manager. Basta creare un account su Business.facebook.com e andare nella sezione “gestione eventi”.

In questo modo il tuo evento potrà raggiungere il tuo target mirato, in maniera più completa; normalmente fb raggiunge circa un decimo del target che hai selezionato, mentre con FB business puoi raggiungere tutto il target di tuo interesse.

Un modo infallibile per raggiungere il tuo target in pieno è l’utilizzo del remarketing.

I pixel remarketing sono file di testo che memorizzano i dati dell’utente ogni volta che entra nel sito internet aziendale.

Una volta rimasti in memoria è possibile utilizzare i dati per capire le preferenze dell’utente e stabilire se l’evento è di suo interesse o meno.

In questo modo tutti gli utenti che hanno mostrato un’interesse o un’attinenza con l’argomento centrale dell’evento saranno invitati automaticamente.

Inviti via e-mail

Gli stessi contatti possono essere utilizzati per la mailing list, a cui spedire l’invito via mail.

L’invito via mail dovrà utilizzare un linguaggio idoneo al target e all’evento, e contenere tutte le informazioni utili all’utente:

  • Ora
  • luogo
  • data
  • notizie sommarie sui motivi dell’organizzazione
  • tema centrale dell’evento
  • programma

Video marketing

Un’altro canale piuttosto sicuro per raggiungere il target di riferimento è il video.

È un po’ la nuova frontiera della promozione; si possono creare video trailer dell’evento, mostrando riprese della location scelta, stacchi sull’azienda e sui leader principali; momenti di lavoro in team, e creare storytelling emozionanti che riassumano il senso dell’evento.

Inoltre, se in precedenza è già stata fatta una o più edizioni dell’evento, è possibile montare una sequenza che ritragga immagini delle edizioni precedenti, per dare una dimensione visiva all’utente di ciò che troverà all’evento.

Il racconto promozionale dovrà mostrare i lati migliori delle edizioni precedenti, dando rilievo ai punti di maggior interesse per il target.

Per approfondire ulteriormente, puoi consultare il mio articolo dedicato al video marketing per eventi.

Conclusioni

La promozione dell’evento è la fase determinante nell’organizzazione. Anche se si tratta di un evento perfetto dal punto di vista organizzativo, senza una buona strategia di comunicazione non potrà avere l’adeguato richiamo e non raggiungerà tutto il target prestabilito.

Se hai bisogno di creare o promuovere il tuo evento attraverso il video marketing o la promozione online, con interviste sei sull’articolo giusto.

Sono uno specialista nella progettazione e realizzazione degli eventi, e da un po’ di tempo mi occupo di video marketing; ho creato su FB una trasmissione online in cui invito ospiti per dare visibilità a idee innovative, ed eventi di vario genere.

Per avere maggiori info contattami gratuitamente.

Per altre info sul mondo degli eventi, continua a seguirmi sul sito.

Alla prossima!

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