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Comunicato stampa per evento: come redigerne uno strategico

Gli eventi sono uno strumento di marketing che può dare molta visibilità all’azienda, farle guadagnare valore e affiliare nuovi clienti. Tuttavia, serve un comunicato stampa che lo promuova adeguatamente o potrebbe passare in osservato!

Il comunicato, detto anche press release è, come dice la parola stessa, il mezzo con cui si comunica un avvenimento. Serve a dare la notizia, a divulgare e promuovere la tua iniziativa.

Grazie al comunicato, non solo si viene a conoscenza dell’evento, ma si diffonde anche il brand aziendale, con la propria etica e il proprio concetto d’impresa.

Probabilmente, non tutti sanno che il comunicato non è solo un breve articolo informativo in cui si comunica un fatto che sta per accadere; questo documento permette all’azienda di parlare di sé, dal proprio punto di vista.

Ben inteso, non significa che si debba scrivere un comunicato solo per autocelebrarsi; è chiaro che alla base deve esserci una notizia da diffondere.

Tuttavia, se il documento è ben scritto può divulgare molte informazioni utili per far conoscere meglio l’azienda organizzatrice dell’evento.

Come sai, un comunicato può essere scritto anche a posteriori di un avvenimento, quando si deve uscire da una situazione ambigua o spiacevole. In quei frangenti le aziende possono divulgare dei comunicati stampa per chiarire la loro posizione.

In questo articolo ci occupiamo sopratutto della comunicazione di un evento a mezzo stampa, ma se leggi attentamente i miei consigli, troverai sicuramente molte informazioni utili da riutilizzare in qualunque tipo di comunicato.

Comunicato stampa: perché scriverne uno?

comunicato stampa esempio

Dopo la mia lunga premessa, dovrebbe esserti abbastanza chiaro il motivo per cui si scrive il comunicato, poco prima di un evento; tuttavia voglio trattare alcuni aspetti che potrebbero confonderti.

Dunque, vediamo alcune opposizioni che potrebbe fare il dirigente di una piccola azienda.

Perché dovrei scrivere un comunicato se ho già la mia sezione marketing e comunicazione che promuove l’evento sul sito e i vari canali social?

Bene. Il motivo è molto semplice: promuovere l’evento via internet, attraverso i social, e utilizzando anche l’offline va benissimo. Tutti i mezzi di comunicazione, con i loro vari canali hanno un’utilità diversa e raggiungono una fetta di target differente.

Però, se vuoi che il tuo evento si diffonda più velocemente, e sia sulla bocca di molte persone, deve arrivare alla stampa! Il comunicato serve proprio a questo!

Comunica ai giornali che “il tal giorno, alla tal ora” ci sarà il tuo evento. Questo permette che la notizia arrivi a moltissime persone e, inoltre, si parla a chi l’ha organizzato.

E qui, torniamo alla mia premessa, dove ti spiegavo che uno dei motivi per cui vale la pena diffondere un comunicato è proprio la possibilità di far parlare di te!

Per capire meglio questo punto, vediamo come si scrive un comunicato e quali sono le parti che lo compongono.

Come scrivere un comunicato stampa per un evento

scrivere comunicato

Per scrivere un comunicato stampa efficace devi attenerti ad alcune norme. Vediamole una per una.

1. Title o Titolo

Un buon comunicato stampa deve avere un titolo chiaro. Questa è la prima regola per scrivere un comunicato stampa davvero efficace.

Dal titolo si deve capire subito di cosa si sta parlando, per chiarire al giornalista se la notizia può essere d’interesse.

Un titolo per un evento dovrebbe contenere anche le date e il luogo, poiché la prima cosa da chiarire è cosa, dove e quando.

2. La regola delle 5 W vale davvero?

Molti esperti sostengono che per scrivere un buon comunicato sia necessario rispettare la regola delle 5 W. Immagino che tu ne abbia sentito parlare almeno una volta nella vita … Si tratta della prima regola giornalistica: le cinque domande (che in inglese iniziano con w) a cui un articolo ben scritto deve rispondere.

In sostanza sono:

  • who (chi?)
  • What (cosa?)
  • Where ( dove?)
  • When (quando?)
  • Why (perché?)

E, praticamente, sempre si specifica anche come (how).

Dunque, sì, vale.

Tuttavia, ciò che non vale è il rispetto assoluto dell’ordine.

Un comunicato stampa deve essere più chiaro possibile; e come ti ho detto la prima cosa da chiarire è COSA succederà, quando e dove .

Naturalmente queste sono le prime righe del Lead, l’incipit del comunicato, che deve esaurire nelle prime 5 righe le informazioni più importanti.

3. Lead e corpo del testo

Il lead deve contenere le informazioni più importanti del comunicato; in sostanza nelle prime righe deve ripetere ciò che si dice nel titolo.

Questo potrà sembrarti ridondante, ma è importante che sia i giornalisti, sia gli eventuali lettori abbiano ben chiaro di cosa si parla, dove e quando avverrà.

Nel corpo del testo si devono inserire tutte le altre informazioni, che rendono significativo il comunicato.

Subito dopo aver specificato quale sarà l’evento, le date, con orari e il luogo, bisogna chiarire “il chi”, ossia da chi è ideato l’evento?

È bene non dilungarsi nel corpo del testo sulle informazioni relative all’azienda, e specificare il tutto nei dati aggiuntivi. Spesso si costruisce un secondo paragrafo dove si approfondiscono le notizie sui committenti e gli organizzatori.

Il resto del corpo proseguire con il “come“, Ossia come si svolgerà l’evento?

Qui si deve puntare a una scrittura accattivante. Diciamo che, se la prima parte del testo è prettamente informativa, la seconda è quella che invoglia a partecipare.

Quindi si devono dare alcune informazioni che potrebbero invogliare la partecipazione; ad esempio, se si organizza un evento con la possibilità di vincere un premio, questo punto deve essere in particolare evidenza.

Si dovrebbe trovare la chiave giusta per celebrare anche il gioco e la possibilità della vittoria.

In un caso come questo, il testo deve contenere una sorta di promessa subliminale, non tanto sulla possibile ( ma non probabile vittoria), ma sulla promessa di divertirsi e passare un bel momento.

Successivamente, il corpo del testo deve chiarire “il perché”, ossia a che scopo viene fatto l’evento? Quali sono le motivazioni che hanno spinto l’azienda ad organizzarlo? Questo è un punto importante, perché è la parte del testo che esprime la visione dell’azienda e il modo di concepire il proprio lavoro.

4. Ton of voice e linguaggio

Ovviamente, tutti questi punti potrebbero perdere di significato se non si utilizza il linguaggio corretto.

Ovviamente il tono deve essere abbastanza sobrio, non troppo formale ma
neanche colloquiale. Ricorda che il primo a leggerlo è il giornalista, per
tanto la sua decisione di pubblicare il comunicato, ed eventualmente
presenziare all’evento per scriverne, dipenderà anche da questo.

Non usare tecnicismi a meno che il tipo di target non lo richieda: ad
esempio, per i lanci di un prodotto nel marketing b2b, usare qualche tecnicismo
può essere segno di professionalità, dato che si presuppone che i destinatari
del comunicato comprendano bene a cosa ci si riferisce.

Al contrario, se organizzi un evento aperto a tutti; privati e aziende, i
tecnicismi potrebbero essere un ostacolo per il successo del comunicato.

Cerca di usare un linguaggio chiaro e diretto. Il comunicato serve ad informare, e il codice con cui trasmetti l’informazione deve essere appropriato e coinciso.

5. Dati  e informazioni necessari

Tutte le informazioni e i dati che riguardano l’evento, gli organizzatori e gli eventuali sponsor devono essere presenti nel comunicato.

Fa molta attenzione a non dimenticare che chiunque partecipi all’evento vuole i propri credits, per tanto non si devono dimenticare i nomi di organizzatori esterni, partnership e sponsor.

Bisogna sempre precisare con chi viene fatto l’evento:

naturalmente nelle info basta solamente accennare alle eventuali partnership , non è necessario dilungarsi sulle info, anche perché è probabile che gli altri organizzatori provvedano a promuovere l’evento attraverso i loro canali.

Per te, che sei il principale organizzatore è molto diverso.

A seguito del corpo centrale dovrai aggiungere un paragrafo in cui spieghi brevemente chi sei, da quanto esisti e di cosa ti occupi. Solitamente questi paragrafi sono preceduti da un titolo che rispecchia il nome dell’azienda.

Inserisci in coda anche l’indirizzo dell’azienda, il numero di telefono, la mail e il link del sito internet. Se viene pubblicato nelle riviste online è un ottimo modo per fare link building.

In caso l’evento si tenesse in una location prestigiosa occorre dedicare un paragrafo anche allo spazio.

6. Immagini del Comunicato stampa

Quando invii la mail con il comunicato, devi ricordarti d’inserire le immagini di corredo. È necessario che sia tu a decidere quali sono le immagini che ti rappresentano.

Attenzione alla risoluzione; le immagini non devono essere troppo pesanti, altrimenti potrebbero venire omesse, se ritenute dannose per la SEO dei quotidiani online.

Invio e diffusione  del comunicato da parte dell’ufficio Stampa

Una volta costruito il comunicato stampa, assicurati che sia ricevuto da tutti i quotidiani del territorio; sfrutta le riviste specializzate nel marketing ed eventi aziendali; e tutti i magazine che trattano il tuo settore.

Un consiglio utile che posso darti è di stringere rapporti e tessere legami solidi con le riviste specializzate, e i giornali del territorio.

È un procedimento lungo, ma le PR sono fra le cause di maggior successo per le aziende e i liberi professionisti. Se cerchi di avviare da subito questa “macchina”, importantissima per farti conoscere, il tuo comunicato verrà pubblicato quasi ovunque.

Conoscenze importanti nel mondo della stampa possono aiutare nella pubblicazione diffusa su tutto il territorio.

Procurati un buon ufficio stampa all’interno dell’azienda; oltre a garantirti la redazione di un comunicato professionale, sarà più probabile che sappia già a chi inviare l’articolo.

Conclusioni

Il comunicato stampa è un documento professionale, di grande aiuto per la promozione dell’evento.

L’intervento della stampa è il modo più canonico e sicuro di diffondere la notizia sull’evento.

Cerca di assicurarti la redazione di un comunicato professionale e diffondilo in tutto il terrtorio, dove si terrà l’evento.

A proposito! Se, ancora, il tuo evento è in forma embrionale, e senti di aver bisogno di aiuto nel campo della progettazione, dell’organizzazione, e della gestione dell’evento, contattami. Posso aiutarti ad organizzare il tuo evento da zero o offrirti la mia consulenza per la gestione dei gruppi di lavoro e del calcolo del budget.

Intanto, ti aspetto sul blog per nuovi aggiornamenti sul mondo degli eventi!

E che il tuo evento sia un siccessone!

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