congressi medici

Congressi medici: gli step per organizzare eventi scientifici di successo

Se ci sono degli eventi dove l’organizzazione deve essere estremamente curata, questi sono i congressi medici. Si tratta di eventi complessi, dove spesso la risonanza è internazionale.

Solitamente coloro che organizzano questi eventi sono società scientifiche o medici con una certa influenza nel settore. Data la complessità della gestione dell’evento, i soggetti coinvolti si appoggiano a dei professionisti, in grado di organizzare e gestire l’evento nei minimi dettagli.

Gli eventi medici, infatti, hanno un grosso impatto sul settore congressuale, alcuni dati parlano di oltre 30.000 eventi all’anno, fra congressi scientifici e convegni ECM . Fonte: BCD meeting events

Ma quali sono gli step principali per organizzare un evento medico? Ci sono errori da evitare, e quali sono le difficoltà più grandi che si possono incontrare?

7 step per organizzare congressi medici di successo

congresso-medici con l'Africa

Per gestire un evento molto complesso come un congresso medico o un evento ECM è necessario pianificare i vari step organizzativi. Questo deve essere fatto con un anticipo di circa 6-8 mesi, poiché l’agenzia di organizzazione eventi deve prendere accordi con il PCO (Professional Conference-Congress Organizer).

Il successo o il fallimento dell’evento è a carico di queste due figure e dipenderà dalla loro collaborazione.

L’event manager e il PCO pianificano le fasi dell’evento e si dividono i compiti specifici. Nei congressi medici ci sono delle specifiche mansioni che non possono essere svolte da un qualunque organizzatore di eventi, e viceversa.

1. Concept dell’evento

Il primo step, è il disegno del concept dell’evento, che verrà stabilito e ideato con la società scientifica che si occupa di organizzare il congresso medico.

Disegnare il concept di un evento medico non è diverso da qualunque altro evento, essendo un evento scientifico, bisogna curarne la forma. È necessario che gli argomenti trattati siano agevolati dalla struttura dell’evento. Il congresso dovrà assumere dei toni autorevoli, ma dovrà suscitare l’interesse di tutti i partecipanti.

È in questa fase che si prepara il programma dell’evento, dove si stabiliranno il numero e l’ordine degli interventi; e si inizierà a pensare ai possibili relatori.

In questo tipo di eventi è bene introdurre diverse pause, per permettere ai relatori di organizzare le presentazioni dei loro studi a livello tecnico, e ai partecipanti di schiarirsi le idee.

2. Pianificazione del congresso

Una volta creato il concept dell’evento, si può partire con la pianificazione.

Insieme alla società medica dovrai stabilire un budget idoneo al concept. Questa è una delle prime cose da fare in fase di pianificazione, poiché, se la società non può fornire il budget necessario, bisogna ripensare al concept dell’evento, e ritoccare il programma.

Se il concept viene confermato si può passare all’orario, alla data e al luogo del congresso; e si inizierà a mettere un punto sui vari nomi dei relatori.

In seguito bisognerà pianificare la scelta dei fornitori e la sponsorizzazione dell’evento, facendo attenzione a scegliere gli sponsor. Per questi ultimi sarà necessario confrontarsi costantemente con la società organizzatrice.

Inoltre, si dovrà stabilire come gestire gli inviti e le iscrizioni dei partecipanti.

3. Coordinamento e promozione dei congressi medici

È importante preparare bene gli inviti per gli ospiti e promuovere l’evento nel modo giusto per ottenere un ampio numero d’iscrizioni.

Gli eventi scientifici, infatti, prevedono l’iscrizione per tutti coloro che non fanno parte degli ospiti o dei relatori.

Per iscriversi all’evento sono necessari dei requisiti specifici; gli eventi infatti sono rivolti a:

  • medici
  • specializzandi nel ramo specifico di cui tratta l’evento
  • studenti nelle materie di cui tratta l’evento
  • farmacisti
  • ricercatori
  • altre categorie interessate agli specifici argomenti trattati

Se i potenziali iscritti non hanno i requisiti richiesti, sarà compito della segreteria organizzativa non accettare le iscrizioni.

È importante anche che il PCO sappia coordinare bene gli attori dell’evento, e creare dei gruppi di lavoro ben definiti.

Questa è la fase che corrisponde alla gestione dell’evento, ed è forse la più complessa. I PCO devono saper gestire i rapporti con le realtà che prendono parte all’evento, come fornitori, tecnici, relatori e partecipanti vari.

4. Logistica

Una parte fondamentale da non tralasciare quando si parla di grandi congressi medici è la logistica. In questi eventi il numero dei relatori e degli eventuali ospiti è abbastanza alto, e sono necessari grossi spostamenti, che devono essere gestiti nella minima parte.

Si stima che gli eventi medici smuovano oltre un milione e mezzo di congressisti.

Chi si occupa dell’organizzazione dovrà cercare gli hotel e prendere accordi per mantenere il margine di spesa all’interno della soglia del budget.

5. Svolgimento

medici con l'Africa

Lo svolgimento è il momento più stressante, dal punto di vista lavorativo, ma è anche il momento più gratificante.

In questa fase devi solo assicurarti che tutto vada come è stato pianificato, che si rispettino gli accordi presi, la puntualità dei relatori, e che il personale scelto sia adeguato al proprio ruolo.

È importante non abbassare la guardia e verificare che tutto proceda nel verso giusto, perché in caso d’imprevisti si deve essere pronti ad intervenire.

6. Accreditamento ECM

Una delle fasi fondamentali alla fine di un convegno ECM è l’accreditamento degli iscritti. I PCO dovranno occuparsi personalmente di verificare che tutti gli iscritti abbiano partecipato di persona, dovranno occuparsi dei loro crediti e trasmettere i dati al ministero.

I convegni Ecm, in particolare, vengono fatti a scopo formativo, di aggiornamento professionale; quindi, ai partecipanti vengono riconosciuti dei crediti formativi.

7. Fallow up dei congressi medici

Anche se la giornata dell’evento è volta alla fine, non significa che il lavoro degli organizzatori lo sia ugualmente. Specie, per l’agenzia di eventi e comunicazione, la quale dovrà lavorare ancora molto per divulgare e promuovere l’evento.

Tutta la stampa di settore, i giornali e i quotidiani devono riservare un po’ di spazio al congresso, e almeno per 2 mesi se ne deve parlare.

Sarà l’agenzia ad occuparsi d’inviare abstract, summary, o presentazioni ai partecipanti, ed eventualmente selezionare i contenuti da inviare alla stampa.

Si dovranno mettere insieme tutti i materiali accumulati durante l’evento: ad esempio, supporti audiovisivi e testimonianze varie. Sarà importante effettuare anche un bilancio fra i feedback positivi e negativi.

Questo permetterà di fare una valutazione più completa sull’andamento dell’evento.

2 errori da evitare

Ci sono 2 errori piuttosto penalizzanti che devi stare bene attento ad evitare in fase di pianificazione:

  • evitare il sovraffollamento
  • verificare la sovrapposizione con altri eventi specialistici

Se non gestisci bene le partecipazioni e gli inviti rischi di creare degli eventi troppo affollati, che potrebbero dare risultati scarsi.

La location deve essere idonea ad ospitare il numero di presenze calcolate. Inoltre, deve garantire uno spazio per muoversi durante le pause; mentre gli organizzatori non devono avere grossi problemi nella gestione delle entrate e delle uscite.

Ti devi assicurare che il tuo evento non si svolga la stessa data di un altro grande evento di settore. Se il tuo congresso medico è fissato la stessa data di un convegno ECM in quella branca, si potrebbero creare dei problemi nelle partecipazioni.

Conclusioni

Gli eventi medici sono molto complessi, per questo è necessaria molta professionalità.

Se sei un PCO o hai l’incarico di occuparti di congressi medici contattami. Lavoro da più di dieci anni nel settore eventi con le piccole e le grandi aziende; oltre alle mie competenze specifiche, posso metterti a disposizione un team di professionisti scelti.

Prendo accordi con i fornitori e i tecnici, e mi occupo di regolare le trattative con le location.

Se vuoi avere altre info nel campo eventi, continua a seguirmi sul mio blog, e sulla mia pagina FB.

Alla prossima!

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