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Integrare un progetto con la consulenza eventi

Stai pensando di organizzare un evento per la tua azienda? Se non hai il tempo di pensare a tutto o se l’iniziativa che stai organizzando è particolarmente importante e non vuoi fare cilecca, affidati alla consulenza eventi!

Qualche tempo fa, avevamo parlato del project consulting, e avevamo cercato di affrontare nei dettagli in cosa consiste. Oggi voglio spiegarti in modo più approfondito come la consulenza può aiutare il tuo evento.

Sicuramente il compito di un buon project consultant è di saper offrire all’azienda un occhio esperto dall’esterno per scovare le possibili imprecisioni del concept.

Un bravo consulente sa formare e gestire dei gruppi di lavoro, aiutando le aziende ad ottenere maggiori risultati dalla forza lavoro. Ma la consulenza può garantire il successo di un evento?

Andiamo nel cuore della materia, ed esploriamo gli effetti positivi e i vantaggi che potresti ottenere integrando il tuo progetto con la consulenza eventi.

Ma esattamente cosa la rende tanto efficace? Quali sono le sue origini?

Da dove deriva la consulenza eventi?

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Il management consulting nasce negli Stati Uniti, alla fine dell’800, grazie all’ingegno di Arthur D. Little  che si dedicò alla ricerca di tecniche per migliorare l’andamento dell’azienda.

A farla diventare una vera e propria professione fu l’ingegnere meccanico Frederick Winslow Taylor che si dedicò a questo ramo a partire dal 1893.

Quasi subito si capì la potenza del consulting in ambito aziendale e il settore crebbe sotto il nome di grandi personaggi; i quali hanno contribuito alla crescita del management nel mondo. Un esempio è quello di Dale Carnagie, i cui volumi sono ancora oggi considerati un vero pilastro per la formazione e la crescita in ambito aziendale.

Ma perché la consulenza è diventata così importante per le aziende?

Uno dei motivi è la grande conoscenza teorica che sta alla base della formazione di un consulente, sopratutto su base economica e di mercato. Spesso la teoria (sopratutto in origine) era accompagnata anche dalla grande esperienza manageriale del consulente.

Quanto vale oggi la consulenza e qual è la differenza nel settore eventi?

Attualmente fidarsi del management consulting sta diventando un salto nel buio. Naturalmente mi riferisco alla consulenza che si vende alle aziende per aiutarle nella gestione generale. Non voglio fare demonizzazione, si tratta di un dato di fatto!

La consulenza eventi è molto diversa. Ma andiamo per gradi.

Perché ho detto che fidarsi di un consulente è un salto nel buio?

Circa un anno fa Il sole 24 ore ha pubblicato un interessante articolo sul management consulting dove si analizza il decadimento dell’offerta al livello qualitativo, portando la consulenza ad essere etichettata sempre di più come una commodity.

Il problema è sopratutto dovuto alla crescita dell’offerta in questo campo, che costringe sempre di più le aziende ad abbassare i prezzi, dovendo affidare il consulting a giovani leve ancora inesperte.

La preparazione di questi giovani è senza alcun dubbio inattacabile (quasi sempre hanno una buona conoscenza della tecnologia, ad esempio); tuttavia sono carenti proprio nell’aspetto fondamentale: l’esperienza nel campo.

Come spiega l’articolo di Le sole 24 ore, questi neolaureati possono individuare molto bene i problemi che sta affrontando la committenza, ma molto spesso non hanno le basi per poter arrivare alla soluzione. E il problema è dovuto proprio alla mancanza di esperienza sul campo.

Solitamente nel settore eventi, chi fa consulenza si occupa anche di organizzazione e progettazione dell’evento.

L’esperienza significa poter preparare soluzioni reali, acquisite empiricamente; significa non fermarsi subito dopo aver risolto la parte meno difficile del problema ma avere le competenze per proseguire.

La conoscenza non coincide necessariamente con la competenza.

Cosa significa integrare un progetto con la consulenza?

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Durante il mio lavoro di event management mi sono accorto che i problemi delle aziende sono essenzialmente 3:

  • gestione del budget
  • organizzazione del lavoro
  • problem solving specifico

Esaminiamo questi tre punti singolarmente.

1. Gestione del budget

Quando un’azienda ha in mente un ottimo progetto per un evento al livello di marketing fa molta fatica a gestirne tutte le spese .

Specie, quando si tratta di aziende che hanno pochi eventi all’attivo: creare un piano budget efficace può diventare difficile, perché richiede competenze specifiche.

In pratica significa dover pianificare le spese per ogni fase dell’evento:

  • importi per la location
  • spesa per i fornitori
  • spese per la logistica
  • compensi agli operatori
  • compensi per i musicisti e agli ospiti
  • spese per il catering
  • importi delle spese variabili

E queste sono solo le più importanti. Se non si ha una grande dimestichezza nel campo dell’event management si può fare molta fatica a rendersi conto della spese effettive di ogni singola fase.

In questi contesti è utile appoggiarsi ad un poject consultant per fare un piano budget che ottimizzi le risorse dell’azienda, senza sprecarle.

Il problema più grande per le aziende sorge sopratutto nel caso delle spese variabili, dove non c’è un riferimento fisso per quantificare il prezzo.

Ovviamente chi ha esperienza nel campo si rende conto a quanto può ammontare la spesa dell’energia per un grande evento.

Un altro problema può capitare quando subentra un imprevisto nella fornitura o in altro materiale, per cui si erano pianificate determinate spese. Se si deve sostituire del materiale con un altro che ha diverso costo, si deve essere abbastanza flessibili nel saper utilizzare le risorse di budget già pianificate.

2. Organizzazione del lavoro

L’organizzazione del lavoro è un’altra fase difficile per chi non ha una grande esperienza nel settore.

Se un’impresa può avere una buona capacità nel valutare in prima persona quale può essere l’evento migliore per il proprio brand, non è altrettanto facile riuscire a costruire le fasi di lavoro ottimali per poterlo realizzare.

Con la consulenza eventi da parte di un esperto sarà più facile organizzare i gruppi di lavoro e trovare il modo migliore per permettere alle parti di comunicare fra loro in maniera facile e veloce.

3. Problem solving specifico

Imprevisti e contrattempi fanno parte del quotidiano dell’organizzazione di un evento. Il consulente che analizza il progetto in relazione al brand dell’impresa, cerca sempre di valutare i possibili imprevisti.

Questo aiuta molto a prevenire intoppi nel flusso organizzativo, perché spesso si ha già pronta una soluzione o comunque si hanno gli strumenti per trovarne una efficace.

Quali sono i vantaggi di avere un consulente come me?

Io appartengo alla categoria di consulenti che si occupano prevalentemente della pianificazione e realizzazione di un evento da zero.

Faccio questo mestiere da più di 10 anni e so perfettamente quali possono essere le varie problematiche legate all’organizzazione e alla gestione degli eventi.

Inoltre posso vantare due caratteristiche molto importanti:

  • Mi avvalgo di un team di vari professionisti che posso gestire e organizzare in maniera flessibile
  • Sono io stesso imprenditore

Se già nel mio articolo sulla differenza fra il consulente per eventi e l’agenzia abbiamo trattato il primo punto, chiarendo in maniera approfondita i vari vantaggi che si possono avere affidandosi a un consultant, invece che a un team, parlando della possibilità di scegliere e organizzare di volta in volta i vari gruppi di lavoro in base alle competenze dei professionisti; qui voglio soffermarmi sul secondo punto.

Nella mia esperienza ho imparato che la costruzione e l’organizzazione di un evento non deve mai essere separata dalla comunicazione del brand aziendale, ma deve valorizzarla!

Ho imparato a fare gli interessi del cliente, mettendomi dalla parte dell’impresa; ho imparato a creare dei budget plan sulla misura del cliente e non ho mai messo da parte il coinvolgimento del target.

Ho sviluppato una leadership e una capacità di gestione delle risorse che mi permette di valorizzare al meglio il lavoro di terzi, ottenendo i migliori risultati.

Se vuoi sfruttare al meglio le potenzialità del tuo evento contattami, sarò lieto di darti assistenza e pianificare con te la più grande iniziativa che la tua azienda abbia organizzato.

Vuoi dei consigli sul mondo degli eventi? Continua a seguire il mio blog, troverai sempre nuovi contenuti sull’event management e tanti dettagli sul mio modo di approcciarlo.

Per ora è tutto,

alla prossima!

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