Convention

Come organizzare una convention efficace

Sai che la convention aziendale è uno degli eventi più sfruttati dalle grandi imprese? Questo evento permette alle aziende di aggiornarsi su temi e questioni innovative sul settore dell’azienda. È il modo migliore per comunicare le novità del tuo business è organizzare un convegno con i migliori relatori nel tuo campo.

Quando si parla di convegni, uno dei problemi più comuni è la mancanza di creatività!

Si tende quasi sempre a creare degli eventi “piatti”, in cui i relatori parlano e gli ospiti ascoltano passivamente.

Si pensa che le pause durante il programma siano sufficenti per gli ospiti, perché offrano loro la possbilità di elaborare i contenuti, di confrontarsi o ristorarsi. Tutto vero. In parte…

Le pause sono utili ma non sufficenti! Se la convention è molto lunga e affronta degli argomenti particolarmente impegnativi può essere difficile memorizzare tutte le informazioni e trarre profitto dall’avento. Un trucco che aiuta ad aumentare l’efficacia dell’evento è inserire elementi di distrazione, e strutturare il programma in maniera innovativa.

Vuoi conoscere alcune idee che potranno migliorare la tua convention ? Leggi questo articolo!

Iniaziamo subito chiarendo il significato della convention, che spesso viene confusa con eventi aziendali simili.

E tu sei sicuro di sapere cosa sono i convegni aziendali?

Cos’è una convention aziendale?

Convention

Le convention sono grandi eventi che si organizzano per comunicare gli sviluppi, i cambiamenti e la gestione delle risorse interne all’azienda.

Il termine inglese si può tradurre nell’italiano: convegno o conferenza.

Ad organizzarle sono le grandi imprese con diverse aree produttive. Grazie alla convention, infatti, tutte le realtà dell’azienda possono venire a conoscenza dei progetti di sviluppo futuri.

Questo evento permette il confronto con le varie parti dell’impresa e la direzione. È un momento di condivisione fra i dirigenti e i capi dove il brand aziendale funge da collante.

Nelle conferenze aziendali si celebrano i risultati ottenuti dall’impresa ma guardando a un maggiore sviluppo.

Si organizzano anche per permettere il confronto fra azienda e fornitori o fra azienda e cliente.

Solitamente le convention sono strutturate come eventi di grande portata e durano in media una giornata o un intero weekend. Dipende sempre dallo spessore dell’azienda e dalla quantità degli argomenti in programma.

La prassi impone la scelta di location esterne, solitamente hotels con sale attrezzate; e si strutturano con intermezzi di ristoro e momenti aggregativi alla fine della giornata.

Ora, la domanda è: senti che la tua azienda abbia bisogno di una convention? O pensi che sia sufficente un meeting aziendale? Perché non sono la stessa cosa; eppure spesso vengono confusi.

Se le cose che hai da dire non sono tantissime e riguardano sopratutto la gestione interna, e magari la tua azienda non è così grande da non permettere un incontro moderato, ti consiglio il meeting aziendale. Otterrai gli stessi risultati e avrai meno spese.

Se, invece, pensi di rientrare fra le aziende che necessitano di organizzare una convention allora ti sconsiglio fortemente di organizzarne una che sia simile al solito meeting!

Cerca di renderla originale, e crea un evento speciale che sia in grado di trarre il massimo profitto dall’evento.

Ecco 6 idee che renderanno il tuo evento insuperabile!

6 idee per organizzare delle convention aziendali a effetto wow!

Concept

Se vuoi che l’orgoglio di appartenenza all’azienda esploda nel cuore dei tuoi dipendenti, crea un convegno che vada dritto alle emozioni!

Considera che i tuoi dipendenti partiranno con un sacco di aspettative; le convention sono eventi che accrescono le relazione fra risorse umane e rafforzano la consapevolezza nel business di riferimento.

Se l’evento non sarà impostato nel modo giusto, tutti questi aspetti si perderanno: probabilmente le informazioni principali arriveranno solo ai più interessati e il ricordo dell’incontro resterà neutro.

E ti assicuro che non provare emozioni durante un incontro è quasi come avere un giudizio negativo.

Se segui questi consigli potrai aveer una probabilità più alta della riuscita! Sei pronto a immergerti nella lettura?

1. Invita dei relatori di rilievo

Per non deludere le aspettative dei tuoi ospiti scegli dei relatori interessanti.

Invita gli esperti del tuo settore, persono stimate e capaci di offrire una prospettiva nuova di fare business per la tua azienda.

Chiama intenditori nella ricerca di mercato che possano affermare nuove tesi con dati alla mano.

Invita esperti di tecnologia, lascia che siano loro a spiegare l’incidenza dei nuovi strumenti che supporteranno l’azienda.

Devi fare il modo che la conferenza risulti interessante a priscindere dal fatto che è l’azienda ad averla organizzata. I dipendenti devono vederlo come la possibilità di acquisire nuove conoscenze sul loro lavoro.

Diciamo che devi fare il modo che l’evento venga percepito come un’opportunità e non come un obbligo!

2. Fai un programma ben organizzato

Vuoi sapere qual è il segreto di un convegno perfetto al 90 %? Il programma!

Strutturare il programma in maniera efficace aiuta moltissimo a far passare bene i messaggi e lascia un ottima impressione.

Organizzare un programma in modo intelligente significa sopratutto equilibrare bene i momenti più impegnativi con quelli meno pesanti. Ad esempio Inserire momenti d’interazione fra i relatori e i partecipanti, come le domande e le risposte.

Un programma efficace elimina i momenti di attesa, e alterna relax e impegno.

Ad esempio è bene spezzare con piccoli rinfreschi, dove gli ospiti possono bere qualcosa e scambiare le loro opinioni al fine di cosolidare l’apprendimento e favorire i rapporti fra individui.

L’idea migliore è inserire i momenti di break subito dopo gli interventi più significativi. Puoi anche accompagnare il break con della musica: è un espediente utile per favorire l’immagazzinarsi delle informazioni.

Se vuoi avere maggiori consigli puoi leggere il mio articolo sulla musica per eventi.

3. Punta  alla tecnologia

Se vuoi dare un tocco innovativo alla tua conferenza aziendale devi innanzitutto sfruttare la tecnologia. Cerca di rendere particolari i tuoi interventi e quelli degli altri relatori, non limitarti alle solite slide, usa effetti nuovi.

Affidati al mapping digitale e a tutto ciò che può sorprendere e rendre interessante il convegno.

Se, in particolare, fai una convention per rappresentare l’azienda e i tuoi ospiti sono i clienti, introduci tecnologie interattive e cerca di creare una comunicazione dei contenuti a effetto wow!

Ricordati che la creatività è sempre alla base del successo degli eventi!

Lo testimonia anche Giovanna Moranelli, la Comunication manager della Avon, durante un’intervista fatta dal portale Italia Convention.

4. Introduci dell’intrattenimento di sicuro interesse per gli ospiti

L’intrattenimento è una parte fondamentale degli eventi, non è possibile pensare di creare un evento basandosi solo sui momenti di argomentazione e formazione.

Certamente lo scopo dell’evento deve essere chiaro ma come ti ho detto anche gli intervalli e i momenti di relax sono importanti per permettere agli ospiti di immagazzinare le informazioni e seguire tutti i punti con attenzione.

Inserire dell’intrattenimento alla fine dell’evento o a metà, in una lunga pausa può essere un modo per far apprezzare maggiormente il convegno.

A seconda dello stile della conferenza e degli argomenti trattati, puoi sfruttare una performance o un concept tecnologico a favore dei temi principali.

Sarà un modo divertente e interessante per permettere agli ospiti di svagarsi, e nel frattempo riflettere su determinate questioni.

Poniamo ad esempio che la tua azienda sia il CNR, e la conferenza riguardi dei nuovi risultati importanti in campo fisico; perché non legare al tema una performance che esalti gli equilibri cosmici?

Il tema interesseebbe senz’altro i presenti e li permetterebbe il relax necessario dopo interventi piuttosto complessi.

5. Trova la location ideale

La location indica lo stile del convegno ed esalta l’immagine dell’azienda. Pensa a queste due caratteristiche prima di sceglierla.

Considera inoltre che dovrà essere accogliente per gli ospiti e che dovrà contenere il numero degli invitati.

Informati delle presenze e scegli con criterio!

6. Esalta il brand dell’azienda attraverso gli allestimenti

Una volta che avrai scelto la location puoi pensare ad allestirla secondo i colori dell’azienda.

Attraverso gli allestimenti puoi promuovere il marchio e comunicare fin da subito l’identità dell’impresa.

Concludiamo?

Organizzare una conferenza è un impegno che può portare molti frutti. Trova il modo di rendere speciale il tuo evento e comunica nel modo giusto i contenuti dell’incontro.

Se hai bisogno di consulenza per organizzare il tuo evento contattami, penseremo insieme la soluzione migliore per il tuo evento!

Intanto, se hai trovato interessante l’articolo, condividilo e continua a seguirmi!

Alla prossima!

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