Il budget plan per un evento è uno strumento flessibile ed essenziale, da sfruttare per la corretta organizzazione di qualsiasi iniziativa. Stilare un budget plan significa infatti conoscere e considerare con precisione tutte le voci di spesa legate ad un evento e, di conseguenza, tenere sotto controllo l’evoluzione degli oneri e delle fonti di copertura.
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Come calcolare il budget di un evento
Il modo più semplice per calcolare un budget di un evento è quello di aiutarsi con un semplice file Excel, creando una tabella in cui inserire le macroaree dell’evento e, in seguito, sottocategorie più dettagliate, fino ad arrivare alla profondità desiderata.
Citando un classico esempio budget evento, alcune delle voci di costo potrebbero riguardare:
- Location per eventi e servizi
- Servizi tecnologici
- Catering
- Logistica
- Materiale per i partecipanti
- Comunicazione
- Staff
- Imposte e tasse.
Una volta inserite nel budget evento tutte queste voci di spesa (o le altre che ritieni più importanti aggiungere), sarà sicuramente più semplice quantificare in modo attendibile e consapevole i costi da sostenere.
Quanto costa realizzare effettivamente un evento?
Come puoi facilmente intuire, non esiste un costo di riferimento per la realizzazione di un evento, considerato che ciascuno di essi disporrà di caratteristiche uniche nel proprio genere.
Pertanto, piuttosto che cercare informazioni su quanto costa organizzare un congresso aziendale, il mio consiglio è quello di strutturare un esempio di budget evento che possa tenere conto di tutte le voci sopra anticipate, e che tra breve andremo a dettagliare, e comprendere se tu sia o meno in grado di trovare le adeguate coperture che, per esempio, potrebbero arrivare da:
- Risorse aziendali destinate all’evento;
- Contributi esterni come le sponsorizzazioni;
- Quote di iscrizione dei partecipanti;
- Elargizioni da enti pubblici e altri contributi.
Una volta che avrai determinato il fabbisogno e la copertura dello stesso, sarà certamente più facile avvicinarti alla corretta organizzazione dell’evento, tenendo pur sempre a mente che il budget plan dovrà essere sufficientemente flessibile dall’accogliere variazioni, anche non marginali, dei costi.
Esempio budget evento: le voci da tenere a mente
Qualsiasi sia il tuo evento da organizzare (come dimostrano gli esempi di budget per un evento di spettacolo musicale), ci sono alcune voci che devi necessariamente tenere in considerazione.
Per quanto concerne la location, preoccupati di calcolare con esattezza il noleggio del locale, dell’attrezzatura audio e video, del palco, dei tavoli e delle sedie. Per il catering bisognerà valutare il costo di cibi e bevande, mentre se il tuo evento include delle forme di intrattenimento, non potrai che inserire nell’esempio del budget plan il costo degli artisti, dei relatori e di tutti coloro i quali parteciperanno all’iniziativa.
Considerato poi che difficilmente gestirai tutto l’evento da solo, non potrai che includere anche il costo del staff tecnico, del bar, della sicurezza, delle pulizie, della reception e di supporto. Quindi, ti consiglio di indicare i costi per le decorazioni come fiori, luci, segnaletiche e tovagliato. Passa poi in rassegna i costi amministrativi: dall’alloggio al trasporto, dai permessi alle assicurazioni, è spesso questa una delle voci che pesa di più.
Infine, ti invito a considerare tutti gli elementi di costo inerenti il marketing e lasciare una quota residuale per gli imprevisti che – purtroppo! – sono sempre dietro l’angolo.
Esempio budget evento: i costi da eliminare
Una volta che avrai portato a compimento la redazione del modello di budget plan con tutte le voci da sostenere, potrai escludere tutte le altre. Così facendo potrai ricondurre il budget plan all’effettivo sforzo richiesto per la conduzione in porto del tuo evento e, calcolando i ritorni attesi e quelli effettivi, valutarne con efficacia l’incisività.