Come funziona oggi l’event management?

Conosci l’event management? Se non sai esattamente di cosa si tratta, leggi questo articolo. Ti darà tutte le risposte che ti aiuteranno a comprenderne la complessità e le varie mansioni annesse.

Significato di event management

event management

Questa frase ha origini anglosassoni e significa letteralmente “gestione eventi”. Spesso, però, si riferisce, più ampiamente alla pianificazione completa di un happening,  alla sua gestazione in corso, e al monitoraggio dell’ andamento.

Si possono organizzare e gestire migliaia di eventi diversi, ad esempio:

  • iniziative culturali
  • gli eventi corporate ( meeting, cene aziendali o lancio di un prodotto)
  • grandi iniziative (conferenze, convention o vernissage)
  • matrimoni

Alcuni professionisti scelgono di gestire solo una determinata tipologia di eventi.

Come si fa a gestire un evento?

Sostanzialmente, la gestione di qualunque evento comprende una serie di attività parecchio impegnative come:

  • la pianificazione
  • l’organizzazione
  • la comunicazione
  • la gestione dell’evento in corso
  • il monitoraggio KPI

Puoi immaginare quante competenze specifiche siano necessarie È per questo che stanno nascendo nuove figure a ritmo sempre più veloce..

Figure professionali coinvolte

event management figure professionali

Organizzare eventi richiede un duro lavoro di squadra. Solitamente i compiti sono svolti da team di professionisti altamente qualificati, con una grande organizzazione interna.

Queste sono alcune delle figure coinvolte nell’event management :

  • event planner o event project manager
  • segreteria organizzativa
  • event coordinator o manager degli eventi
  • logistica (vanue manager)
  • responsabile comunicazione e ufficio stampa
  • responsabile marketing e community manager
  • segreteria amministrativa

I professionisti possono variare di numero ed avere competenze ancora più specifiche.

Capita che ci siano già dei professionisti interni all’azienda con specifiche mansioni attinenti all’event management, i quali dovranno cooperare con gli operatori esterni.

Attività dell’event management

Per chiarirti meglio, voglio guidarti nello specifico delle varie attività (o step) che portano alla realizzazione di un evento, e introdurti alcune caratteristiche basilari di ognuna.

event manager in attività

1. Event planning

La pianificazione o progettazione dell’evento è una fase che può essere già superata quando si affida il lavoro all’event manager. Tuttavia alcune agenzie si avvalgono di specifici event planner che si occupano di progettare l’evento da zero.

Durante la  pianificazione si lavora a stretto contatto con il cliente per definire gli obiettivi dell’iniziativa.

Segue la formulazione del concept e l’individuazione del target a cui si rivolge l’evento.

A volte il taglio dell’iniziativa può essere determinato da molti fattori, come il budget, gli sponsor,  e le tempistiche a disposizione. Prima di stilare un vero piano di progettazione può essere necessaria un’analisi accurata di ogni fattore.

Arrivati al momento della programmazione si devono fissare le date, gli orari, e stilare una rosa di location congeniali ad ospitare l’evento.  In questa fase si definiscono anche gli sponsor, le possibili convenzioni, ed è possibile che si cominci a prendere i primi contatti.

La fase di pianificazione prevede anche la scelta dell’allestimento e dell’attrezzatura necessaria alla realizzazione dell’evento.

2. Organizzare eventi

La fase organizzativa è sicuramente la più stressante: si deve curare ogni minimo dettaglio e si hanno molte responsabilità a cui fare fronte.

In questa fase le grandi agenzie del settore affidano il compito all’event manager, colui che prende gli accordi e stringe le relazioni con i fornitori, gli albergatori, i manager e gli sponsor. Solitamente ad occuparsi dei contatti è la segreteria organizzativa, la quale comunica al committente e a tutti gli steakholder le informazioni relative alla fase di realizzazione.

La segreteria  gestisce, inoltre, gli inviti per gli ospiti e si occupa della loro registrazione.

Un buon organizzatore non dovrà tralasciare alcun dettaglio per favorire al massimo la riuscita dell’evento e rispettare le aspettative del cliente.

Dovrà:

  • controllare che sia presente un punto di accoglienza all’interno della location
  • organizzare la logistica: viaggi, orari e mezzi di trasporto a disposizione, eventuali parcheggi.
  • norme di sicurezza e dei piani di emergenza;

L’organizzazione, istruisce il personale in loco nelle rispettive mansioni.

Può capitare che durante la fase organizzativa si debbano fare varianti necessarie, come la riduzione del budget a disposizione, lo spostamento di una manifestazione all’aperto in un luogo chiuso; altri cambiamenti che derivano da circostanze interne ed esterne all’azienda.

Compito del’event manager è rispettare il taglio dell’evento stabilito e non andare fuori budget per evitare problematiche all’azienda.

3. Comunicazione

La comunicazione è una parte importante per la riuscita di un evento, perché è proprio grazie alla promozione e al marketing che si viene a conoscenza dell’evento.

Coloro che si occupano di gestire la comunicazione dell’evento avranno il compito di avvisare gli invitati e gli ospiti, gestire la stampa, ma sopratutto dovranno occuparsi di promuovere l’iniziativa prima, durante e dopo.

Chi si occupa della promozione sviluppa una strategia integrata e mirata alle azioni di marketing.

Si occupa di creare e divulgare materiale offline, e online, usufruendo dei vari mezzi a disposizione, come:

  • comunicati stampa, social network
  • siti internet dedicati
  • articoli
  • e-mail marketing per il target specifico
  • campagne ADV seguendo criteri di diffusione ben precisi

Tutto deve essere eseguito mettendo particolare attenzione al brand dell’azienda committente, al fine che la promozione dell’evento rispecchi lo stile comunicativo dell’azienda e ne valorizzi i messaggi.

4. Gestione dell’evento

La gestione dell’evento in corso è il cuore dell’event management; è la parte che richiede il maggior numero di responsabilità.

Compito dell’event manager è coordinare le parti programmate durante le prime fasi e monitorare lo sviluppo dell’iniziativa.

 Deve coordinare tutte le figure coinvolte nella realizzazione dell’evento come i fornitori, il personale; creare e gestire gruppi di lavoro mettendo in pratica le direttive dell’organizzatore. Molto spesso, infatti, queste due figure coincidono.

Colui che gestisce l’evento ha il compito di supervisionarlo durante l’esecuzione; si deve assicurare che tutto venga svolto in maniera precisa nel rispetto delle tempistiche prestabilite.

In senso più specifico monitora l’andamento dell’evento al fine di garantirne la qualità.

L’event management richiede un buon problem solving , poiché, in corso d’opera sono  possibili imprevisti, ritardi e altri intoppi che possono causare una deviazione dei piani prestabiliti.

In questi casi è importante che l’event manager sappia trovare una soluzione tempestiva che garantisca la riuscita dell’happening indipendentemente dalle circostanze.

5. Monitoraggio KPI

Un’altra competenza possibile nell’event management è quello di verificare il riscontro dei partecipanti e la riuscita complessiva dell’evento.

Questo tipo di monitoraggio consiste nel misurare i KPI, acronimo di key performance indicator ( indicatori di prestazione).

I KPI riflettono l’andamento dell’evento, in pratica ti dicono se tutto il lavoro svolto prima e durante l’iniziativa ha avuto un riscontro positivo o negativo.

Sono determinanti per verificare se i metodi utilizzati sono stati funzionali o errati, se l’evento programmato ha apportato valore all’azienda.

Sostanzialmente si possono verificare tre aspetti essenziali per l’esito dell’evento:

  • registrazioni dei partecipanti
  • ritorno degli investimenti
  • Feedback dei presenti

Vediamoli nello specifico.

6. Registrazioni

Le registrazioni dei partecipanti rispecchiano il successo della strategia di comunicazione utilizzata. Per trarre il maggior vantaggio possibile da questo indicatore è importante analizzare dove e quando è avvenuta la registrazione.

Ad esempio: se un utente si è registrato via mail, sarà utile verificare  la tipologia del target a cui appartiene per capirne la preferenza. Se il maggior numero di utenti si è registrano grazie alle campagne ADV, si dovrà capire perché quel tipo di comunicazione è arrivata in maniera più efficace per utilizzarla in casi analoghi.

Non basta, però, prendere atto della funzionalità di un canale, è necessario capire il perché del successo ottenuto per lo specifico evento. Trarre conclusioni errate potrebbe influire negativamente sulle promozioni future.

7. Ritorno degli investimenti

Il ritorno degli investimenti sono uno degli indicatori essenziali per determinare il successo o il fallimento di un’ iniziativa.

Un buon event management si verifica sopratutto dal ritorno economico che si ha da un evento.

I ritorni possono essere di due tipi: economici e d’immagine. In entrambi i casi il bilancio può essere positivo o negativo.

Nel caso dei ritorni economici si dovrà sottrarre i guadagni ai costi sostenuti, a quel punto potrai verificare se i soldi spesi sono giustificati da un ritorno positivo o se sono andati in perdita. In questo calcolo bisogna considerare anche il valore del tempo impiegato.

Nel secondo caso si dovrà vedere se l’evento ha influito positivamente sull’immagine dell’azienda committente. In caso contrario il valore sarà negativo.

8. Feedback dei partecipanti

Questi indicatori sono necessari per comprendere il valore dell’evento dal punto di vista dell’immagine.

Per rendere più efficace l’analisi è necessario tracciare i feedback durante lo sviluppo dell’iniziativa e non solamente ad evento concluso.

In particolare si devono raccogliere tutti i pareri possibili da tutte le persone coinvolte, al fine di fare una stima degli aspetti positivi e negativi registrati dagli utenti.

Questo aiuterà a migliorare l’organizzazione complessiva dell’evento, e quando è possibile si potrà intervenire ad evento in corso.

Alcune agenzie di event management, ad esempio, in accordo con le aziende erogatrici organizzano dei sondaggi post evento o poco prima della fine, per sondare gli umori dei partecipanti.

Per Concludere

Avrai compreso che l’organizzazione di un happening non è una cosa semplice, e richiede molte risorse, in termini di tempo, lavoro, persone e denaro.

Tuttavia organizzare eventi può favorire molto il brand di un’azienda, pensa che lo sviluppo di questo settore si è evoluto moltissimo negli ultimi anni, proprio perché è sempre più sfruttato nel campo della comunicazione aziendale. 

Realizzare un’iniziativa importante può facilitare l’acquisizione di nuovi clienti o a rafforzare il rapporto con gli abituali. Ad esempio se decidi di lanciare un nuovo prodotto potresti promuoverlo con un evento pubblico; sarà un modo per migliorare il tuo engagement.

Affidati a dei veri professionisti che sappiano guidarti in tutte le fasi del progetto: dall’ideazione alla focalizzazione degli obiettivi, alla messa in pratica.

Se hai bisogno di una consulenza rivolgiti al nostro servizio, possiamo offrirti un servizio completo aiutandoti nel concept e nella fase d’implementazione, ma anche semplicemente nella coordinazione dei gruppi di lavoro o nella gestione del budget.

Se hai trovato l’articolo utile continua a seguirci,

io ti aspetto qui, con un altro articolo sul mondo degli eventi!

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