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7 consigli per organizzare eventi di successo a lunga durata

Per creare degli eventi di successo: ci vuole molta determinazione, e devi conoscere bene i tuoi obiettivi!

Abbiamo spesso parlato di come il lavoro di organizzatore non sia affatto semplice. Per questo ho pensato di scrivere una lista di consigli utili per aiutarti a realizzarne uno perfetto.

Da buon event manager conosco bene quali sono gli intoppi che si possono incontrare durante la gestione eventi, e so bene che si spendono soldi ed energie. Non vale la pena non raggiungere lo scopo predeterminato!

Per evitare insuccessi segui attentamente la lista che ti ho preparato!

Innanzitutto cerca di rispondere bene alla domanda fondamentale:

Perché vuoi organizzare l’evento?

1. Organizzare eventi non è un capriccio, ma un’ascesa al successo!

conferenza

La prima cosa da sapere per organizzare eventi di successo è il motivo per cui li fai. Devi avere ben chiari gli obiettivi che vuoi raggiungere e devi essere sicuro che l’evento sia la strada giusta per raggiungere tali scopi.

Molte aziende organizzano eventi solo per conformarsi a un trend, perché come saprai gli eventi sono un settore in espansione da un po’ di anni a questa parte; e sono in continua evoluzione. (Dai un’occhiata al marketing esperienziale!)

Gli happening sono progetti molto seri, che richiedono molte risorse, sia dal punto di vista umano, sia economico, sia in termini di tempo.

Non puoi fare un evento se non hai un motivo valido per farlo e se non hai ben chiaro il punto di arrivo.

Ecco perché prima di organizzare un evento ti consiglio, nel tuo interesse, di chiedere una consulenza che ti aiuti a capire se ha senso farlo; e solo in caso, ti aiuti a capire qual è il format più adatto per la tua situazione.

2. Come organizzare eventi di successo con delle buone idee

Una volta chiarito se l’evento può essere la strada giusta per raggiungere i tuoi scopi, inizia a fare un brainstorming con la segreteria organizzativa.

Certo se fai un project consulting ti saranno messe davanti alcune proposte; tuttavia dovrai essere tu a tirare fuori le idee più utili alla tua azienda. Il compito dell’event manager è far lavorare la fantasia e proporti delle soluzioni originali sulla base delle tue esigenze; non conosce il tuo brand. L’unico in grado di aiutarlo se tu.

Dovrete mettervi a tavolino e parlare della filosofia dell’azienda, della scelta di stile sulla comunicazione e cercare di capire con l’organizzatore quale evento può rientrare in quello stile e può evidenziare al meglio la mission e le politiche aziendali.

Ricorda che gli eventi sono parte della comunicazione, e non possono essere scollegati dai messaggi che trasmetti giornalmente ai tuoi clienti.

3. Punta all’originalità e all’approccio esperienziale

Concerto con arpa

Se non puoi pensare solo al divertimento dei partecipanti, non devi tralasciarlo!

Innanzitutto chi viene al tuo evento si aspetta di provare emozioni e se l’evento non sarà in grado di sorprenderlo nel profondo, sarà un fallimento!

È bene che tu sappia abbinare l’efficacia degli intenti e l’intrattenimento per gli ospiti.

Una cosa che può incrementare il successo degli eventi è l’uso di tecnologie avanzate come

  • proiezioni
  • mapping
  • interattività.

Questi espedienti sono l’ideale per veicolare un messaggio in maniera affascinante e divertente.

Ultimamente si fa davvero molto uso della tecnologia negli happening, pensa che la realtà virtuale può essere usata addirittura nei corsi di formazione o nel lancio di un prodotto.

Un esempio è quello del Candy Group che per la presentazione dei nuovi prodotti Hoover ha creato il progetto The Kitchen of the future, un padiglione di 4 aree tutte caratterizzate dall’utilizzo della tecnologia immersiva. In pratica gli utenti avevano la possibilità di provare l’ESPERIENZA dei prodotti attraverso un visore VR.

Se il tuo budget non permette di strutturare un evento con le tecnologie avanzate, non disperare ci sono molti espedienti che lasciano emozioni forti.

Penserai che sono di parte, eppure ti assicuro che le performance sono ancora la forma d’intrattenimento che va per la maggiore!

Sai perché?

Perché alla gente piacciono tre cose negli eventi :

  • ballare
  • ascoltare musica
  • lasciarsi rapire dalla bellezza.

Se inserisci una performance di danza, o inserisci un’orchestra capace d’interpretare brani famosi ad un grande evento, stai sicuro che tutti apprezzeranno e sapranno divertirsi. Ne è la prova il nostro fantastico evento per il Midea nel 2018.

4. Organizzare eventi di successo con ospiti interessanti

Se vuoi che il tuo evento faccia il botto, devi avere almeno qualche ospite di grande caratura. Non devi avere necessariamente un ospite di fama internazionale, se ci riesci tanto meglio, ma l’importante è che sia utile a rappresentare il tuo evento.

Ad esempio se vuoi organizzare una convention cerca d’invitare ospiti competenti nel tuo settore. Se invece stai organizzando un evento di festa puoi richiedere ospiti internazionali nel mondo artistico che sappiano intrattenere al meglio i tuoi invitati.

5. Pensa all’accoglienza

Sai che per quanto potrà sembrarti strano, l’accoglienza degli ospiti è spesso un particolare trascurato dal’organizzazione?

Io lo trovo un elemento fondamentale. Pensaci bene se ti recassi a casa di qualcuno che ti invita ad una festa, ti sentiresti al tuo agio se non venissi accolto?

Probabilmente no. Per organizzare eventi di successo devi sempre pensare a cosa fa stare bene gli ospiti. Devi metterti un po’ nei loro panni, solo così potrai essere sicuro di regalargli il meglio.

Assicurati che al tuo evento ci sia un punto accoglienza che istruisca gli ospiti sull’andamento della serata e si renda sempre disponibile in caso di bisogno.

6. Non dimenticarti del food and beverage

food and beverage

Il momento del rinfresco è anche il momento della convivialità; il momento in cui gli ospiti hanno l’occasione di confrontarsi e ristorarsi.

È un’altro sintomo che testimonia il tuo interesse per gli ospiti. Mostra loro quanto vuoi farli stare bene e allo stesso tempo aggiunge qualità all’evento.

E importante che sia tutto curato alla perfezione, non basta cibo di qualità ci vuole anche un buon servizio e qualche accorgimento importante.

Ad esempio se organizzi un evento molto grande non puoi pensare che possa bastare un solo punto ristoro; dovrai inserirne almeno due. Ricorda sempre di organizzare molto bene gli spazi, e fai il modo che i punti lascino libero il passaggio, sia agli invitati, sia al catering che dovrà cambiare vassoi e bottiglie.

Anche il food and beverage è in evoluzione: le nuove tendenze prediligono il non stop buffet, ossia il catering rifornisce con nuove pietanze il buffet per tutto l’evento. Questo è un trend che si usa sopratutto negli eventi MICE, dove si punta ad incrementare le relazioni fra i delegati e la crescita interna.

In generale quando pensi al catering cerca di dare priorità alle specialità locali, la seconda nuova tendenza in campo eventi: scegli prodotti che rappresentino la zona dove organizzi l’evento, possibilmente in linea con la salute e il benessere. Dai spazio alla variazione delle pietanze per coprire le esigenze alimentari di tutti.

7. Coinvolgi i partecipanti fino in fondo

Organizzare eventi significa sopratutto essere creativi. Questo non riguarda solo l’intrattenimento in sé. Devi coinvolgere gli ospiti per tutto l’evento e per farlo devi organizzare bene il programma e scegliere i modi giusti per comunicare.

Se fai un evento dove ci sono delle parti in cui si parla molto, cerca di pensare a dei modi interessanti per attirare l’attenzione, utilizzando la tecnologia e creando un programma interessante e chiaro.

Inserisci molte pause e dai del tempo ai tuoi ospiti di metabolizzare i concetti più difficili; crea empatia con loro e dedica più di una pausa all’intrattenimento.

Per organizzare eventi di successo cerca l’event manager giusto!

Hai trovato interessanti i miei consigli? Hai bisogno di approfondire ulteriormente alcuni aspetti? La gestione del budget ti terrorizza? Tutto può essere risolto facilmente se ti affidi a un esperto nel settore.

Valuta con attenzione chi è in grado di seguirti passo passo nella realizzazione del tuo evento, perché non è scontato. Prediligi le piccole realtà o i professionisti dell’event management, quelle che dedicano tempo a conoscerti e possono valorizzare a pieno il profilo della tua azienda con eventi straordinari.

Un evento importante può cambiare per sempre l’immagine della tua azienda e io ne so qualcosa. Ho creato eventi per aziende come Huawei, Ralph Lauren, Unicredit e tanti altri..

Vuoi saperne di più? curiosa il mio sito, ne scoprirai delle belle.

E se vuoi avere qualche info in più,

Sarò lieto di organizzare eventi fantastici per la tua azienda!

Alla prossima!

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