eventi ibridi

Cosa sono gli eventi ibridi? Perché farne uno e quali vantaggi offre?

Gli eventi ibridi sono un recentissimo trend, diventato abbastanza popolare nel giro di pochi anni. Il motivo è presto detto, mettono d’accordo proprio tutti, e possono essere organizzati anche nei periodi aziendali meno favorevoli a progettare un evento.

Ma quali sono i veri vantaggi di questo tipo di eventi? Perché vengono considerati una risorsa importante nel mondo dell’event management?

Cerchiamo di capirlo insieme, in questo articolo dedicato.

Cos’è un evento ibrido?

eventi live streaming

Già il nome dovrebbe esserti d’indizio, per capire che queste iniziative non hanno una forma classica.

Infatti, l’evento ibrido non si può progettare con i normali strumenti dell’event management, ma bisogna avere a disposizione una buona tecnologia e una buona connessione internet.

Attenzione, però, se stai pensando che l’Hybrid event sia solo un evento digitale sei in errore! Questi eventi sono realizzati nella doppia forma fisica e digitale.

In sostanza si tratta di eventi fisici che vengono organizzati in una location con dei relatori fisicamente presenti, insieme a qualche altro partecipante, mentre altri elementi importanti per l’evento si collegano via internet da altre sedi.

Il pubblico partecipante assiste all’evento esclusivamente da remoto, attraverso diverse soluzioni, quali, app, piattaforme per lo streaming come zoom o attraverso i social network.

Come nascono gli Hybrid events

Gli hybrid events nascono fra il 2008 e il 2009, durante la difficile crisi economica che ha colpito l’Europa e gli USA. In questo periodo le risorse necessarie per la realizzazione di un evento fisico scarseggiavano al quanto, e il numero dei partecipanti era in costante calo. Allo stesso tempo, si manifestava l’avvento dei social network, anche dal punto di vista della comunicazione aziendale.

Questi fattori hanno favorito la nascita di un nuovo tipo di eventi che mescolava insieme l’elasticità dei social, con l’inevitabile abbattimento dei costi e l’evento live, con ospiti fisicamente presenti.

Chi sono i partecipanti agli eventi ibridi

I partecipanti di questo tipo di eventi sono relatori in carne e ossa, che si presentano direttamente nella location in questione. Poi ci sono ospiti in collegamento e due tipi di pubblico.

Il pubblico composto dagli individui che si collegano ad un piattaforma da remoto e i POD.

I POD sono gruppi di persone che si collegano all’evento da altre sedi, attraverso internet. Questi gruppi di persone si trovano insieme in una stessa sede, e questa caratteristica li distingue dall’utente singolo.

Quali sono i vantaggi per questo tipo di eventi?

Gli eventi ibridi hanno lo stesso grande vantaggio che ha l’evento in streaming, quello di portare un numero superiore di partecipanti agli eventi, rispetto alla totalità di quanti avrebbero realmente potuto partecipare ad un evento fisico.

Questi eventi possono abbattere le distanze e raggiungere persone distanti chilometri, dall’Italia agli Usa, e in tutto il mondo.

Aumento di visibilità ed engagement

Questo importante vantaggio ne traina a sua volta un’altro, ossia il possibile aumento dell’engagement, ai canali social e al sito internet ufficiale.

La differenza con gli eventi in streaming sta nel fatto che attraverso l’hybrid event si può avere una maggiore sensazione di partecipazione reale e di coinvolgimento pieno all’evento.

Questo permette quindi di dare una dimensione più realistica di cosa significa partecipare ad un determinato evento.

Secondo Stefania Conti Vecchi, una delle massime esperte italiane nel campo; gli eventi ibridi sono una sorta di coadiuvante dell’evento live, perché:

ti fa raggiungere persone che altrimenti non avrebbero partecipato, dando loro il massimo dell’esperienza possibile

Intervista a Stefania Conti Vecchi, da Evento Ibrido su Italiaconvention.it

In sostanza secondo la Conti Vecchi, rispetto all’evento in streaming l’evento ibrido coinvolge di più e soprattutto funge da richiamo per un pubblico che ha perso l’abitudine a raggiungere fisicamente gli eventi.

Sensazione di vicinanza

Con gli eventi ibridi è possibile creare delle stanze virtuali per permettere ai partecipanti di vedersi durante un evento e interagire fra loro, anche se non sono fisicamente nello stesso posto.

Costi ridotti

I costi, inoltre, sono notevolmente inferiori rispetto all’evento live, pertanto può essere organizzato anche nei momenti meno favorevoli di un’azienda.

Quali svantaggi hanno?

Purtroppo, come tutte le belle novità, anche gli eventi ibridi hanno dei pro e dei contro. Vediamoli punto per punto.

Pregiudizi delle aziende

Molte aziende tendono ad avere dei pregiudizi sugli eventi ibridi, ritenendoli molto complicati sul piano organizzativo, e anche molto costosi.

Questo pregiudizio è legato all’uso obbligatorio della tecnologia, senza la quale sarebbe impossibile portare avanti un evento per metà digitale.

In realtà l’unica tecnologia realmente importante che serve a organizzare e gestire questi eventi è una buona connessione internet ad alta velocità!

Gli altri materiali tecnologici non sono diversi da quelli che si utilizzano normalmente per gli eventi in streaming: telecamere, microfoni, personale tecnico qualificato, moderatori, piattaforma per trasmettere in diretta.

Poi, bisogna aggiungere i costi di una location di piccole dimensioni e un budget di spesa riservato alla logistica, per i pochi relatori che dovranno essere presenti fisicamente.

Questi costi però, risultano essere sensibilmente inferiori rispetto a quelli che si avrebbero da un evento live, data la dimensione modesta della location (se si devono ospitare solo pochi relatori la capienza sarà minima, e così i servizi di confort), è chiaro che il prezzo sarà notevolmente ridotto.

Stessa cosa per il personale; saranno necessari pochi tecnici e non occorreranno steward e hostess.

Le spese di logistica saranno calcolate per pochissimi partecipanti e se, si sfrutta la possibilità di collegamento streaming durante l’evento, si potrà avere un collegamento con i relatori più lontani, organizzando la partecipazione live solo per i più vicini.

Esperienze e networking

Certamente, l’azienda che decide di organizzare e gestire eventi ibridi deve avere ben chiari i propri obiettivi, e sapere che gli effetti di questo tipo di eventi è molto diverso dagli eventi live.

Se un’azienda punta a colpire al livello esperienziale ed emozionale i propri clienti, creando con essi un rapporto diretto, è chiaro che organizzare un hybrid event non può offrire le stesse garanzie di un evento live.

Il networking e le emozioni che si potranno avere da un evento live non possono essere riproposte durante un evento ibrido.

Questi eventi possono offrire un’esperienza abbastanza vicina a quella degli eventi live, ma purtroppo esiste sempre la distanza fisica.

Gli eventi ibridi possono includere happening di tipo esperienziale come il testing, dove i campioni dei prodotti vengono inviati a casa dei partecipanti iscritti all’evento, per poi essere provati in diretta.

Tuttavia, anche questi hybrid event risentono sempre di una certa distanza, dove emerge la rinuncia al contatto diretto fra clienti e organizzatori.

Conclusioni

Gli eventi ibridi sono un’altra grande meta della tecnologia contemporanea e possono rappresentare una buona alternativa agli eventi in streaming, poiché smussano le distanze fra i partecipanti, e offrono un maggior grado di coinvolgimento rispetto alla diretta online.

Offrono diversi vantaggi dal punto di vista economico e organizzativo, e aiutano a incrementare l’engagement attraverso i canali online dell’azienda, creando molta visibilità.

Ricorda, però, che l’evento ibrido non può in nessun caso sostituire gli eventi dal vivo. Se vuoi organizzare un evento che offra una vera emozione ai partecipanti, devi necessariamente indirizzarti verso l’evento dal vivo.

Se vuoi la consulenza o l’aiuto di un esperto nel campo degli eventi contattami; sarò lieto di aiutarti.

Segui il mio blog per altre info.

Alla prossima.

Condividi questo post

Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su email

Servizi

Organizzazione Eventi

Project Consultant

Gestione del Budget

Aggiungi qui il testo dell'intestazione