hostess e promoter

Hostess e promoter: chi sono e cosa fanno negli eventi?

Quante volte hai dovuto rinunciare a una grossa parte di lavoro in ufficio, perché il tuo collaboratore più efficiente si trovava dietro a uno stand in fiera? Ti sei mai chiesto quanto sarebbe stato più vantaggioso mandarci delle hostess e promoter specializzate?

La hostess è una figura legata al campo del marketing esperienziale. Un figura perfetta per promuovere il tuo stand in fiera o per accogliere gli ospiti al tuo evento.

Dopo aver scritto sul field marketing, e averti parlato di come si organizza un evento in fiera, voglio presentarti la figura della hostess per eventi.

Voglio aiutarti a valorizzare il lavoro di questa figura che può apportare notevoli vantaggi alla brand awareness della tua azienda.

Se vuoi scoprire come sfruttare un hostess per il tuo prossimo evento, resta incollato a questo articolo!

Iniziamo con il chiarire le caratteristiche principali delle promoter.

Hostess e promoter: chi sono e che ruolo hanno?

hostess

Le hostess sono figure addette al customer care negli eventi itineranti; spesso reclutate negli specifici stand promozionali.

Solitamente sono ruoli professionali ricoperti da giovani ragazze o ragazzi, con caratteristiche specifiche:

  • Bella presenza
  • buona proprietà di linguaggio
  • conoscenza delle lingue straniere
  • spiccate doti relazionali
  • cortesia e disponibilità
  • versatilità
  • capacità organizzativa
  • problem solving

Soffermiamoci un attimo, sul primo punto: sfatiamo il mito della presenza fisica impeccabile.

Naturalmente le tue promoter (o i tuoi, se sono ragazzi) non dovranno essere top model.

Con il termine bella presenza s’intende l’insieme delle caratteristiche estetiche e comportamentali che costituiscono una persona gradevole e dai modi garbati.

Le hostess sono vere e proprie brand ambassador di un’azienda, le quali devono avere le doti necessarie per comunicare con i potenziali clienti. Devono garantire l’immagine dell’impresa.

Non a caso, le hostess possono essere chiamate anche ragazze immagine.

Promoter: il significato della parola rivela la professione

Già, dai termini che designano questo ruolo si può dedurre i compiti delle promoter. La parola promoter significa, appunto, “promotore”; colui ( o colei) che promuove. Mentre il significato del sinonimo hostess, più frequentemente utilizzato in ambito di volo, è ospite.

Le hostess e promoter sono, quindi, figure addette alla promozione del brand aziendale, e in particolare, di specifici prodotti o servizi dell’azienda.

Ma nel concreto cosa fa una promoter? Quali sono le sue mansioni nei vari casi specifici?

Lavorare come hostess

yamamay

Abbiamo accennato che gli ambiti in cui può essere impiegata una hostess sono davvero molti; ed è per questo che sono necessarie molte competenze che devono essere in possesso di questi professionisti.

Nello specifico le hostess e promoter possono essere impiegate in:

  • stand fieristici
  • stand promozionali nei supermercati e nei centri commerciali
  • eventi congressuali

Promoter in fiere

Le promoter per le fiere sono disponibili a viaggiare sia nel paese di residenza, sia all’estero, con le modalità contrattuali previste dall’azienda.

Solitamente negli eventi fieristici i periodi di lavoro per un evento possono variare da un week – end a un’intera settimana.

Gli orari di lavoro solitamente sono full time, ma tutto dipende dai permessi e gli orari dello stand o se si gestisce il lavoro a turni.

Quando si assume del personale per un evento fieristico, solitamente si prediligono i team promoter, dove sono disponibili diverse risorse. All’interno dei team ci sono team leader capaci di istruire e motivare il gruppo, distribuendo orari e mansioni.

Le mansioni principali sono:

  • attirare l’attenzione dei visitatori
  • fornire e gestire il materiale informativo
  • rendersi disponibili per informazioni e chiarimenti
  • gestire e fornire i gadget
  • compilazione di un report di andamento a fine giornata
  • montare, organizzare e smontare lo stand

Hostess e promoter per stand promozionali

Anche in questo tipo di attività le hostess e promoter si rendono disponibili a viaggiare, anche se solitamente, al contrario delle fiere, gli spostamenti avvengono principalmente nel paese di residenza.

Gli stand promozionali sono elementi importanti per le campagne promozionali dei prodotti o dei servizi di un’azienda. E sono parte essenziale del field marketing.

Le hostess che lavorano negli stand sono collocate nei vari punti strategici per il passaggio del target d’interesse.

Ad esempio promoter che promuovono le nuove performance di una carta di credito, allestiranno uno stand in zona aeroporto, all’entrata della banca interessata o verranno collocate all’interno dei centri commerciali.

Gli orari di lavoro di questo tipo di personale può essere gestito con orario verticale, ossia: continuato per un intero week end; oppure orizzontale: tutti i giorni con orario part time.

Naturalmente se hai bisogno di una promoter, sarai tu a contrattare con l’agenzia per l’orario più consono alle tue necessità.

Le mansioni di questo tipo sono:

  • Contatto e accoglienza dei clienti potenziali
  • gestione e distribuzione del materiale informativo
  • sampling e dimostrazione
  • compilazione del report a fine giornata

Hostess per eventi

Negli eventi e i congressi, le hostess e promoter sono molto utilizzate per accogliere i clienti all’entrata dell’evento.

In questo tipo di eventi è indispensabile istruire con cura il personale, al fine che sappia fornire tutte le informazioni necessarie ai partecipanti.

Le principali mansioni di queste professioniste in ambito congressuale sono:

  • accoglienza e assistenza clienti: devono saper dare tutte le informazioni necessarie ai vari ospiti sui programmi dell’evento e come saranno strutturate le specifiche giornate.
  • gestione del materiale informativo: devono essere in grado di distribuire e spiegare il materiale informativo e illustrativo redatto per l’evento
  • saper orientare i partecipanti nelle attività di maggior interesse per loro,
  • disponibilità totale per i partecipanti o i relatori dell’evento
  • possibile assistenza agli ospiti durante le attività di svago se programmate. Ad esempio durante un meeting o una convention piuttosto lunga potrebbero essere programmate attività di svago che prevedono spostamenti. In questo caso le promoter dovranno essere preparate a seguire gli ospiti e rendersi disponibili per eventuali esigenze o informazioni.

Se vuoi approfondire le attività di queste figure, ti consiglio questo interessante articolo sulla hostess congressuale, pubblicato sul portale Formazione turismo.

Ora vediamo come fare ad ingaggiare una promoter per eventi.

Il ruolo delle Agenzie di promoter: come trovare il personale adatto

Se stai cominciando a pensare che sia il caso di avvalerti di del personale competente, che si occupi in maniera adeguata del tuo evento devi sapere a chi rivolgerti per reclutare le promoter idonee alle caratteristiche dell’evento.

Esistono delle agenzie specializzate nella formazione e gestione delle hostess e promoter per eventi e fiere.

Queste agenzie sono specializzate nella gestione di ragazze immagine e modelle, oltre alle hostess per eventi.

Solitamente si tratta di agenzie che offrono un alto standard qualitativo, e del personale adeguatamente preparato. Tuttavia, può capitare che molte di queste stesse ragazze si offrano per servizi in ambiti differenti dal solo evento aziendale.

Se vuoi essere sicuro di selezionare del personale specializzato negli eventi aziendali ti consiglio di rivolgerti a chi organizza l’evento.

Solitamente gli organizzatori possono fornire anche ottimo personale fieristico, congressuale e promozionale.

È possibile creare team specializzati per la gestione dell’intero evento, in grado di organizzare il lavoro all’interno del team. Solitamente i team sono provvisti di personale che parla diverse lingue straniere e ha una vasta conoscenza del mondo degli eventi.

Il vantaggio di assumere hostess interne all’organizzazione sta nella riduzione dei costi. Inoltre le promoter avranno una preparazione completa sull’organizzazione dell’intero evento. Potranno, in questo modo, fornire tutte le informazioni necessarie.

Conclusioni

Spero che questo articolo sulle hostess e promoter ti sia stato utile per comprendere tutti i vantaggi che potresti trarre da questa figura.

Le hostess per eventi sono figure molto importanti per gli eventi di field marketing; sono le brand ambassador dell’azienda e sono il tramite fra cliente e azienda.

Sono fondamentali sia nel marketing b2b, sia b2c perché testimoniano la cura che l’azienda ha per il cliente.

Se vuoi essere sicuro di dare valore al tuo evento e all’immagine della azienda, le hostess sono segno di qualità.

Attento, però, a non scegliere frettolosamente chi sarà ad accogliere i tuoi ospiti. Ricorda che le hostess devono saper stare in pubblico e saper comunicare.

Non dimenticare le soft skills di queste figure:

  • propensione alla comunicazione
  • conoscenza delle lingue straniere
  • gestione dello stress
  • spirito di accoglienza
  • cortesia ed empatia
  • buona presenza
  • spirito di sacrificio
  • capacità di lavorare in team
  • iniziativa

Anche se queste caratteristiche non sono di tutti, ci sono ottime promoter che possono portare ottimi risultati alla fine di un evento.

Io e il mio team lavoriamo a contatto con queste figure quasi ogni giorno e posso fornirti personale di grande valore.

Se hai bisogno di una consulenza per l’organizzazione di un evento itinerante, contattami. Sarò in grado di valutare le tue esigenze e fornirti le promoter che fanno al caso tuo.

Hai trovato interessante questo articolo? Continua a seguirmi, farò di tutto per soddisfare le tue curiosità nel campo degli eventi.

Alla prossima!

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