kick off meeting

kick off meeting: come organizzarne uno senza errori

Il kick off meeting è molto utilizzato dalle aziende per definire i punti più importanti dei nuovi progetti; e per fare il punto della situazione dopo un lungo periodo di vacanza.

Se vuoi essere sicuro che il tuo prossimo evento (di qualunque tipo sia) non sia penalizzato dalla mancanza di organizzazione, segui questo articolo!

Avviare un nuovo progetto non è facilissimo, le cose a cui pensare sono tante; per questo è necessaria una riunione operativa di progetto: ossia, un incontro con tutte le parti che partecipano alla realizzazione della nuova iniziativa, per definire i dettagli fra le varie parti.

il kick off meeting permette di confrontare idee e dubbi sul progetto; trovare soluzioni utili ai potenziali problemi, al fine di limitare gli errori.

Starai pensando che questa riunione non ha nulla di diverso rispetto ai classici meeting aziendali, ma non è proprio così.

Si tratta del calcio d’inizio di un nuovo progetto, la prima riunione che dà il via al project plan.

Vediamo meglio di cosa si tratta e come si può organizzare.

Kick off meeting traduzione e significato

kick off meeting presentazione
Group of diverse people having a business meeting

Questa parola anglosassone significa letteralmente “Calcio d’inizio del meeting”.

Come ti ho precisato poco più su, infatti, il kick off meeting è un incontro che anticipa l’avviarsi di un progetto di grandi dimensioni, dove sono implicate molte risorse.

Si organizza quando si è definitivamente avviato un progetto e si devono definire alcuni particolari importanti, come:

  • La presentazione generale di tutte le risorse
  • Assicurarsi che tutti abbiano capito qual è il loro ruolo, con annesse responsabilità
  • i tempi e le strategie

E questi sono solo alcuni punti su cui si discute durante la riunione operativa di progetto.

Nelle realtà molto grandi, può capitare che non tutte le risorse siano in grado di partecipare. In questo caso si opta per una conferenza online, che deve essere seguita da tutte le risorse.

È importante che tutti comprendano l’importanza di questa riunione per poter avviare il nuovo proggetto.

Detto ciò, vediamo come si struttura una riunione di questo tipo e cosa deve comunicare per essere efficace.

Struttura del calcio d’inizio di un meeting

presentazione deliverables

Premettiamo che il kick off meeting ha durata variabile a seconda della difficoltà dell’evento in questione. Quindi può durare dalle 4 ore ad un’intera giornata, se è necessario.

Ora vediamo come organizzare bene il meeting. Qui troverai i punti principali per strutturare il meeting nel migliore dei modi.

1. Introduzione del progetto e dei componenti

Un buon kick off meeting inizia sempre con la fase introduttiva; ti prego di non sottovalutarla, perché al contrario di ciò che potrebbe sembrare si tratta di una fase abbastanza importante.

È il momento in cui si presentano tutti i membri del progetto e se ne introducono le dinamiche:

  • project manager
  • componenti del progetto
  • agenda dell’incontro ( project carter)

In questa fase si cerca di riassumere i contenuti del project carter, definendo lo scopo del progetto e i rischi eventuali.

Si cerca anche di fare luce sui ruoli e le responsabilità di ognuno: sia del team interno al progetto, sia dei clienti, sia degli stakeholder.

3. Deliverables e obiettivi

Questa è la parte più importante, poiché si chiariscono obiettivi e risultati attesi. È buona norma illustrare questi punti attraverso una Work breakdown structure (wbs); si tratta della produzione di un grafico strutturato per rappresentare la scomposizione del lavoro da svolgere per ottenere i vari risultati prefissati.

4. Vincoli di progetto

Il kick off meeting project managment illustra anche i vincoli di progetto a cui si va in contro, rilevati nelle analisi precedenti. Sono fondamentale per non sbagiare l’approccio e la gestione del progetto.

5. Tempistiche e strategie a breve termine

In questa fase si chiariscono sopratutto le strategie per ottenere i risultati nelle tempistiche definite in precedenza. Si devono supportare componenti nella scelta di un piano a breve termine nelle differenti mansioni.

6.Key performance indicator

Nel Kick off meeting è importante definire gli indicatori di musurazione delle performance, al fine che tutti i componenti sappiano come vengono misurate le performace di ogni fase del progetto, e di tutto il lavoro complessivo.

Per misurare i KPI di un progetto ci sono diverse tecniche. Se vuoi approfondire ti rimando a questa interessante guida di Valentino Mea, sui key performance indicator.

Kick off meeting templete

Ora voglio prepararti una lista dei consigli da seguire al fine che anche il tuo kick off meeting possa andare a buon fine.

  • Assicurati che tutti i membri del meeting abbiano ben chiaro il progetto del kick off; dai il tempo necessario per studiarlo, così che tutti siano preparati ad affrontarlo nel modo giusto.
  • Non sprecare il tempo durante la riunione: cerca di arrivare subito ai punti salienti che hai pianificato nel project carter del kickoff
  • Individua subito le priorità negli interessi del cliente
  • Definisci i limiti del progetto nelle varie fasi, e cerca di capire cosa è necessario fare in ogni fase.
  • Focalizza i punti più importanti che affronti durante la lavorazione del progetto: le milestones.
  • Non dimenticare di far presente il budget a disposizione.
  • Il kick off meeting si organizza con lo scopo di migliorare la struttura e il rendimento del progetto, quindi ricorda sempre che alla fine della riunione dovrai apportare delle modifiche vantaggiose al project plan iniziale. Se non hai gli elementi per farlo, significa che non sei riuscito ad ottenere dei buoni risultati.

Conclusioni

La riunione operativa di progetto è una fase importante per il calcio d’inizio di un evento. In particolare nelle piccole start up dove ci sono professionisti collaboratori provenienti da vari settori.

In questo caso è grazie l kickoff che si definiscono tutte le fasi nella maniera giusta, cercando d’intervenire nella maniera approfondita in ognuna di queste e migliorando il progetto di partenza.

Io personalmente mi avvalgo spesso di questo strumento prima di partire con il management di un evento; ritengo che sia nell’interesse del cliente conoscere i vari componenti del team di un progetto e definirne le modalità di lavoro, così come ascoltare l’approccio generale.

Se hai bisogno d’aiuto per pianificare un evento puoi contattarmi per una consulenza gratuita. Ti rispondero nel più breve tempo possibile per fornirti tutte le informazioni che possono esserti utili.

Intanto ti saluto e ti aspetto al mio prossimo articolo!

See you soon.

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