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Organizzare un evento: manager o agenzia?

Agenzia eventi o project coordinator? Se vuoi organizzare un evento che incida davvero sulla crescita del tuo brand, scegli con cura a chi affidare l’incarico!

Per organizzare un happening aziendale ci vuole molto impegno; gli imprevisti possono essere all’ordine del giorno e  a volte possono rallentare parecchio i lavori in corso.

In questi casi devi assicurarti che l’organizzazione sia pronta ad ascoltare ogni tua necessità, e sappia risolvere i problemi in maniera tempestiva.

Tutto deve essere calcolato. Per questo  diventa fondamentale affidarsi ad un professionista che possa rilevare i piccoli problemi prima che siano irrisolvibili.

Comunemente si pensa che le grandi agenzie di comunicazione, composte da grossi team di professionisti siano in grado d occuparsi dell’evento molto bene, ma non è sempre così.

Dipende molto dalla difficoltà del messaggio che vuoi trasmettere attraverso l’evento; mi spiego meglio:

Se l’evento che stai organizzando esprime una parte importante della tua comunicazione può essere fondamentale avere al tuo fianco uno specialista che può seguirti da vicino, rendendosi sempre reperibile.

Molto spesso le agenzie hanno diversi progetti, e non possono seguire tutte le necessità dei loro clienti.

Ma tu hai ben presente le fasi dell’organizzazione di un evento? Riesci ad immaginare la difficoltà?

Come organizzare un evento: tutte le dinamiche

organizzare evento

Come sai, realizzare un evento, può essere molto complesso; comunicare bene i messaggi che vogliamo trasmettere non è sempre facile. A volte si rischia di tralasciare alcuni dettagli che possono sembrare meno importanti, ma che risultano fondamentali per l’immagine aziendale.

Ecco perché devi affiancarti dei professionisti capaci di supportare ogni fase del tuo progetto. Vediamole una per una.

1. Definire il Budget

La prima cosa che devi fare per realizzare correttamente un evento è calcolare il budget che hai a disposizione, e come sai quando si parla di spese non si può sgarrare. Il tuo budget aziendale è calcolato sulla base di uscite preventivate che dovranno essere bilanciate da determinate entrate.

Per realizzare il tuo evento dovrai avere ben chiara la spesa che puoi spendere e dovrai cercare di non eccedere in alcun modo.

Una spesa extra andrà a recuperare risorse già calcolate come spese di sviluppo di altri settori, creando confusioni nel documento di budget e grosse conseguenze per lo sviluppo dell’azienda.

Per calcolare la spesa giusta dovrai fare un’analisi accurata, e scegliere un esperto nella gestione delle spese per eventi, che possa monitorarle costantemente.

2. Monitorare il budget

Il budget è un elemento che va costantemente monitorato. Durante la fase di realizzazione si devono tenere sottocontrollo le spese e si devono evitare spiacevoli extra budget che, come ti ho precisato, possono rappresentare un problema per l’azienda.

3. Definire il progetto in base agli obiettivi

Focalizzare gli obiettivi è uno dei primi passi da fare per mettere insieme un’idea. Quando decidi che la tua forma di comunicazione è organizzare un evento, vuol dire che hai ben chiari i tuoi obiettivi.

In ogni caso dovranno avere un ruolo di prima importanza nel concept del tuo evento, perché tutto il messaggio dovrà essere sviluppato in funzione degli obiettivi da raggiungere.

In questa fase devi assicurarti che il tuo event manager abbia capito cosa vuoi ottenere e sappia definire il concept più adatto alle tue esigenze.

Lo sviluppatore del progetto dovrà avere una buona empatia all’ascolto e tutto il tempo necessario per definire il concept in ogni minima parte, senza sottovalutare le eventuali problematiche.

4. Scegliere location e fornitori

Quando pensi a definire il tuo evento, devi anche saper scegliere una location che sappia valorizzarlo. Ci sono diverse cose che devi tenere presente:

  • Luogo; favorisce l’afflusso del tuo target? È facilmente raggiungibile?
  • servizi; quali ha? il personale si rende disponibile a supportare gli event planner?
  • Qualità-prezzo; il perzzo vale la qualità della location nel suo complesso? (luogo, servizi, design, comfort)
  • Comfort; sono importanti per permettere ai tuoi ospiti di rilassarsi durante le pause

Non sottovalutare i fornitori: ogni iniziativa ha bisogno di determinate attrezzature funzionali all’evento, e può necessitare di allestimenti particolari.

Trovare i fornitori può essere semplice ma anche complesso, dipende molto dai riferimenti che hai e da quanti eventi hai organizzato.

5. Ottenere i permessi per organizzare un evento

ottenere i permessi per organizzare evento

A parte qualche eccezione, quasi tutti gli eventi hanno bisogno di permessi di vario tipo: allestimento, volume, musica utilizzata, e altro.

È fondamentale che gli organizzatori sappiano calcolare e rispettare le tempistiche, e in certi casi fare la giusta pressione.

Ricorda che anche negli eventi all’aperto il luogo è molto importante e se non riesci ad avere l’autorizzazione comunale per la data fissata, potrebbe incidere pesantemente sulla realizzazione dell’evento.

6. Scegliere il catering

Quasi tutti glie eventi aziendali ospitano il catering per il buffet e organizzano il rinfresco. Questa accortezza determina la cura e il peso che si vuole dare agli ospiti, influenzando in qualche modo lo stile dell’iniziativa.

L’intervento del catering dovrà essere coordinato con le tempistiche dell’evento al fine di renderlo piacevole e funzionale.

7. Monitorare l’evento

Tutte le fasi dell’evento hanno bisogno di essere costantemente monitorate, al fine di raggiungere gli obiettivi sperati.

Inoltre è necessario che l’event manager sia in grado di monitorare l’andamento dell’intero evento, in maniera costante.

È necessario assicurarsi che venga rispettato il concept e non ci siano lamentele dai partecipanti.

L’utilità di un project coordinator

Siamo arrivati al punto cruciale del nostro argomento.

Per organizzare un buon evento è meglio scegliere un agenzia eventi o un project coordinator?

Se non hai ben chiara la differenza ti spiego subito cosa intendo.

Come sai nel mondo dell’event management esistono molte figure professionali, fondamentali per portare avanti la realizzazione di un evento.

Questi professionisti lavorano sotto agenzie specializzate o scelgono la via dei liberi professionisti.

Se ti dicessi che nel mezzo di questa realtà ce n’è una più flessibile? Ci crederesti?

Ti sto parlando di un contesto che mi riguarda da vicino. Il mio lavoro si potrebbe identificare al meglio con quello del project coordinator o event coordinator; ossia un event manager che non lavora totalmente in proprio ma non fa parte di un’agenzia.

La mia è una figura che sta emergendo a poco a poco ma che si sta facendo strada velocemente nel mondo dell’event management.

Cercherò di spiegarti in modo semplice in cosa consiste: sostanzialmente il project coordinator organizza eventi per le piccole e le grandi realtà, come un’agenzia di organizzazione eventi.

La differenza è che mentre l’event manager di un’agenzia è a capo di un contesto lavorativo ben preciso, il project coordinator non lavora sempre con lo stesso team,  ma collabora con diversi professionisti.

I vantaggi di orgnizzare l’evento con il coordinator

Questa caratteristica gli permette diversi vantaggi:

  • flessibilità
  • variabilità del personale rispetto al numero e alle competenze
  • tempo; essendo un lavoro che si basa sulla partnership, ha la possibilità di scegliere quali lavori gestire e dedicarsi anche ad un unico progetto se particolarmente impegnativo.

Inoltre l’event coordinator può interloquire direttamente con il general manager dell’azienda, rendendo la comunicazione più semplice e più elastica.

Perché il project coordinator è più funzionale dell’agenzia

Se analizi i tre punti che ti ho elencato noti subito una cosa importante: il project coordinator è molto vicino al cliente.

Questo gli permette una maggiore empatia con ciò che desidera, e una più profonda comprensione degli obiettivi. L’event coordinator può prendersi tutto il tempo necessario per analizzare la mission dell’azienda cliente e la sua politica di brand.

È un punto molto importante per organizzare un evento in linea con gli obiettivi, pensandolo come strategia di marketing  aziendale. Attraverso l’evento si genera interesse e si può fidelizzare i clienti in target.

Ovviamente questi obiettivi  se li pongono anche le agenzie; tuttavia per le grandi realtà è più difficile seguire un cliente da vicino. I progetti da seguire sono molti, e di tutti si devono considerare tempistiche, obiettivi ed eventuali problemi da risolvere.

Affidare l’organizzazione di un evento ad uno specialista capace di scegliere e coordinare i propri team significa avere un monitoraggio costante della situazione, sin dalla fase di progettazione.

Organizzare un evento variando le figure professionali

Abbiamo detto che l’event coordinator può lavorare con diverse figure professionali; questo è uno dei vantaggi più importanti rispetto alle agenzie.

Perché? Avere un team dinamico permette un flusso di lavoro più indirizzato verso i risultati.

Ti faccio un esempio :

Poniamo che tu debba fare una conferenza stampa; avrai bisogno di una location attrezzata di strutture audio ad alta tecnologia.

  • Ti affidi ad un’agenzia eventi; questa necessità verrà rimbalzata al venue manager interno all’azienda che potrebbe non avere le dovute affinità con questo tipo di eventi. Il risultato potrebbe essere una location che non possiede le giuste attrezzature, e si dovrà ricorrere ai fornitori esterni.
  • Ti affidi ad un project coordinator che collabora con diversi professionisti, potrai comunicare il tuo desiderio in maniera più diretta, e ti sarà affiancato un team esperto che abbia dimestichezza con le tecnologie necessarie. Avrai modo di comunicare costantemente con il collaboratore, al fine di monitorare la scelta in prima persona.

Il project coordinator inoltre può monitorare le spese in maniera più agile, è possibile scegliere fornitori facendo una selezione in base alla qualità- prezzo, prediligendo la prima e riducendo il secondo.

Conclusioni

Il tipo di lavoro che svolge un project coordinator è caratterizzato dalla libera scelta. Non avere vincoli legati alla posizione dei collaboratori, gli permette di essere elastico nella scelta del team e dei periodi di collaborazione.

Questo va a beneficio del cliente che può contare sulla massima qualità e sostenere una spesa idonea alle proprie aspettative!

Il project coordinator è imprenditore di se stesso, ma collabora con molte persone, la sua forza è proprio quella di saper coordinare i flussi di lavoro.

Se questa figura t’incuriosisce, sei sul sito giusto. Sono un event coordinator con esperienza pluriennale.

Puoi  avvalerti del mio servizio anche per gestire e supervisionare un progetto in corso.

Se hai una segreteria organizzativa interna con pochi dipendenti e non sei sicuro di farcela da solo, puoi chiedere il mio supporto, saprò gestire i flussi di lavoro, e garantirti la supervisione dell’intero evento dall’inizio alla fine o intervenire nelle parti che ritieni più complicate.

Hai bisogno di organizzare un evento da zero? Non sai come calcolare il budget? Chiedi info e ti darò le risposte che cerchi.

Se vuoi altri aggiornamenti sul mondo dell’event planning ti basta seguire il mio blog!

Io resto qua ad aspettarti!

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