Eventi Aziendali

Organizzazione eventi aziendali: 3 consigli e 3 errori da evitare

L’organizzazione di eventi aziendali è un’impresa che richiede tempo, passione, dedizione e – soprattutto – tanta competenza.

In altri termini, non è un’attività che possa essere relegata al tempo libero o all’improvvisazione: sapere come organizzare un evento costituisce un know-how teorico e pratico di grandissima rilevanza, e proprio per questo motivo sono sempre molto richiesti gli esperti di eventi aziendali originali, meeting di presentazione di prodotti e servizi, incontri con gli stakeholders e altro ancora.

Nella speranza che possa comunque essere utile a tutti coloro che si vogliono cimentare con l’organizzazione di un evento aziendale, di seguito abbiamo voluto riassumere 3 consigli da seguire, e 3 cose da evitare!

Consigli da seguire per organizzare un evento aziendale

Cominciamo dai consigli da seguire per organizzare un evento aziendale.

Fasi preparatorie dell’evento

Il primo suggerimento è quello di non trascurare le fasi preparatorie. Comincia da un briefing approfondito e chiaro, che possa fornire a tutte le figure coinvolte i giusti spunti per poter procedere spediti, senza indugi e senza confusioni.

Budget a disposizione

In secondo luogo, ti consigliamo di predisporre subito un budget ben delineato, evitando di lasciare la decisione di affrontare dei singoli costi, volta per volta. Avere una somma di denaro liberamente spendibile nell’organizzazione dell’evento ti permetterà infatti di comprendere dove puoi spingerti, cosa puoi usare e cosa invece devi accantonare.

Il team giusto

Infine, quale terzo principale consiglio che desideriamo subito condividere con te, non possiamo che sottolineare l’importanza della scelta del giusto team. Una volta che hai stabilito le linee guida del tuo evento, devi infatti coinvolgere le migliori professionalità che potranno darti una mano per poter raggiungere gli obiettivi.

Guai, infatti, a pensare che potrai fare tutto da solo. L’organizzazione di un evento aziendale richiede un elevatissimo numero di interventi, e non tutti potranno essere gestiti in completa autonomia. Meglio invece far sì che siano coinvolge le migliori professionalità nella propria squadra, delegando ai collaboratori quei compiti che ritieni che potranno svolgere al meglio.

In questo modo potrai altresì procedere con le fasi successive con maggiore serenità, evitando di tenere a mente troppe cose!

Cose da NON fare in una organizzazione di eventi aziendali

A questo punto possiamo altresì occuparci degli aspetti da evitare, ovvero di quegli errori piuttosto comuni che vengono replicati nel momento in cui si gestisce un evento aziendale.

Attenzione alla location

Uno dei più diffusi, e gravi, è l’errata scelta della location.

Scegliere il giusto luogo per poter organizzare il proprio evento aziendale è importantissimo, perché permetterà di creare una location congrua con le finalità dell’evento. Cerca di prenderti tutto il tempo necessario, e visita personalmente le location. Domanda preventivi e valuta con l’ausilio di un esperto gli spazi e le atmosfere dedicate, le dimensioni, le eventuali problematiche che potrebbero insorgere e tutti gli elementi che – alla fine – saranno in grado di dirti se starai facendo o meno la scelta più appropriata.

Segui l’evento direttamente

Un altro sbaglio molto grave è quello di non gestire l’evento aziendale mentre si svolge. La preparazione dell’evento è evidentemente una fase importantissima e, se fatta correttamente, ti permetterà anche di poter vivere la fase gestionale con maggiore serenità. Tuttavia, durante il meeting deve essere sempre presente lo staff che si è occupato del planning, per poter gestire efficacemente gli imprevisti, gli errori e le eventuali lamentele di chi è presente.

Cerca riscontri

Infine, quale terza cosa da NON fare se vuoi organizzare un bell’evento aziendale, segnaliamo di non sottovalutare la fase del follow-up. L’evento non “termina” con la sua chiusura, ma deve essere seguito da una serie di riscontri successivi al giorno dell’incontro, al fine di supportare il completamento di tutto il lavoro di engagement che hai avuto modo di fare prima dell’evento stesso.

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