eventi limitati

Scenari della riapertura eventi: riflessione sulle ipotesi per un futuro incerto

Siamo entrati ufficialmente nella fase 2 dell’era covid. Da poche ore hanno riaperto bar, ristoranti e negozi al dettaglio, in una forma ancora lontana da come tutto era stato lasciato. L’annuncio di un possibile ritorno agli eventi dal vivo per il prossimo 15 giugno, sta riscuotendo gli animi degli organizzatori, ma sta ponendo anche molti dubbi sugli scenari della riapertura.

Come sarà il futuro degli eventi live? Su cosa dobbiamo puntare noi organizzatori? Ormai, da tempo, molti di noi stanno cercando delle risposte concrete, a partire da vere e proprie iniziative, spesso in direzione della virtualità.

Dobbiamo ammettere che, in molti casi, il successo è tanto, e l’entusiasmo di tenersi attivi e riscoprire un nuovo modo di organizzare gli eventi, portandoli in casa del pubblico, ci affascina molto.

A mio parere, le riflessioni che dobbiamo fare in questo momento sono:

  • funziona davvero la conversione online?
  • Quali sono i pro e i contro?
  • Stiamo creando qualcosa che resterà nel tempo?
  • È possibile pensare a un futuro dove gli eventi live e gli eventi in streaming coesistono?
  • Questo è l’inizio di un mutamento di forma che è destinato a concludersi con l’effettiva riapertura o sta portando a un lento processo di annientamento degli eventi live?

Tutte queste domande cercano di trovare una risposta a una riflessione che molti di noi stanno facendo sin dall’inizio di questa chiusura: è un bene puntare tutto sugli eventi in streaming? O Dobbiamo dare spazio a diverse forme di eventi (live, streaming, ibrida)?

Scenari della riapertura eventi secondo Simone Ranieri, ospite a “#iltempodiuncaffè”

Da buon organizzatore di eventi, come la maggior parte di noi, ho creato delle alternative agli eventi dal vivo, mentre aspetto (e spero) che tutto ritorni alla normalità (sempre posto che questo sia possibile …).

Ho messo online alcuni format virtuali dove propongo appuntamenti fissi e attività di vario genere; se vuoi informarti sulle mia attività, puoi dare un’occhiata all’articolo dedicato alle attività online.

Una fra le più recenti è #iltempodiuncaffè, una diretta FB in stile radiofonico, dove ospito professionisti legati al settore eventi (e non solo), per parlare degli scenari che stanno attanagliando il futuro dell’organizzazione.

Recentemente ho avuto il piacere di avere in collegamento Simone Ranieri, giovane organizzatore e direttore artistico, che ha alle spalle una lunga carriera. Oggi, anche lui focalizzato sugli eventi online in diversi format.

La nostra conversazione si è focalizzata, soprattutto, sulla forma degli eventi futuri, e su quale sarà il loro destino.

Sollecito chiunque sia interessato all’argomento, di ascoltare la versione integrale della conversazione, tramite il video incorporato o direttamente sulla pagina FB Domenico Marchetti eventi.

Il mondo degli EVENTI non riparte?

Gli EVENTI sono stati i primi ad essere stati sospesi e saranno gli ultimi a ripartire. Ne parlo oggi con Simone Ranieri Event Management con comprovata esperienza nel mondo dell'organizzazione di grandi eventi.

Publiée par Domenico Marchetti Eventi sur Lundi 18 mai 2020

Ma quali sono stati gli esiti della nostra piacevole chiacchierata? Se dovessi riassumere con una parola, purtroppo, dovrei dire l’incertezza.

In una situazione come quella attuale nessuno di noi ha la verità in tasca, e i momenti di confronto servono proprio a ragionare sui possibili sviluppi.

Il focus del nostro incontro è stata la recente notizia della riapertura degli eventi fisici, fissata al 15 giugno, ma con improbabili scenari restrittivi.

Il dubbio principale è sulla funzionalità di un evento live, se organizzato con modalità restrittive, quali:

  • distanziamento sociale
  • numero di posti limitato per il contenimento del contagio

Dati i miei colloqui con i clienti, la prospettiva sembra abbastanza improbabile. Ragioniamo un attimo su quali sono gli obiettivi dei clienti?

  • visibilità
  • aumento dell’engagement
  • attirare l’interesse da parte di alcune categorie di target
  • riposizionamento del brand
  • in alcuni casi entrate (per il break even point)

Obiettivi che potrebbero essere difficili da raggiungere dimezzando il numero dei partecipanti, e mantenendo le distanze sociali.

Secondo Simone, gli scenari della riapertura eventi colpiranno sopratutto l’aspetto economico (introiti, break even point). Tuttavia, non è solo questo uno dei limiti.

Bilancio degli scenari futuri: il meglio e il peggio delle alternative

Gli scenari della riapertura eventi che ci aspettano, dunque, sono due:

  • riapertura live limitata (eventi all’aperto con massimo 1000 partecipanti, eventi al chiuso con massimo 200 persone, distanziamento a un metro)
  • eventi online (streaming, dirette FB, forma ibrida)

Ma quali sono i pro e i contro di questi scenari? Dove dovrebbe investire un’agenzia di organizzazione eventi?

Come ho già anticipato è difficile dirlo, probabilmente bisogna capire cosa sceglieranno i nostri clienti.

Durante la nostra conversazione Simone Ranieri ha chiarito la sua posizione per queste prime settimane di riapertura: un momento per guardarsi in torno e riflettere sulle proprie possibilità, per una maggiore consapevolezza sul da farsi.

Probabilmente è una scelta giusta, tutti noi dobbiamo fare ciò che riteniamo fattibile al momento, mantenendo una certa coerenza con i nostri valori, e intanto guardarci intorno.

Ma intanto, quali sono le prospettive su cui dobbiamo riflettere?

Eventi online (su piattaforme in streaming, dirette social)

Per alcune aziende è fuori discussione l’idea che si possa fare un “evento a metà”, pertanto la soluzione più logica potrebbe essere l’evento in forma streaming. Ma conviene veramente?

Partiamo dagli aspetti positivi, fare eventi online può essere vantaggioso per:

  • abbattimento dei costi
  • aumento dell’engagement
  • abbattimento delle distanze fisiche (si possono creare eventi in Italia, seguiti negli USA)
  • maggior utilizzo degli effetti speciali
  • possibilità di creare format multipli
  • collegamento personalizzato (evento esperienziale per un singolo)
  • permanenza illimitata dell’evento

Una serie di pro parecchio allettanti per molte aziende; ci sono però anche alcuni lati negativi, negli eventi online, che dobbiamo tenere presenti; specie in questo periodo di prova.

Per esempio è essenziale tenere d’occhio il timing, ossia la durata. La durata di un evento online è differente da quella di un evento live, e non solo la durata globale dell’evento, ma tutti i tempi interni sono ben diversi dai tempi di un evento live.

È emblematico, ad esempio, il fatto che uno dei guro più conosciuti nella comunicazione online, Marco Montemagno, abbia, di recente, ammesso in un suo format online (che consiglio) come in passato abbia bucato un evento in streaming per un calcolo sbagliato del timing.

Il format di cui parlo è 4 books; Montemagno si confronta spesso con Paolo Barberis parlando di vari argomenti (rassegna stampa high tech; licenziamenti al lavoro, eventi virtuali, ecc..)

Una conversazione di un po’ di tempo fa si focalizzava proprio sulla trasformazione degli eventi da fisici a virtuali; il confronto mette in luce diverse questioni che è interessante esaminare. Partiamo dai problemi che si possono riscontrare dagli eventi online.

  • timing totale differente
  • tempi interni differenti
  • organizzazione dei contenuti
  • orari per le dirette (quali sono i migliori? Ci sono orari convenzionali standard?)
  • maggiore difficoltà di tenere l’attenzione

Insomma, la mancanza della vicinanza fisica e l’assenza del contesto dell’evento live, non sono le uniche cose penalizzanti per un evento in streaming.

Ad esempio, nell’evento dal vivo per attirare l’attenzione dei partecipanti eravamo abituati a determinate tecniche che non sono idonee per l’evento in streaming.

Stessa cosa si potrebbe dire per l’impostazione dei tempi interni e dei contenuti. La domanda allora è: la conversione di un evento in forma streaming significa solo la scelta di un canale e di un codice diverso o implica un cambiamento totale e necessario della modalità di fare eventi?

Quali saranno gli strumenti più indicati per organizzare un evento che sappia davvero attirare l’interesse dei partecipanti? Quali garanzie potremmo dare noi organizzatori all’azienda cliente?

Anni di lavoro ed esperienza negli eventi fisici potranno essere equiparati alla progettazione di un evento totalmente online?

Scenari della riapertura per eventi live limitati

Secondo le disposizioni del governo gli eventi live si potranno fare a partire dal 15 giugno, ma solo in versione “limitata”. Il limite dei partecipanti varia da 1000 persone se all’aperto a un massimo di soli 200 se si tratta di location al chiuso.

Come ho già precisato, molti imprenditori non vedono di buon occhio l’idea di fare un evento con delle restrizioni di questo tipo, per diverse ragioni; oltre al fatto che, distanziare le persone ad un evento può diventare una grossa responsabilità, e non tutti hanno voglia di rischiare sanzioni!

E poi, ci tocca riflettere su una questione abbastanza fondamentale: qual è il contesto di un evento fisico? L’evento fisico significa solo l’evento?

No, per il pubblico l’evento significa proprio la vicinanza fisica, il contatto della spalla di una persona troppo vicina, la socialità che si crea prima e dopo l’evento, la ritualità di stare insieme fra persone che non si conoscono; fruire di una stessa esperienza e poter scorgere l’interesse o il sorriso negli occhi del vicino.

Decidere di fare un evento fisico significa anche riacquistare una parte di tutto questo, aspetti che con lo streaming si perdono completamente; ma tutto sarebbe comunque vissuto a metà.

Un’idea più interessante potrebbe essere la proposta di eventi itineranti, creare istallazioni mobili, dove sono i partecipanti a seguire l’evento. In questo caso sarebbe più facile assicurare il distanziamento fra persone.

Conclusioni

Questo è il primo di due articoli dedicati agli scenari del presente e del futuro che stanno caratterizzando il mondo degli eventi in questa così detta era Covid.

Ho deciso di analizzare la situazione in due aspetti diversi: in questo primo articolo abbiamo parlato della situazione che si prospetta davanti a noi, dei pro e i contro rispetto alle possibili soluzioni.

Nell’articolo successivo, sul futuro degli eventi, trattiamo nello specifico quali potrebbero essere gli effetti sul pubblico, e cosa mancherà a noi organizzatori del lavoro di squadra. Cercheremo di capire come studiare delle soluzioni vantaggiose.

Segui il blog per restare aggiornato.

Se vuoi organizzare eventi futuri, live o in streaming, contattami per avere informazioni sulla modalità migliore per organizzare il tuo evento, esamineremo insieme la tua situazione, e troveremo la soluzione migliore per te.

Alla prossima!

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