I moderni orizzonti dell’event management prevedono una preferenza netta per piccoli eventi, detti anche small party: ristretto il numero di invitati, per una massima sicurezza e un’organizzazione impeccabile.
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Se ti stai chiedendo qual è l’ultimo trend del settore eventi, ti rispondo subito: sono gli small party. La nuova normalità derivante da una svolta sociale storica, infatti, ci ha spinto ad abituarci a vivere più distanti, preferendo sempre luoghi poco affollati.
Nell’arco degli ultimi tempi, mi è capitato molto spesso di organizzare eventi per piccoli gruppi: per quale motivo gli small party sono sempre più richiesti? Oggi ti parlerò di questa nuovo concept dell’evento, da me sperimentato soprattutto negli ultimi due anni.
Perché e quando dobbiamo prediligere la formula dello small party rispetto all’evento classico? Come organizzare un mini evento in modo che possa essere memorabile, piacevole e sicuro? Scopriamolo insieme in questo articolo!
Innanzitutto, il rispetto delle normative
Una delle motivazioni per le quali gli small party rappresentano un nuovo trend su cui puntare nell’ambito dell’event management? Il frangente normativo. Organizzando un evento in piccolo, infatti, si possono più facilmente evitare gli assembramenti e garantire massima sicurezza a tutti i partecipanti.
Gli ultimi due anni hanno segnato un vero e proprio punto di svolta, in ogni angolo del mondo, per diverse motivazioni e coinvolgendo numerosi aspetti della vita dell’uomo. Innanzitutto, abbiamo dovuto abituarci a nuove regole sanitarie, a convivere con un virus che ha provocato spavento e problematiche in molte regioni d’Italia e in tanti paesi di tutto il mondo.
Nonostante tutto, la mia attività di event management specialist non si è mai fermata: ho saputo cavalcare le novità, sia positive che negative, per progettare eventi di successo. Se vuoi scoprire qualche informazione in più riguardo al mio lavoro, o chiedermi una consulenza, contattami subito compilando il form!
Small party per eventi sicuri e spensierati
Un momento storico che segna un punto di svolta tra la spensieratezza del 2018-2019, e il panico vero e proprio del 2020-2021. Una paura che, fortunatamente, abbiamo ormai imparato a gestire anche grazie ai provvedimenti presi dai governi di tutto il mondo.
Tutti gli aspetti della vita, professionale e privata, sono stati sconvolti: adesso, però, è finalmente arrivato il momento della ripartenza. Non possiamo prescindere dalle nuove norme legate alla sicurezza sanitaria.
Gestire una folla di persone, facendo in modo che ognuno indossi la mascherina e stia abbastanza distante dagli altri, diventa uno sforzo sovrumano (sia in termini fisici che psicologici). La formula dello small party vince tutti questi sforzi, assecondando inoltre l’esigenza di coloro che sono ormai disabituati a essere circondati da molte persone.
Quali sono i vantaggi degli small party?
Gli small party sono, quindi, molto più sicuri rispetto all’evento classico. I vantaggi impareggiabili sono, in breve:
- massima sicurezza per tutti i partecipanti;
- offrire una formula di intrattenimento ben strutturata, sulla base del target dell’evento;
- possibilità di focalizzare meglio l’attenzione sul singolo, senza lasciare nulla al caso. Un vantaggio che permette di ottenere un maggiore ritorno emotivo da parte dell’utente, che si sentirà sia coccolato che sicuro. Gli small party hanno maggiori probabilità di diventare eventi di successo proprio perché è possibile concentrarsi meglio sulle esigenze degli ospiti, che quindi potranno usufruire di un’attenzione difficile da garantire durante eventi più grandi;
- opportunità di snellire il processo organizzativo;
- risparmio dal punto di vista del budget, delle tempistiche e delle risorse necessarie;
- meno limitazioni per quanto riguarda la scelta della location;
- possibilità di declinare la formula del mini party anche per un evento corporate, per feste private oppure per un evento culturale;
- garanzia di intrattenimento in presenza, in modo da soddisfare le necessità di chi ama la movida e non ha più voglia di vivere eventi solo online.
Gli elementi che non possono mancare
Nonostante negli ultimi tempi il settore degli eventi stia ripartendo, le formule proposte non possono prescindere dall’esigenza di trasmettere ai partecipanti un senso di sicurezza. Per questo, il nuovo trend del momento sono gli small party: veri e propri eventi in piccolo, con pochi invitati, selezionatissimi.
Cosa distingue i piccoli eventi rispetto alle organizzazioni più importanti? In prima battuta, sicuramente i numeri. Uno small party si contraddistingue per una limitata presenza di persone: pochi invitati, in modo che tutti possano vivere serenamente il momento e in sicurezza.
Ma quali sono gli elementi che trasformano uno small party in un evento di successo? Vediamoli tutti.
Il catering
Innanzitutto, mettiamoci nei panni dell’event project manager. Una delle primissime cose a cui pensare quando si sta organizzando un evento è il catering. Nel caso degli small party, il discorso food & wine diventa molto più flessibile.
Trattandosi di un ristretto numero di partecipanti, si può addirittura evitare di intaccare il budget preferendo fornitori molto onerosi. Spesso, infatti, può bastare la formula delivery: una scelta easy e versatile che permette di scegliere anche ristoranti modesti, dalle possibilità logistiche basic.
L’importante è che non si creino intoppi: è bene sempre organizzare il servizio di consegna con largo anticipo. Un altro consiglio riguardo il food & wine: il piccolo evento consente di investire ancora più attenzione rispetto a quei dettagli che fanno la differenza. La presentazione, l’impiattamento, il design del cibo rappresentano una delle forme di comunicazione del concept più efficaci e determinanti, nell’ambito dell’organizzazione degli eventi.
La location
Generalmente, per gli small party la scelta della location diventa decisamente semplificata. Non dovendo cercare un luogo molto ampio o particolarmente attrezzato, visto il numero limitato di partecipanti, si avrà maggiore possibilità di scelta.
Un piccolo evento può svolgersi praticamente ovunque: non occorrono spazi particolari, l’importante è che l’ambiente venga preparato in modo che rispetti le normative vigenti. Una tendenza molto apprezzata per quanto riguarda gli small party? Le location all’aperto, o un mix tra indoor/outdoor.
Una terrazza panoramica, oppure il bordo piscina, un giardino di dimensioni modeste, una veranda e, perché no, una sala ristorante adeguata al numero degli invitati: per gli small party puoi pensare a location che per gli eventi in grande dovresti escludere.
Una tematica
Per rendere l’evento esclusivo e unico, ti consigliamo di scegliere un tema particolare. Un racconto, una finalità, un fattore di engagement. Maschere, mascherine, un dress code specifico: tanti possono essere gli spunti vincenti che renderanno il piccolo evento ancor più coinvolgente e originale!
Gli allestimenti
Importantissimo: non bisogna pensare che organizzare un evento in piccolo voglia dire poter lasciare determinati aspetti al caso. Anzi! Gli small party richiedono molta più attenzione, per quel che riguarda l’allestimento e la proposta di intrattenimento.
Per l’organizzazione di eventi aziendali, privati o culturali in piccolo, è fondamentale presentare una vera e propria scenografia. Quindi, scegli allestimenti curati nel dettaglio, decorazioni in tema e che rispecchino il concept. Potresti aggiungere anche un angolo dedicato alle fotografie: questo renderà il tuo piccolo evento social friendly, di modo che il concept cui si ispira possa arrivare anche a coloro che non hanno potuto partecipare.
Un po’ di sana tecnologia
Il settore dell’event management, come tutti gli altri, non può più prescindere dall’utilizzo della tecnologia. Per gli small party basterà creare un bell’effetto scenografico sfruttando il potenziale del light design, del projection mapping oppure, perché no, la realtà aumentata.
Small party per l’organizzazione di eventi aziendali
Il trambusto e la vivacità delle masse sembrano, ormai, un trend superato. Stiamo ancora subendo le influenze del Covid-19: un evento che ha sconvolto le vite di tutti, che ci ha costretti a modificare la nostra interpretazione di socialità.
Per l’organizzazione di sfilate di moda selezionate, cene a tema, meeting aziendali, feste di compleanno, di laurea o di pensionamento, la nuova frontiera dell’event management è certamente lo small party. Questa formula è molto efficace e sicura per chi vuole organizzare un evento corporate, oppure privato o anche un evento culturale, che garantisca la partecipazione in presenza.
Seguendo i miei consigli riuscirai a rendere il tuo small party estremamente divertente, creativo e suggestivo. La tua mini festa non avrà nulla da invidiare al classico evento con centinaia di persone: ovviamente, questo vale anche per i matrimoni e altre cerimonie speciali.
Se vuoi qualche idea alternativa per organizzare una bella festa di pensionamento, allora leggi anche l’approfondimento a questo link. Contattami per maggiori informazioni riguardo l’organizzazione di eventi aziendali, siano essi big o small party: chiama oppure scrivi una mail.