Eventi virtuali: sai davvero cosa sono?

In epoca di distanziamento sociale, gli eventi virtuali sono diventati una irrinunciabile strumento di comunicazione e di partecipazione in ambito aziendale, ai quali è oggi giorno difficile fare a meno.

Tuttavia, anche al di là del particolare contesto nel quale viviamo e operiamo quotidianamente, gli eventi virtuali possono garantire degli importanti valori aggiunti in termini di coinvolgimento, efficacia, economicità e soddisfazione.

Insomma, quanto basta per rompere ogni indugio e iniziare a occuparsi di queste iniziative, sempre più diffuse e conosciute.

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Eventi virtuali, un mondo da scoprire e sfruttare

Un evento virtuale è – come suggerisce il suo stesso nome – un evento che viene organizzato in ambito digitale, online, e dunque in grado di superare gli ostacoli e i limiti tipici degli eventi on-site. Un’esperienza virtuale, facilmente personalizzabile sulla base delle esigenze del cliente,  e in grado di coinvolgere i partecipanti all’interno di un’esperienza immersiva che potrà essere completamente ritagliata su misura delle proprie finalità.

Insomma, l’evento virtuale è esattamente tutto ciò che vorresti fosse organizzato per la tua azienda: che si tratti della presentazione di un prodotto o della condivisione dei risultati tra i vari membri di un team, che si tratti del lancio di un servizio particolarmente innovativo o di un panel per la clientela, l’evento virtuale sarà in grado di soddisfare ogni finalità nel modo più efficiente ed efficace.

I vantaggi di un evento virtuale: perché organizzarne uno?

Ma per quale motivo l’evento virtuale dovrebbe essere preferito a un evento on-site? Quali sono i vantaggi tipici di un evento virtuale, che dovresti prendere in considerazione e dovresti massimizzare mediante la migliore personalizzazione di tale iniziativa business?

Naturalmente, i benefici di un evento virtuale sono davvero numerosi, e molti di essi dipendono dalla natura stessa e dalle caratteristiche dell’evento.

Tuttavia, abbiamo comunque voluto schematizzare quelli che, a giudizio del nostro team – da anni impegnato nella predisposizione di simili iniziative – sono i vantaggi comuni a tutti gli eventi virtuali (anche al tuo!).

Rispetto delle norme

Il primo vantaggio dell’evento virtuale è purtroppo calabile nell’attuale contesto pandemico. Le norme sul distanziamento sociale e il divieto di assembramenti impediscono agli organizzatori di pianificare degli eventi in cui siano presenti tante persone più o meno ravvicinate.

In tale scenario, è evidente che l’evento virtuale può costituire una soluzione ideale (a volte, l’unica!), permettendo all’azienda o ad altro promotore dell’evento di poter raggiungere gli stessi risultati che avrebbe potuto conseguire mediante la predisposizione di un evento on-site, ma senza le limitazioni e gli ostacoli tipici dell’evento “fisico”.

Comunicare in video non è assolutamente cosa semplice, Maurizio Zamboni ci fornisce qualche consiglio utile da applicare subito!

Sostenibilità ambientale

Che si tratti di un inquinamento diretto, come quello che viene realizzato andando ad allestire i palchi o le strutture nelle quali si terranno le iniziative on-site, o indiretto, come quello che viene prodotto dall’utilizzo dei mezzi di trasporto che i partecipanti utilizzeranno per potersi recare nel luogo dell’appuntamento, una cosa è certa: l’evento on-site è difficilmente caratterizzato da un impatto ambientale zero.

Con l’evento virtuale, invece, si consegue una soluzione ottimale sotto il profilo della sostenibilità ambientale, poiché saranno tagliati tutti gli impatti tipici dell’evento on-site, a beneficio dell’ambiente.

Nessun limite di presenze

Evidentemente, organizzare un evento virtuale non esporrà l’organizzatore ad alcun limite di presenze, come invece le normative o le semplici disponibilità di spazio impongono per gli eventi on-site.

L’azienda potrà dunque ospitare tutti i partecipanti che desidera, siano essi intesi come pubblico siano essi intesi come espositori o sponsor. Non ci saranno dunque più criticità o difficoltà  nell’accettare uno sponsor dell’ultima ora, o un espositore che ha scelto di aggregarsi alla nostra iniziativa all’ultimo momento, o magari un flusso inatteso di visitatori interessati alla manifestazione!

Risparmio di costi

È uno dei vantaggi maggiormente ricercati da chi sceglie gli eventi virtuali: il risparmio dei costi.

Un evento virtuale permette infatti di contenere o abbattere tutti i costi tipici dell’evento on-site, come ad esempio quelli che sono direttamente collegabili agli allestimenti degli stand, ai trasferimenti  delle persone o al catering. Un bel risparmio che va più che a compensare ogni eventuale investimento in tecnologia, che si rendesse necessario per l’approntamento di questa iniziativa.

Soddisfazione

Le tecnologie attraggono. E lo fanno in misura sempre più impressionante!

Ecco perché la partecipazione ad un evento virtuale è un’esperienza unica nel suo genere, che probabilmente una quota dei partecipanti che finirai con il coinvolgere nella tua iniziativa digitale non avrà mai visto in vita sua.

Quello che otterrai sarà una maggiore soddisfazione da parte di tutti coloro che prenderanno presenza all’evento virtuale, e i quali saranno ben lieti di ricordare questa esperienza, e di condividerla con altre persone. Una buona mano alla tua campagna di marketing e di promozione!

Cosa posso organizzare con un evento virtuale?

Come abbiamo visto, le motivazioni che dovrebbero  indurti a organizzare un evento virtuale sono davvero numerose. Dalla riduzione dell’impatto ambientale al risparmio dei costi, dalla maggiore incisività in termini di marketing all’incremento della soddisfazione per tutti i partecipanti.

Dovresti avere tra le mani sufficienti determinanti per poter iniziare a valutare seriamente l’idea di organizzare il tuo primo evento virtuale.

In tal senso, ci piace ricordare come molte persone ci contattano per sapere se il loro evento possa o meno essere trasformato in un evento virtuale.  Le persone rimangono stupite nello scoprire che non ci sono molti limiti che dovresti porti quando pensi a un evento virtuale, con la conseguenza che ogni tipo di attività può essere “digitalizzata”, a patto di rivolgersi a un esperto, e a patto di pianificare ogni fase di questo evento, fin dalle sue parti iniziali.

Conclusione

È evidente che l’evento virtuale è un evento fortemente personalizzato, e che per tecnologia utilizzate e altre caratteristiche tipiche non può che essere oggetto di una significativa declinazione, caso per caso.

È proprio per questo motivo che invitiamo tutti coloro i quali fossero interessati a saperne di più sull’organizzazione dell’evento virtuale a contattarci.