Ci troviamo ancora una volta a riflettere sul futuro degli eventi. Gli scenari prospettati per il 15 giugno non sono quelli che ogni organizzatore vorrebbe sentire. Il decreto “rilancio” chiarisce che la riapertura sarà possibile solo con il distanziamento sociale e i limiti da 200 a 1000 partecipanti, a seconda se la location è chiusa o aperta.
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Ma quanto influirà tutto questo sugli eventi dal vivo? Quanto siamo disposti a perdere dei nostri anni di lavoro ed esperienza?
Questo articolo è il secondo di due post che ho voluto dedicare al futuro degli eventi dal vivo, e alle scelte che noi organizzatori dovremo fare per non rischiare la perdita di clienti con cui lavoriamo da anni, dove il rischio può diventare anche quello di non riuscire a soddisfare a pieno le aspettative del committente a causa delle limitazioni imposte.
Qui trovi l’articolo dedicato ai possibili scenari della riapertura.
In questo contenuto voglio analizzare la percezione che avranno i partecipanti di un evento limitato e ciò a cui dovremo rinunciare noi organizzatori.
Riflettiamo su:
- gli svantaggi che si potrebbero avere scegliendo l’evento in streaming rispetto a quello fisico;
- i rischi nel fare un evento live in versione limitata
Cercherò poi di affrontare la situazione, attraverso delle possibili soluzioni.
Il futuro degli eventi live: il ritorno c’è ma, in versione limitata
Secondo il decreto rilancio gli eventi dal vivo, possono avere un futuro o almeno una specie …
Il decreto, come ho già chiarito sopra, permette un numero limitato di persone per sala, e un tetto massimo di sole 1000 persone per un evento all’aperto, con la regola del distanziamento di almeno 1 metro fra ogni spettatore. Sanificazione degli ambienti e scanner della temperatura ad ogni partecipante.
Nell’articolo precedente abbiamo già affrontato abbondantemente le varie perplessità che stanno nascendo negli organizzatori e le difficoltà che potremmo avere nel realizzare eventi di questo tipo.
I motivi sono legati alle difficoltà che potrebbero esserci nella progettazione, e alla possibilità di non rientrare nel budget di spesa; soprattutto il raggiungimento del break even point (bilancio fra costi e ricavi o fra costi e benefici).
Ma gli eventi con limitazioni hanno anche altri rischi e svantaggi che potrebbero penalizzare anche la percezione dell’evento nel pubblico. E questo è un aspetto che merita un’attenta riflessione.
Che valore hanno gli eventi dal vivo oggi?
Molti personaggi del mondo degli eventi stanno iniziando ad adoperarsi per mettere in piedi gli eventi dal vivo nell’era covid19, cercando delle strategie funzionali, che possano valorizzare eventi che, attualmente, sembrano ridotti a metà.
Io stesso ho cercato, da subito, delle alternative per non restare fermo, prima negli eventi in streaming (come la maggior parte degli organizzatori), ma oggi non voglio rinunciare a cercare delle strategie funzionali, per portare avanti il mio business degli eventi dal vivo.
Certamente, bisogna dire che gli intenti positivi possono essere tanti, quanta è la voglia di ripartire ma, purtroppo, la realtà è che dobbiamo inevitabilmente analizzare molto bene la situazione e fare i conti con tutto ciò che può essere penalizzante.
Ad oggi sappiamo che:
- non possiamo puntare sulla quantità massima dei partecipanti
- dobbiamo sanificare continuamente gli ambienti, e quindi potrebbero aumentare le spese per le pulizie
- dobbiamo garantire la distanza di sicurezza e quindi eventualmente aumentare il personale interno (steward e hostess)
- Garantire la distanza fra i relatori di un evento ( percezione visiva fredda)
- gestire i momenti di pausa che non potranno più essere dedicati alla socializzazione
- far rispettare le norme di sicurezza (tutti i partecipanti dell’evento dovranno avere la mascherina)
Visto in questo modo è davvero difficile poter pensare ad un’alternativa funzionale; fare un evento in queste condizioni sarebbe una spesa senza nessun tipo di ritorno.
A questo proposito, consiglio di leggere l’analisi di Emanuele Davenia sui centri estivi e gli eventi dal vivo.
Del resto l’obiettivo più importante per chi faceva eventi, appena prima che scoppiasse la pandemia, era creare un’esperienza personale e significativa ai partecipanti. E questa esperienza era data in gran parte dal contesto dell’evento, e dalla possibilità di condividere quell’esperienza con qualcun’altro.
Cosa ci fanno mancare gli eventi descritti nelle normative?
Cosa ci manca oggi degli eventi live?
Cosa manca ai partecipanti
Il futuro degli eventi è condizionato molto dalla percezione del pubblico e dalla valutazione che ogni fruitore può dare all’evento.
A che cosa dovrebbe rinunciare un potenziale partecipante di un evento in restrizione?
Forse, ciò che potrà essere maggiormente penalizzante sarà proprio ciò che è vietato dal decreto.
La socialità.
Se pensiamo agli eventi dal vivo, pensiamo al rito della condivisione; pensiamo al piacere di fare nuove conoscenze, pensiamo all’occasione di crearci contatti utili, pensiamo alla pausa in cui scambiavamo con piacere due chiacchiere, e mai come adesso, ci rendiamo conto che il prima e il dopo evento sono importanti quanto l’evento stesso.
Sicuramente la perdita dei contatti è uno degli aspetti più penalizzanti, sia per chi partecipa all’evento, sia per gli organizzatori.
La prospettiva di stare distanziati in una sala a guardare un relatore su un palco che non può nemmeno stringere la mano agli ospiti non è allettante; e proprio per questo, i pochi partecipanti ammessi potrebbero decidere di non prendere parte all’evento.
Cosa manca agli organizzatori d’eventi nell’era covid19
Il punto di vista dell’organizzatore non si scosta moltissimo dalla visione del pubblico. Organizzare un evento significa sopratutto, il lavoro di squadra, e ammettendo pure che la tecnologia ci permette di fare riunioni online, e di avere un contatto con un collaboratore in tempo reale, lavorare fianco a fianco con un team e ben altra cosa!
Significa valutare insieme un problema, guardandosi negli occhi; significa poter fare la pausa caffè, discutendo di quel particolare che migliorerebbe la scenografia; vuol dire incontrare i collaboratori occasionali di persona. Il lavoro in team nasconde il cuore degli eventi; è l’altra faccia della ritualità di trovarsi tutti insieme in una sala.
È una formazione continua che non ha modo di essere sostituita, purtroppo.
E questo è l’aspetto più penalizzante degli eventi in streaming; certamente con la possibilità di tornare a fare eventi dal vivo, anche se in versione limitata, si riacquisterebbe, in parte, tutto questo, ma solo in parte.
È logico pensare che se dovremo abituarci alle distanze fisiche, non potremmo riservarci troppe pause in gruppo, e questo potrebbe causare uno scollamento del team.
Poi ci sono i contatti durante gli eventi; la socialità è una parte fondamentale anche per gli organizzatori; è un modo per far conoscere la nostra professionalità e guadagnare visibilità. La distanza fisica, se mantenuta in maniera rigida, potrebbe rendere più difficile il nascere di nuovi rapporti di lavoro.
Soluzioni per il futuro degli eventi: cambiare il modello di business negli eventi è possibile?
L’unica possibilità di sopravvivenza per i professionisti nel mondo degli eventi è reinventare il proprio modello di business, senza, però tradire i propri valori, e ciò che ci siamo presi l’impegno di comunicare fino ad oggi.
Ho chiarito molto bene questo concetto durante la conversazione avvenuta qualche giorno fa con Carlo Restivo, fondatore di ARCO group, ad #iltempodiuncaffè.
Le nostre posizioni sono in linea sull’idea che si debba cercare di essere resilienti durante questa situazione, ma allo stesso tempo non bisogna mai lasciare indietro i valori principali che ci hanno accompagnato fino a questo momento.
Qui trovi la diretta.
E questo è il punto più complicato per molte aziende (e non parlo solo del mondo degli eventi), cercare di mantenersi positivi è utile, ma bisogna vedere chiaramente le difficoltà, per comprendere il da farsi.
Cambiare il proprio modello di business non è semplice e veloce come uno schiocco di dita. Si porta dietro tante difficoltà e molti dettagli delicati a cui bisogna prestare attenzione.
Mi è capitato di vedere personaggi illustri nel mondo del marketing e della consulenza aziendale, parlare di possibilità di cambiamenti, come se fosse la cosa più scontata del mondo. Ad esempio, di recente, mi sono imbattuto in una diretta social piuttosto cruda di Frank Merenda, rivolta ai ristoratori.
Non dubito certamente delle migliori intenzioni nel voler spronare all’azione; ma, secondo Frank, la possibilità di cambiare il frutto di anni di lavoro, sostituendolo con un nuovo modello, si può risolvere con qualche campagna di marketing …
Ecco il link del video.
Sicuramente, il marketing combinato con una buona tecnica di comunicazione aiuta molto questa situazione, ma non la risolve. Cambiare il proprio business significa, a volte, perdere anche la propria identità.
Si parla di anni di lavoro investiti nella creazione del proprio brand, migliorando i risultati e imparando dagli errori.
Detto ciò, ci sono delle soluzioni possibili da sfruttare in questo momento?
Il futuro degli eventi ai tempi del covid19
Per prima cosa anche se non è facile, bisogna cercare di cavalcare questi cambiamenti imposti.
Ecco qualche idea da prendere in considerazione.
N.B. È chiaro che le soluzioni vanno valutate attentamente in base alle proprie competenze e all’immagine aziendale. Chi non ha mai promosso la tecnologia non si può improvvisare esperto …
1. Valorizzare la propria offerta virtuale
Meglio battere il ferro finché è caldo. Per tutti quegli organizzatori che hanno sempre puntato sulla tecnologia, questo è un momento straordinario per distinguersi.
Anche chi ha creato dei format virtuali, deve tenere presente che ha già intrapreso una nuova strada, e se ha successo, è bene portarla avanti, indipendentemente dal futuro degli eventi fisici.
2. Creare azioni combinate fra virtuality ed eventi fisici
Si possono esplorare modalità di dialogo fra il virtuale e il reale. Ad esempio con la creazione di eventi ibridi.
3. Aumentare il valore esperienziale, creando eventi unici per spettatore o per pochi spettatori
Questa è una modalità di fare eventi già in voga da diversi anni, specie nei paesi stranieri. Si usa molto nei lanci dei nuovi prodotti o come sostituzione degli stand. Un singolo spettatore viene reso protagonista per pochi minuti di un evento, a scopo di promuovere un prodotto o un servizio. Spesso le esperienze vengono create tramite la realtà aumentata.
Dai un’occhiata al mio articolo sugli eventi di marketing esperienziale per saperne di più.
4. Creare eventi dislocati all’aperto, per aumentare il numero di spettatori, ma distribuendoli in più luoghi della città.
Questa idea potrebbe comportare qualche difficoltà nella conquista dei permessi, ma potrebbe essere una strada percorribile.
Il risultato potrebbe essere molto interessante, specie se si riescono a rendere visibili tutti i luoghi dell’evento collegando le dirette a grandi schermi disposti in ogni luogo dell’happening.
5. Creare eventi itineranti
Gli eventi itineranti sono proposti da sempre nel mondo dello spettacolo. La folla può radunarsi in maniera distanziata, ed è l’evento a procedere verso i vari gruppi di spettatori.
Conclusioni
Torneremo ancora sulle possibili soluzioni da attuare in questo periodo burrascoso, e sul futuro degli eventi.
Intanto, se vuoi tenerti aggiornato, segui il mio programma #iltempodiuncaffè sulla mia pagina FB Domenico Marchetti eventi; e continua a seguire il mio blog per altri aggiornamenti.
Alla prossima!