open day al Balseskin

Organizzare un open day senza commettere errori

Devi organizzare un open day e non sai da che parte iniziare? Comincia a leggere questo articolo dedicato; ti chiarirà molti dubbi su come organizzare il tuo evento!

Quante volte ti sei chiesto se la tua attività dovesse prevedere un evento di questo tipo, al fine di attirare la dovuta attenzione? E quante volte hai pensato di lasciar perdere solo perché non hai la minima idea di come si possa organizzare, quante risorse preveda,  e se sia proprio adatto al tuo settore?

Devi sapere che attraverso queste iniziative puoi presentarti al tuo interlocutore, illustrare la tua attività nei minimi dettagli. Per questo motivo, questi “giorni speciali” sono sempre più diffusi in varie occasioni.

Approfondiamo insieme il suo significato.

Open day: significato del termine

open day

Significa letteralmente giornata di apertura.  Consiste nell’organizzare un evento informativo gratuito, che apre le porte ai visitatori  per mostrare vari aspetti dell’attività.

Può capitare di confondere l’open day con il vernissage, ma sono due eventi molto diversi fra loro:

  • il primo è dedicato ad esperti o a futuri professionisti del settore che vogliono scoprire tutto su quell’attività e sulle eventuali possibilità di carriera
  • il secondo è l’inaugurazione di una determinata attività, ed è aperta ad esperti ma anche ai visitatori curiosi.

Le giornate di apertura possono essere organizzate per svariate occasioni promozionali:

  • presentazioni di nuovi corsi di formazione
  • presentazione di nuovi prodotti
  • visita guidata di una dimora o di un ente privato.

Quanti tipi di open day conosci?

Benta – open day mercato

Le giornate open sono eventi molto diffusi, soprattutto nell’ambito scolastico e accademico per presentare gli ambienti universitari e la struttura dei vari corsi interni.

Tuttavia, questo tipo di eventi è sempre più utilizzato anche dagli enti privati e  dalle aziende che vogliono promuovere un prodotto o organizzare formazione professionale.

Vediamo qualche esempio per chiarire meglio i motivi e i vantaggi nel realizzare queste giornate.

Open day scolastici e accademici

Il mondo della formazione scolastica è senza dubbio la più interessata ad organizzare questi eventi, perché fa conoscere l’interno delle proprie strutture, le offerte didattiche e gli strumenti che si utilizzano durante l’apprendimento.

In questo modo i visitatori si chiariscono le idee sulla carriera scolastica e le prospettive future.

Solitamente, infatti, si dedica un po’ di spazio alle opportunità lavorative e si presentano i docenti migliori che terranno le lezioni.

Ad organizzarli sono:

  • scuola dell’obbligo (istituti professionali, istituti tecnici)
  • Università e accademie
  • Master
  • scuole di specializzazione

Corsi di Formazione pubblica e privata

Gli enti pubblici o privati che organizzino dei corsi di avviamento al lavoro o di aggiornamento per i professionisti fanno conoscere la loro offerta con una giornata open.

Se stai pensando di organizzare dei corsi di alta formazione per formare nuovo personale o offrire la tua formazione ad altre aziende, puoi organizzare un open day che faccia conoscere nei dettagli la tua proposta.

Permetterai di far conoscere la tua professionalità e i tuoi metodi di lavoro, gli interni della tua sede, favorendo l’incremento del numero d’iscritti.

Open day, recruiting day

Il Recruiting Day è una forma di giorno open che viene sfruttata dalle aziende per selezionare nuovi candidati.

Un esempio piuttosto significativo in questo senso è dato dalla compagnia aerea Emirates airlines, la quale organizza in diversi periodi dell’anno dei giorni dedicati al reclutamento del nuovo personale, dedicando buona parte della giornata a spiegare l’attività lavorativa.

I Cabin Crew Open Day vengono organizzati in diverse città del mondo e consistono nell’incontro diretto fra i responsabili delle risorse umane e gli aspiranti assistenti di volo. Gli interessati possono partecipare tramite registrazione.

Settore finanziario

Anche nel settore finanziario sono molto diffusi gli open day. Solitamente queste giornate si possono organizzare per due motivi:

  • presentazione di opportunità nell’investimento e consigli utili per gli investitori
  • presentazioni di piattaforme online specifiche per l’investimento.

Un esempio è l’evento organizzato dall’azienda Asit. SPA per presentare la piattaforma fluke networks,dove si offrono consigli utili per ottenere i massimi risultati dai propri investimenti e s’insegna agli utenti come utilizzare la piattaforma.

Eventi mondani

Quando una un ‘organizzazione o un ente pubblico organizza una manifestazione a scopo sociale può decidere di aprirla con un open di presentazione.  Puoi farti un’idea con il Mercato di Testaccio (Roma), ecco il link all’evento.

Ultimamente alcune parrocchie in Italia, stanno scegliendo di organizzare delle giornate open, per presentare le attività culturali e formative della chiesa ai parrocchiani.

Sorprendente, vero? Capisci la potenza di questi eventi ?

Settore turistico

Nel mondo del turismo e delle agenzie di viaggi ha riscosso molto successo il Travel open 2 day , organizzato dal giornale Il Quotidiano. L’evento occupa un intero weekend e consiste in una sorta di workshop informativo e formativo per gli agenti di viaggio.

Usa la formula del roadshow e viene organizzato in diverse città d’Italia e all’estero.

Oltre alle ore dedicate alla formazione, l’evento prevede anche tour esperienziali, serate di spettacolo e intrattenimento.

Open wine

L’open wine sono eventi open molto speciali dedicati agli appassionati del vino. Possono essere organizzati dalle aziende vinicole per lanciare nuove etichette o dagli operatori del settore che offrono la propria consulenza agli imprenditori.

Open house

Gli Open House nascono in Inghilterra circa 18 anni fa. Sono eventi pubblici organizzati dagli enti aderenti all’organizzazione Open house wordwidefamily.

Questi giornate open sono aperte a tutti e mirano a far conoscere le dimore storiche di un determinato paese. Si aprono gratuitamente per 1 o 2 giorni questi capolavori architettonici, e si organizzano visite guidate.

Questo evento internazionale si sviluppa in 4 continenti e in circa 50 città del mondo.

Come vedi le giornate open sono molto versatili e si possono organizzare in un sacco di occasioni, nei più svariati settori.

Se pensi che la tua prossima iniziativa possa aver bisogno di essere anticipata da un evento open dai un’occhiata a questa guida che ti spiega passo a passo come si prepara l’evento.

Come organizzare un open day

Se vuoi che la tua giornata open abbia successo devi avere ben chiaro il programma dell’evento.

Ricorda che l’open day è innanzitutto un’iniziativa a scopo promozionale, serve per attirare interesse verso la tua azienda e verso le tue proposte, quindi deve essere affrontato con la massima cura dei dettagli.

Vediamo alcuni passaggi fondamentali:

1. Prendi tempo

Se organizzi un evento open per promuovere dei corsi di formazione dovrai avere ben chiara la data d’inizio. La giornata di apertura deve precedere di almeno un mese la tua iniziativa.

2. Focalizza l’obiettivo

Le giornate  open sono uno strumento di marketing molto potente, e se vengono organizzate nella maniera giusta possono essere un ottimo biglietto da visita per la tua attività. Se focalizzi l’obiettivo dell’evento saprai come procedere per formulare il concept più funzionale:

  • Vuoi organizzare un open per promuovere un corso di formazione? Il tuo obiettivo è innanzitutto quello d’incrementare gli iscritti. Il corpo centrale dell’evento verterà sulla presentazione della didattica e del metodo di lavoro.
  •  Se il tuo evento mira a far conoscere prodotti e servizi, dovrai esaltare il brand e la qualità della produzione.
  • L’open di un recruitment ti costringerà a concentrarti sulla qualità della professione, le prospettive di crescita e di guadagno.

3. Organizza bene le informazioni

Una volta capito l’obiettivo devi selezionare le informazioni che vuoi trasmettere e organizzarle in maniera efficace durante la giornata. Evita di appesantire troppo i partecipanti e spezza le nozioni informative con attività d’intrattenimento.

4. Punta al coinvolgimento emotivo

Che cosa puoi fare per coinvolgere i tuoi partecipanti? Ricorda che il coinvolgimento diretto e l’esperienza dell’utente è fondamentale per la sua conversione, e per ottenere dei feedback positivi. Considera che l’open day è spesso organizzato con strategie di marketing esperienziale.

Proprio per questo devi creare un programma che preveda diverse attività come workshop, laboratori, sampling ecc..

5. Scegli un tema per l’evento

Se l’offerta che proponi lo permette, puoi decidere di tematizzare le attività dell’open. Essere creativo ti aiuterà a creare maggiore interesse nei partecipanti.

6. Pensa a un titolo originale

Quando l’iniziativa lo permette, usa la creatività per creare un titolo accattivante che faccia pensare a una giornata aperta e che rimandi immediatamente al settore. Puoi usare giochi di parole come l’open wine o l’open house.

7. usa le strategie di marketing

Le iniziative open devono essere sponsorizzate come qualunque evento. Usa i canali migliori per raggiungere i tuoi utenti: crea l’evento sul sito, usa i canali social per promuoverlo, spedisci mail con inviti privati ai tuoi clienti.

Manda i comunicati stampa ai giornali. Fai parlare dell’evento al fine che si verifichi una forte adesione.

8. Post open day

Come succede per la maggior parte degli eventi, anche e soprattutto dopo le giornate open si devono aggiornare i partecipanti e tutti gli interessati sui risultati dell’evento.

Fai video in diretta e scatta molte foto da mettere sul sito e sui tuoi canali social preferiti. Se comunichi il successo dell’evento e condividi l’entusiasmo dei partecipanti, avrai maggiore sicurezza di convertire alla tua offerta.

Inoltre genererai curiosità anche da parte di chi non era presente.

Concludiamo

Le dinamiche per affrontare un open day sono molte e come per tutti gli eventi ci vuole competenza e molta professionalità.

I vantaggi sono soprattutto la possibilità di risparmiare un po’di budget, rispetto ad altre iniziative, grazie all’esclusione della location.

Se vuoi gestire al massimo risorse di tempo e denaro, puoi rivolgerti al nostro servizio, saremo in grado di organizzare tempestivamente il lavoro, gestire il tuo budget e darti un valido supporto nella realizzazione del concept e nella selezione delle attività da incorporare.

Continua a seguirci per scoprire altre novità sugli eventi.

Alla prossima!

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