Quali problemi si riscontrano nella gestione eventi?

Organizzare un evento, talvolta, può essere molto difficile. I problemi che si riscontrano nella gestione eventi portano via tempo e generano stress.

Puoi evitare moltissimi disagi se ti affidi a qualcuno che  segua l’evento con te in ogni momento.

Pensaci bene. Quali sono i punti chiave per progettare un evento?

• Trovare un obiettivo pertinente
• Cercare il format ideale per il proprio brand

Spesso  i problemi veri iniziano già da questi due steps, e se non vengono risolti con la soluzione adeguata porteranno la realizzazione in una strada lontana dai risultati.

Considera, poi, che durante l’organizzazione iniziano altre fasi che portano delle problematiche strettamente correlate alla gestione e tutto diventa molto più difficile.

Se hai letto il mio articolo sulle differenze tra agenzia e organizzatore eventi  ti sarai fatto un’idea su come la versatilità dell’organizzazione sia importante; una qualità che non può essere utilizzata nei contesti strutturati, ma appartiene più frequentemente ai free lance e alle start up .

Ora voglio portarti nel cuore dell’organizzazione e affrontare con te punto per punto le fasi cruciali e le possibili problematiche che si riscontrano nelle fasi di gestione.

La gestione eventi: tutte le difficoltà connesse

Andiamo nello specifico delle necessità che s riscontrano durante la gestione di un evento, e cerchiamo di rilevare le soluzioni migliori.

Partiamo dall’inizio:

1. Puntare l’obiettivo che si vuole raggiungere

Perché organizzi l’evento? Ti sei dato un obiettivo che vorresti raggiungere?

Molte persone pensano di organizzare un evento solo perché la crescita del marketing esperienziale sta imponendo sempre di più la realizzazione d’iniziativa per i clienti; lo vede come un trand o semplicemente ha bisogno di organizzare una convention o una conferenza con gli addetti ai lavori, e si preoccupa poco del format e della gestione.

In realtà ogni evento deve avere un obiettivo ben chiaro, si deve puntare a dei risultati precisi, sia se si tratta di un evento corporate, sia se si tratta di organizzare un evento esterno.

Quando mi capitano casi di questo tipo, cerco sempre di far ragionare il cliente cercando di tirare fuori i risultati che dovrebbero emergere dall’evento.

Cerco di trovare con lui, la strada migliore per arrivare a determinati obiettivi, costruendo il format più adatto.

2. IL Format su misura per la tua azienda

Quando studio il format per un evento cerco sempre di pensarlo come un elemento fondamentale per il brand dell’azienda, insieme al cliente, cerco di comprendere la linea di comunicazione principale e l’adotto anche per l’evento.

Sopratutto gli eventi esterni sono elementi di marketing quindi devono cooperare con le altre strategie di comunicazione. È inutile e dannoso formulare il concept di un evento senza rendersi conto della linea di comunicazione e delle politiche di brand.

3. Trovare la location ideale

Saltiamo la fase della gestione budget, se pure importantissima; caso mai se vuoi avere dei chiarimenti secondo il mio punto di vista ti rimando al mio articolo sulla gestione del budget.

Entriamo nel vivo della gestione eventi, dando per scontato che si abbia già un concept funzionale da cui partire.

Arriviamo alla questione location, un elemento importante, spesso, sottovalutato. Mi riferisco alla leggerezza che, nella maggior parte dei casi, si ha nello sceglierla.

La scelta della location deve essere fatta con molta cura, perché si tratta del luogo che accoglie il tuo evento ed è uno dei primi elementi che impattano sul partecipante.

Una buona location deve:

• Essere delle giuste dimensioni rispetto ai partecipanti e al tipo di evento
• Il design deve essere in linea con lo style dell’evento e con le politiche dell’azienda: ad esempio organizzare un evento per un’azienda che promuove prodotti a KM 0 in un ex capannone industriale non sarebbe molto idoneo. Funzionerebbe molto di più un argriturismo, perché aiuterebbe a comunicare in maniera istantanea le politiche dell’azienda.
• A seconda dell’evento si deve pensare ai servizi che possono essere inclusi. Scegliere una location senza attrezzatura necessaria, comporterebbe di doversi rivolgere ai fornitori esterni, che significa un aumento dei costi.
• Deve elevare la qualità dell’evento e valorizzarlo
• Deve essere facilmente raggiungibile, anche tramite mezzi.

Quando ci si affida ad un’agenzia per l’organizzazione eventi, capita spesso che la location venga scelta più in base ai costi, alla capienza e alla locazione. Tutti aspetti importanti, ma bisogna sempre tenere presente anche il design, i servizi e il comfort.

Un organizzatore che si avvale di un gruppo di professionisti specializzati può uscire in maniera moto più elastica dal triangolo: costi, capienza , locazione; perché può affidare il compito a persone specializzate nella scelta della location.

Punti nevralgici della gestione

Durante la gestione eventi possono affacciarsi alcuni problemi strutturali, relativi all’organizzazione del lavoro interno. Vediamo quali sono i problemi che si ripetono più spesso.

4. Organizzare le squadre di lavoro interne

Uno dei momenti più complessi della realizzazione di un evento si presenta al momento dell’organizzazione del lavoro di squadra.

Il lavoro in team non è un’esclusiva degli organizzatori, si tratta piuttosto della capacità di cooperare con tutti gli attori dell’evento.

Mi spiego meglio: quando realizzi un evento hai il compito di relazionarti con moltissime persone:

• commitenti
• gestori della location
• fornitori di attrezzature
• servizi audio e illuminazione
• relatori/ospiti
• performer (se presenti)
• partecipanti

Tutte queste figure costruiscono l’evento e tutti hanno una parte importante nella realizzazione.

Per portare avanti un evento nella maniera più funzionale, bisogna saper trovare una comunicazione adeguata affinché si possa permettere la cooperazione fra professionisti.

Nella gestione interna è necessario creare dei team di lavoro, selezionando i professionisti giusti, e cercare un leader di riferimento che sappia guidare il lavoro e non sprechi le risorse.

Le sqaudre si devono formare in base alle esigenze richieste dall’evento, ma non è facile farlo.

Organizzare un evento significa orchestrare insieme persone e fattori; è molto simile al lavoro di un regista. Tutto deve essere tenuto sotto controllo e il lavoro dei team deve rispettare:

• richieste del cliente
• puntualità nella consegna
• coordinazione con le altre parti.

Se un solo pezzo non è al proprio posto l’evento può saltare o rischiare di essere penalizzato.

Puoi evitare conseguenze simili solo quando hai la facoltà di scegliere con chi lavorare, e quando hai l’esperienza giusta per comprendere cosa é necessario e come va utilizzato

5. Creare la comunicazione fra i team

Una volta costruiti i team di lavoro più produttivi si deve trovare la comunicazione più efficace con i team esterni.

Una comunicazione diretta non solo velocizza il lavoro di tutti e lo rende più semplice, ma può essere un grosso vantaggio nei momenti più difficili, quando bisogna far fronte agli imprevisti.

Capita ad esempio che si scelga di realizzare un evento all’aperto, contando su un tempo favorevole, ma si presentino rovesci temporali improvvisi. In questo caso la cooperazione di tutte le parti sarà importante per trasferire l’iniziativa all’interno di una location disponibile.

6. Trovare i fornitori competenti

Trovare i fornitori giusti è un altro fattore che può rendere difficile il campo della gestione eventi, perché bisogna scegliere osservando diversi fattori e non sempre si ha il tempo per farlo.

Capita che la mancanza di tempo ti porti a scegliere fra i fornitori abituali, anche perché ti fidi di loro.

In realtà scegliere i fornitori giusti è un impegno che deve essere osservato con molta attenzione, e non è detto che essersi trovati molto bene con determinati fornitori, significhi dover ripetere sempre la stessa scelta.

Magari l’evento che stai organizzando è completamente diverso dai precedenti e richiede determinate caratteristiche che necessitano di attrezzature precise. In caso i tuoi fornitori di fiducia non possano soddisfare quelle caratteristiche dovrai saper scegliere qualcun altro, senza alzare i costi di produzione.

Qui ci sarà il problema di far combaciare la scelta della location con le necessità dell’attrezzatura: determinati impianti audio, ad esempio, necessitano di specifici impianti elettrici.

Un event manager in proprio ha moltissimi contatti, e ha la possibilità di scegliere fra diverse risorse.

7. Cercare i fondi (per le start up e le giovani aziende)

Un problema piuttosto comune delle giovani aziende e delle start up sono i fondi.

Mentre le grandi aziende che vogliono organizzare eventi possono contare sui propri fondi o hanno una serie di relazioni con risorse disposte a finanziarle, i piccoli team non hanno la stessa fortuna.

Molto spesso devono trovare sponsor, e può essere uno dei passaggi più difficili. Bisogna avere delle relazioni e saper cercare nel campo d’interesse.

Solitamente c’è un budget minimo a disposizione, che deve essere integrato con le risorse ricavate dagli sponsor.

Le strade da prendere sono due:

• trovare delle aziende interessate a partecipare all’evento
• fare foundrising tramite le piattaforme apposite. Per farlo ti consiglio di dare un’occhiata alle piattaforme di crowdfunding attive in Italia.

Per chi bazzica nel mondo della gestione eventi trovare gli sponsor nelle determinate aree d’interesse non è poi così difficile. Chi ha la possbilità di gestire tante relazioni, e lavorare con tanti professionisti può incaricarsi anche di compiti spesso declinati dalle grandi agenzie di comunicazione.

Come gestisco io gli eventi

I problemi che si riscontrano durante la gestione eventi possono essere davvero tantissimi; qui ho voluto parlarti solo di quelli più frequenti.

E probabile che tu ti sia già scontrato con qualcuna di queste problematiche e ti sia reso conto che gestire eventi non è proprio una passeggiata.

Ho scritto questo contenuto per renderti più evidenti i gap che ci sono, certe volte, fra i clienti e le agenzie di comunicazione e organizzazione eventi.

Se vuoi scoprire di più sui miei servizi consulta il mio sito; dai un’occhiata alle nostre case History e fatti un’idea sul valore di ciò che posso offrirti.

Se invece sei ancora più curioso di scoprire novità sul mondo degli eventi, continua a seguire il blog.

Io ti aspetto alla prossima!