Complici le evoluzioni organizzative che hanno indotto sempre più collaboratori aziendali a operare a distanza, il programma videoconferenze è diventato un indispensabile alleato di produttività.
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Strumento fondamentale per poter migliorare l’efficacia comunicativa dentro e fuori i team dell’azienda. La crescente domanda di software per videoconferenza ha fatto sì che il mercato si espandesse in maniera piuttosto dinamica e improvvisa, regalandoci centinaia di diversi programmi per videoconferenze. Ognuno di questi ha le sue caratteristiche più o meno rilevanti.
Ma come scegliere il miglior programma per videoconferenze? Come gestire opportunamente un kick off meeting?
Perché usare un programma per videoconferenze
La prima cosa che vogliamo chiarire in questo breve approfondimento è legata all’utilità di un programma per videoconferenze. Insomma, perché val la pena dotarsi di un software di questo tipo, usandolo quando più sembra essere opportuno?
In realtà, le motivazioni che dovrebbero spingere le aziende ad utilizzare questi software sono davvero numerose. Ma, ad ogni modo, sono racchiudibili nell’esigenza di dover far leva su una maggiore comodità organizzativa laddove non sia possibile (per direttive sanitarie, logistiche, ecc.), procedere a una riunione di persona, o laddove risulta essere meno conveniente in termini di dispendi temporali e monetari.
Ma non solo. Se infatti fosse esclusivamente vero quanto sopra, si potrebbe semplicemente organizzare una telefonata!
La videoconferenza, in tal senso, rappresenta invece una gradevole evoluzione delle “vecchie” call. Essendo ben noto a tutti che la comunicazione non verbali ha un peso rilevante in termini di efficacia, e che la comunicazione è influenzata soprattutto dagli elementi non verbali, piuttosto che da quelli verbali, è evidente che la videoconferenza possa rafforzare e rendere migliore il messaggio veicolato mediante gli strumenti informatici.
Pensa, per un attimo, alla differenza di “forza” del messaggio veicolato con una semplice telefonata, e con una videoconferenza.
Solamente in questo ultimo caso ci si potrà avvantaggiare di tutti quegli elementi non verbali che possono rafforzare e declinare l’efficacia del contenuto come:
– La postura ;
– L’espressione del viso dell’oratore;
– La sua gestualità e gli altri fattori, anche ambientali;
Grazie alle video conferenze i partecipanti saranno in grado di captare tutti questi aspetti della comunicazione che tramite una semplice telefonata, verrebbero persi.
In sintesi, i software di videoconferenza ci permettono di migliorare la partecipazione di tutti i componenti dei gruppi di lavoro mediante un impiego di risorse limitato.
Questo porta ad essere una soluzione tra le più vantaggiose (economicamente parlando) per l’azienda. L’acquisto delle licenze di utilizzo sono generalmente un investimento irrisorio. Inoltre sono altresì in grado di generare dei cospicui risparmi, legati innanzitutto alla riduzione degli spostamenti dei membri del team sul territorio.
Come scegliere il programma per la videoconferenza per organizzare il tuo evento.
A questo punto è lecito cercare di fare un altro passo in avanti nell’elaborazione di questo approfondimento, e domandarci come scegliere il miglior programma per la videoconferenza.
In tale ambito appare evidente ( ne abbiamo parlato brevemente in apertura di questo focus ) che il mercato sia oggi fortemente arricchito, rispetto al passato, di centinaia di diverse soluzioni.
Valutazione delle esigenze
Ogni programma di videoconferenza avrà evidentemente le sue caratteristiche di vantaggio, le sue specificità e i suoi difetti. E spetterà all’imprenditore (o, meglio, al suo IT Manager) effettuare la scelta più consapevole. Ma come?
Il primo passo dovrebbe essere quello di valutare le proprie esigenze effettive, andando a effettuare una stima:
- Numero di partecipanti e Stakeholder coinvolti;
- Del numero di videoconferenze che si desidera effettuare in un determinato periodo di tempo;
- Il numero di persone che si intende coinvolgere in queste sessioni;
- La possibilità di orientarsi verso soluzioni autonome o integrate con un sistema telefonico aziendale,
Si tratta, ovviamente, di elementi discriminanti molto importanti, che dovrebbero essere analizzati attentamente in seno all’azienda, e la cui osservazione puntuale permetterà di effettuare una prima valutazione sulla bontà del software da scegliere.
Fatto ciò, risulterà anche evidente come non sia affatto scontato che il miglior software per la videoconferenza nella tua azienda debba essere necessariamente quello più completo.
Se infatti hai esigenze molto semplici e basilari, dotare la tua organizzazione di un programma complesso potrebbe rendere particolarmente insoddisfacente l’esperienza di utilizzo, oltre che costituire un investimento non pienamente produttivo.
Compatibilità con tutti i dispositivi
In secondo luogo, è sempre bene verificare che il programma per videoconferenza che si sceglie di installare e di utilizzare in azienda sia compatibile con i sistemi operativi e con le piattaforme di cui i partecipanti sono dotati, senza che vi siano interferenze di sorta.
In particolare, è bene che il programma di videoconferenza possa dialogare coerentemente con alcuni delle suite di produttività più famose, come quella di Microsoft, Google, Dropbox, etc.
Funzionalità essenziali
Vi sono poi alcune funzionalità di cui il tuo programma per videoconferenza non potranno mancare
Una di questa è la condivisione dello schermo: una funzione che permetterà a più partecipanti di rimanere attivi e coinvolti, e che renderà il meeting ancora più pratico e interattivo, consentendo la condivisione di file e di informazioni con efficacia.
Un’altra funzione che riteniamo sia molto importante è quella che dovrebbe permetterti di registrare e di salvare l’evento, per poterlo riguardare in un secondo momento, o per poterlo inviare agli assenti che non hanno potuto partecipare live alla sessione di videoconferenza.
Sicurezza
Naturalmente, quando si parla di programmi per la videoconferenza, non si può non accennare alla necessità che il software sia pienamente sicuro, e sia dunque rispondente a quelli che sono i più elevati standard di sicurezza crittografici.
In caso di problemi e di necessità, è altresì opportuno che il fornitore del software sia sempre in grado di intervenire con la giusta e professionale assistenza, consentendo di identificare eventuali esigenze e di proporre le migliori e più puntuali risoluzioni.
Conclusioni sul programma per videoconferenza
Fin qui, alcune riflessioni di base su quelli che potrebbero essere i criteri di selezione del miglior programma di videoconferenza per organizzare a distanza il tuo evento.