Il tuo teamwork fatica a raggiungere gli obiettivi prefissati? Potrebbe essere il frutto di un cattiva scelta dei componenti. Per evitare ulteriori perdite di tempo e risorse economiche, leggi questo articolo su come organizzare un team di lavoro che non sbagli un colpo!
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Gestire un team non è un gioco da ragazzi, si tratta di un impegno serio che implica molte competenze e diverse soft skills: fra le più importanti c’è la leadership, ma la caratteristica fondamentale è la flessibilità mentale.
Sai perché?
Permette di liberarsi dai pregiudizi e cogliere le diverse potenzialità dei collaboratori, sfruttandole al meglio.
Il segreto per riuscire a creare un teamwork davvero efficiente è, quindi, riuscire a valutare i singoli lavoratori in base al progetto!
Infatti, ogni collaboratore ha delle soft skills e delle caratteristiche personali che lo rendono unico.
Il tuo compito è saperle riconoscere e sfruttare in base al prospetto che hai davanti. Il modo più sicuro per garantirsi dei risultati è quello di abbandonare l’idea di un team di lavoro fisso a favore di uno mobile!
Sapere come organizzare un team di lavoro vuol dire sceglierne i componenti di volta in volta, in base al progetto in corso!
Come organizzare un team di lavoro con i professionisti giusti
Come ti ho detto, per creare un team valido non basta scegliere i componenti con ” le migliori competenze nel settore aziendale”, e non è sufficiente unire insieme persone con grande passione e iniziativa.
I gruppi di successo si creano mettendo insieme persone profondamente diverse nella percezione del lavoro e nei loro background personali.
L’importante è saper scegliere persone UTILI ai fini del progetto, capaci di raggiungere gli obiettivi nel miglior modo possibile.
Per poterlo fare bisogna affrontare 2 steps fondamentali.
1. Valutare l’esigenze del progetto
Non puoi pensare di creare un gruppo di lavoro senza valutare quali sono le esigenze specifiche di un progetto.
Mi spiego meglio: un’agenzia deve organizzare un concerto jazz con ospiti internazionali, non potrà pretendere che vada a prendere i musicisti una persona che conosca la lingua inglese.
Sembra un esempio banale, ma se vuoi organizzare un evento che abbia ospiti internazionali dovrai avere nel team persone che parlano bene le lingue straniere. Viceversa non potrai avvalerti solo di persone che parlano 2 o 3 lingue e non hanno alcuna competenza nella musica jazz, nella gestione dell’audioservice ideale, e altro.
Ogni gruppo di lavoro deve avere dei componenti in grado di affrontare i possibili ostacoli; anche se significa non affidarti alle solite persone.
3. Creare la squadra
Se saprai valutare con cura il progetto che stai portando avanti, prestando particolare attenzione agli obiettivi da raggiungere e ai desideri del cliente committente, ti permetterà di fare una corretta suddivisione dei compiti.
La suddivisione deve essere fatta prima di creare la squadra, e non dopo come fanno la maggior parte delle agenzie.
Il senso è proprio quello di individuare le fasi del lavoro e affidare ogni fase ad uno specifico team, con le giuste competenze per gestirla.
La squadra si compone pensando al valore che ogni singolo componente può aggiungere al tuo progetto, che si tratti di un evento, di una campagna di marketing o della gestione di un software!
Organizzare il lavoro ai membri del team
Ora veniamo al punto in cui dovrai organizzare il lavoro al tuo team. Questa è la fase in cui dovrai fare il possibile per trasmettere la mission che unisce il gruppo e individuare i compiti individuali di ognuno.
Questa è una fase in cui diventa centrale la comunicazione. Se saprai comunicare in modo corretto ciò che vuoi trasmettere avrai più possibilità che i tuoi collaboratori sappiano raggiungere gli obiettivi in modo eccellente.
Trasmettere la mission comune
Tutti i componenti di un team sono legati dalla stessa mission, ossia la missione che sta alla base dell’intero progetto.
Se sei un buon leader devi saper comunicare al team qual è l’obiettivo principale del gruppo, ossia il motivo per cui è stato costituito.
Dovrai utilizzare una comunicazione chiara ed efficace al fine di far comprendere a tutti gli obiettivi generali.
Individuare i singoli obiettivi e distribuirli ai membri
Oltre alla mission generale del gruppo dovrai occuparti di comunicare ad ogni membro il suo specifico scopo all’interno del team.
Ti sei “lambiccato il cervello” così tanto, per trovare ogni membro del tuo team, proprio perché ognuno possedesse le caratteristiche necessarie al progetto; va da sé, che ognuno dove avere un proprio compito con il quale dove raggiungere uno specifico obiettivo.
Dovrai quindi saper individuare gli obiettivi di ognuno e trasmetterli in maniera diretta, dovrai assicurarti che tutti abbiano capito qual è il punto di arrivo.
Certamente il tuo compito di leader non deve intaccare il modo di operare dei singoli professionisti, devi poterti fidare del team ed è per questo che è necessario trovare la combinazione ideale!
Come gestire un gruppo di lavoro in fase di realizzazione di un evento
Ora vediamo in maniera più specifica cosa significa gestire un team di lavoro.
Questa è una fase molto delicata perché dovrai saper rispettare le scelte dei componenti che hai selezionato e allo stesso tempo dovrai monitorarne gli effetti.
Come event manager posso garantirti una certa esperienza nella gestione dei gruppi di lavoro e ti posso assicurare che monitorare un gruppo non è un’impresa da prendere alla leggera.
Come ti ho detto devi cercare di rispettare il lavoro del tuo team e molto spesso ti diventa necessario farlo perché non puoi tenere tutto sotto controllo. ( E qui ritorna l’importanza di scegliere dei membri perfettamente in linea con le competenze richieste dall’evento)
Diciamo che ci sono alcuni punti fondamentali che devi osservare, se vuoi che le cose funzionino al meglio.
Punti fondamentali per lavorare in team
- Comunicazione chiara e costante fra te e il team
- monitoraggio della comunicazione fra i membri del gruppo
- motivazione costante dei membri
- capacità di gratificazione agli obiettivi raggiunti ( mi riferisco anche a piccoli obiettivi )
- esaltazione dei risultati: si tratta di una strategia per incentivare il gruppo a procedere
Questi sono solo alcuni dei punti fondamentali per assicurarti che un team di lavoro funzioni a dovere.
C’è, poi, un punto abbastanza fondamentale che riguarda i rapporti interni al gruppo.
Non è un aspetto da sottovalutare. Un buon leader deve saper riconoscere se all’interno del proprio gruppo possono esserci problemi d’incomprensioni fra i membri, dovuti a pregiudizi sul background professionale o di altra natura.
Bisogna tener presente che ogni team è costituito da persone completamente diverse, e sopratutto nei casi in cui i membri non sono abituati a lavorare insieme le incomprensioni sono più frequenti.
Un buon leader deve saper trovare la strategia giusta per far lavorare insieme persone totalmente diverse senza che si creino problemi.
Nel caso degli eventi il problema può risolversi con :
- una buona organizzazione del lavoro nella fase di pianificazione. Se tutti i membri hanno compiti precisi le incomprensioni saranno minori
- La stimolazione al confronto. Una pratica che si deve chiarire all’inizio del progetto, in fase del briefing. Tutti devono capire che portare avanti un progetto significa confrontarsi, riflettere insieme e rivedere i propri errori con serenità.
Proviamo ora a fare un bilancio di quelli che possono essere i vantaggi e gli svantaggi di costituire gruppi di professionisti sempre nuovi, in base ai requisiti del progetto.
Conclusioni su come organizzare un team di lavoro
Come ti ho detto organizzare un team di lavoro non è una cosa scontata ne tanto meno leggera.
Si deve sempre partire con la mente libera nella scelta dei membri, e non farsi mai prendere da possibili dubbi sulla funzionalità di un team creato apposta per uno specifico progetto.
Certo, mettere insieme dei professionisti che hanno competenze diverse e non sanno assolutamente nulla l’uno dell’altro può comportare qualche rischio d’incomprensione, ma se saprai organizzare bene il progetto e motivare il team nella maniera giusta il lavoro andrà avanti senza difficoltà.
Ci sono inoltre molti vantaggi che possono portare a una buona gestione del lavoro:
- nuovi stimoli per tutti. La conoscenza di nuove persone può essere molto stimolante, anche per confrontarsi con persone diverse che possono arricchire e aggiungere valore all’esperienza dell’altro.
- imparare nuove competenze e sperimentare nuove strategie di lavoro
- permettere ai membri di trovare nuove certezze con un gruppo di persone diverse.
Se ti sei convinto sul mio metodo di organizzare e gestire un team di lavoro, condividi questo articolo e dai a tutti la possibilità di uscire dai vecchi schemi legati alla prassi e poco propensi a considerare altre competenze dei lavoratori.
Se invece ti trovi nella situazione di dover rimettere insieme i cocci del tuo team leggi il mio articolo sul team building.
Sono esperto nella creazione di eventi corporate, come family day, team building e viaggi incentive.
Intanto ti aspetto, alla prossima!