meeting aziendale

Come organizzare un meeting aziendale di successo

La tua azienda ha bisogno di chiarire gli obiettivi e aggiustare il tiro? Organizza un meeting aziendale che riunisca tutte le filiali della tua impresa.

Potrai confrontare metodi e strategie, e conoscere più da vicino il valore dei tuoi collaboratori.

Quando un’azienda è molto grande e possiede molte filiali, può capitare che ci sia bisogno di fare il punto della situazione con tutti i collaboratori che non si ha l’occasione di vedere giornalmente.

Un articolo di Staffroster, sulla gestione del personale nelle grandi aziende potrà darti qualche delucidazione.

Il meeting è il modo migliore per parlare degli obiettivi dell’azienda, chiarirne la mission, e infondere  motivazione e ottimismo ai tuoi dipendenti.

Gli incontri di lavoro si fanno per far conoscere l’azienda ai nuovi azionisti, per presentare i nuovi progetti ai dipendenti o per introdurre le nuove risorse.

Se senti di aver bisogno di organizzare un meeting aziendale ma non hai la minima idea di come gestirne la realizzazione sei sul blog giusto.

Ci penso io a chiarirti le idee, devi solo seguirmi.

Qual’è il significato del meeting aziendale?

meeting aziendale

Il meeting è un incontro che si fa con tutti gli attori di un’azienda, a cadenze prestabilite.

Può essere adatto per le piccole aziende che vogliono fare il punto della situazione, e organizzare piccoli eventi; solitamente, però, è lo strumento più utilizzato dalle grandi multinazionali che devono incontrare manager, direttori e capufficio di altre filiali per rinverdire le mission e gli obiettivi.

Nel caso delle piccole aziende, l’organizzazione non suscita grandi problemi perché trattandosi di pochi partecipanti si tende ad organizzare un incontro  intimo, in una sala interna alla sede.

Non so se questo è il tuo caso, ma se fai parte di una grande azienda ti sconsiglio fortemente questa opzione.

Le grandi aziende devono far fronte a problematiche gestionali complesse e tenere insieme gli obiettivi e la mission.

Per far questo non basta un semplice incontro di lavoro; è necessario organizzare un grande incontro che permetta di rinforzare la squadra e affrontare tutti i punti salienti.

Ma sei sicuro di aver ben chiari i motivi del meeting?

Quale meeting di lavoro vuoi organizzare?

Se vuoi organizzare un buon incontro di lavoro devi avere sopratutto degli obiettivi. Già, perché il meeting non si fa senza buoni motivi e senza uno scopo preciso.

Come ti ho accennato poco sopra, il meeting aziendale si fa per vari scopi diversi.

Cerchiamo  di individuare gli obiettivi per cui si possono fare delle riunioni aziendali.

1. Meeting motivazionale

L’idea di motivare il gruppo è abbastanza centrale in tutte le riunioni di lavoro; tuttavia ci sono meeting che si organizzano solamente a questo scopo.

Si fanno nelle piccole aziende, come nelle grandi imprese, e coinvolgono tutti i colaboratori; con incarichi di alto livello o con poche responsabilità.

Se la tua azienda ha bisogno di creare un momento di confronto fra i dipendenti, il meeting interno è l’evento giusto. I dipendenti dell’azienda potranno esprimere le proprie difficoltà, apprendere dai successi dei colleghi e ottenere delle risposte efficaci dall’azienda.

È un modo per snellire i processi di produzione e migliorare l’offerta. Durante le riunioni interne si possono discutere problematiche lasciate in sospeso e dare spazio a soluzioni concrete.

2. Migliorare l’azienda

Un altro scopo piuttosto centrale che può muovere la decisione di organizzare una riunione è la gestione interna.

Se stai pensando di radunare i soci e i dipendenti per parlare della gestione del lavoro, allora il tuo meeting dovrà  affrontare le questioni legate al miglioramento dell’offerta; alla gestione di alcuni processi organizzativi e ai metodi di lavoro utilizzati.

In questo tipo di riunione i problemi del singolo dipendente vengono messi in secondo piano; avrai bisogno di un programma strutturato per parlare dei cambiamenti interni all’azienda, dell’introduzione di nuovi strumenti di lavoro e il riassetto di alcune regole e processi che si sono rivelati fallimentari.

3. Meeting per la crescita aziendale

Se la tua azienda sta affrontando un periodo di forte crescita e stai pianificando una prossima espansione dovrai condividere i tuoi progetti con i  soci e i dirigenti dei vari settori.

Dovrai avere in mano un programma con i punti ben definiti e una scaletta che ti aiuti ad essere chiaro.

Una riunione come questa porterà alla luce idee, progetti e possibili problemi che non avevi tenuto in considerazione.

4. Incontri con azionisti e clienti

A volte è necessario organizzare un meeting con gli azionisti più importanti dell’azienda per affrontare tematiche che riguardano l’andamento generale  e il valore di mercato.

Organizzare un meeting aziendale di successo

meeting aziendale di successo

Ti sei riconosciuto in una delle opzioni che ti ho elencato? Allora hai bisogno di formulare un programma adeguato al tuo caso.

Come ti ho detto ogni situazione è differente, per tanto devi creare un programma apposito e un piano di gestione. 

Come ogni evento anche i meeting hanno bisogno di essere organizzati, e se si tratta di eventi importanti dovrai stare attento ad ogni passaggio.

Se fai un incontro con i dirigenti dell’azienda, devi incontrarti con i tuoi soci o semplicemente vuoi infondere motivazione ai tuio dipendenti, devi scegliere un luogo diverso dall’ufficio.

Devi essere sicuro di poterti avvalere di attrezzature che ti permettano di comuncare bene gli aspetti che ritieni importanti, lasciare soddisfatti i partecipanti; insomma, devi cercare di fare le cose nel miglior modo possibile.

Ti dico subito che fare le cose bene significa spendere! In questo senso non devi mai pensare al tanto o al poco ma devi pensare al GIUSTO.

Se fai una pianificazione corretta potrai gestire meglio il budget di spesa  e godere di ottimi risultati.

Pianificazione del meeting aziendale in 4 punti

piano meeting aziendale

Qui di seguito ti mostro alcuni punti da seguire per organizzare un ottimo incontro di lavoro.

1 Budget Plan

Il Budget plan è la prima fase della pianificazione. Varia in base al tipo di evento che vuoi organizzare: la spesa potrà essere contenuta o elevata.

Tutto dipende dalla tipologia dell’evento, e da quanti saranno i partecipanti. Mi spiego meglio: per fare un piano budget dovrai pensare a tre cose fondamentali;

  • Location
  • Logistaica/spese di trasferta
  • Possibilità di attrezzatura esterna alla location

Ovviamente tutto è legato agli intenti del meeting, ma come ben sai le spese possono variare a seconda della qualità, delle distanze o locazione, e altri fattori.

Quindi dovrai decidere preventivamente quanto puoi investire nel tuo meeting aziendale, al fine di non rischiare uscite preventivate per altre esigenze.

Per fare un accurato piano budget dovrai chiarire con gli eventuali organizzatori la tua posizione economica e l’intenzione di spesa; dopo di che si passeranno in rassegna solo le possibilità più consone alla tua situazione.

Ad esempio nel caso tu voglia scegliere un hotel, e la tua spesa sia di “fascia media” si provvederà a valutare solo gli hotel di un certo genere, fra le 3 e le 4 stelle, cercandoli a seconda delle attrezzature necessarie. Si cercherà di evitare la fornitura esterna per togliere un ulteriore spesa.

Se il tuo margine di spesa sarà di natura superiore si provederà in maniera differente in base alle tue preferenze.

2. Scelta della location

La scelta della location, come ti ho detto, varia a seconda del tipo di evento. Ovviamente se vuoi fare una piccola riunione in ufficio puoi saltare questo passaggio, ma se vuoi organizzare qualcosa di più importante è bene che decidi un luogo idoneo e attrezzato, che sappia gratificare i tuoi dipendenti.

I luoghi più gettonati sono gli agriturismi e gli hotel a 4 stelle. Solitamente questi spazi godono di ottimi vantaggi:

Agriturismi

Sono  l’ideale per fare un meeting aziendale con i propri dipendenti, quando si vuole rafforzare la motivazione dei collaboratori e gli obiettivi aziendali.

Oltre che rappresentare una sede tranquilla dove potersi dedicare ai problemi interni all’azienda, offrono luoghi incantevoli e ottime occasioni di relax.

Se il motivo principale che ti ha spinto ad organizzare il meeting è rafforzare lo spirito di squadra, puoi cogliere l’occasione per fare un team building con i dipendenti: gli spazi all’aria aperta sono l’occasione migliore per organizzare bellissime attività outdoor.

Hotel 4 stelle

Anche gli Hotel a 4 stelle sono spesso provvisti di comfort che permettono al team di rilassarsi nei momenti di pausa, e possono offrire ai soci un’ottima immagine dell’azienda.

I servizi più importanti però si trovano nelle attrezzature disponibili e nel supporto del personale interno, necessari per realizzare degli incontri di grande portata: i quali necessitano di attrezzature audio e video ad alta tecnologia.

3. Spedizione dell’invito alla riunione aziendale

Anche qui la tipologia di riunione determina in qualche modo lo stile e il modo di invitare gli ospiti.

Se ad esempio vuoi organizzare una riunione in sede ti basterà inviare una mail ai dipendenti; se invece vuoi organizzare qualcosa di più importante dovrai essere sicuro che tutti ricevano adeguatamente l’invito. Dovrai usare mail e fare telefonate per assicurarti il numero certo delle presenze.

Questo è un aspetto molto importante, perché se non sei sicuro del numero dei partecipanti non potrai fornire il numero delle presenze alla location.

A seconda della tipologa del meeting, infatti, è possibile che ci sia bisogno di far alloggiare i dipendenti in Hotel almeno per una notte.

4. Cura della logistica

Veniamo alla logistica, una delle parti più importanti dell’organizzazione del meeting. La logistica è una parte abbastanza spinosa, proprio perché ti mette di fronte a tante piccole necessità che devono essere tenute in considerazione.

Un mio consiglio a riguardo è di affidarti a degli event manager specializzati.

Ovviamente non è obbligatorio … se possiedi una segreteria organizzativa interna con molto tempo a disposizione!

Sostanzialmente la cura della logistica viene dopo la conferma delle presenze.

Una volta chiaro il numero dei partecipanti puoi confermare all’hotel il numero degli alloggi necessari. Sarà doveroso assicurare una sistemazione adeguata a tutti i dipendenti, ponendo particolare riguardo a dirigenti e manager.

Gli event manager che si occupano della logistica saranno costretti ad avere un contatto continuo con l’hotel in caso ci siano ripensamenti e problemi riguardo agli arrivi o alle stanze disponibili.

Dovranno assicurare una buona soluzione riguardo ai mezi per garantire a tutti di arrivare nella maniera più veloce; e trovare nuove soluzioni in caso insorgano eventuali problematiche improvvise.

Dovranno risolvere anche eventuali problemi di tempistiche per i più lontani senza dimenticare la disponibilità del budget.

Cosa posso fare per te?

I miei servizi ti garantiscono sicurezza e affidabilità nella cura dei dettagli e nella realizzazione di piani budget accurati, creati su misura per il cliente.

Se hai bisogno di rivolgerti a un professionista dell’event management ti basta contattarmi, sarò felice di rispondere alle tue domande e trovare la soluzione migliore per te.

Hai trovato interessante questo articolo? Continua a seguirmi sul blog, troverai sempre nuovi contenuti riguardo al mondo degli eventi.

Ti aspetto alla prossima!

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