Gli eventi corporate sono fondamentali per mantenere alto lo spirito di squadra. Nei momenti difficili, quando l’azienda sembra entrare in crisi, un team unito e ben coordinato può fare la differenza. Questo articolo è dedicato agli eventi interni all’azienda; ho deciso di informarti su tutto quello che devi sapere sull’argomento!
Indice dei contenuti
Cosa sono gli eventi corporate?
Intanto, chiariamo qual è la definizione di eventi corporate, affinché puoi cominciare ad entrare nell’ottica delle aziende che organizzano almeno uno di questi eventi all’anno.
Gli eventi corporate sono tutti quegli eventi interni all’azienda, ossia tutti gli eventi che non sono strettamente legati al business aziendale e si distinguono dalle iniziative consumer proprio per la mancanza di un pubblico esterno.
Sono gli eventi che le aziende realizzano esclusivamente per il personale interno e per i collaboratori esterni. Alcuni di questi eventi possono prevedere la partecipazione degli stakeholders dell’azienda.
Probabilmente ti è già capitato di organizzare eventi come:
- Team building
- incentive
- anniversari aziendali
- family day
- convention
- festa di Natale
- cena aziendale
- meeting
- kick of meeting
- corsi di formazione
Questi sono tutti eventi interni all’azienda, organizzati esclusivamente per il personale interno alla ditta.
Alcuni eventi come i meeting e i kick off sono pensati per uno specifico gruppo di lavoratori, come i membri dello stesso ufficio o i lavoratori di uno stesso settore dell’azienda.
Diversamente, altri corporate come le convention, le cene aziendali e gli anniversari possono includere, oltre al personale, la partecipazione di tutti i diretti interessati al business dell’azienda, come stakeholders, azionisti e soci vari.
Tutti gli altri eventi, solitamente, si svolgono per tutti i lavoratori dell’azienda di tutti i reparti e le filiali.
Perché organizzare un evento corporate
Abbiamo detto che più o meno tutte le aziende si sentono in dovere di realizzare almeno un evento corporate durante l’anno, ma perché è così importante progettare eventi interni all’azienda?
Anche se, a seconda dell’evento, gli obiettivi possono essere leggermente diversi, c’è una ragione di fondo che lega tutti gli eventi corporate: l’appartenenza all’azienda.
Il legame fra i dipendenti e i collaboratori, e più ancora al brand aziendale, è il punto cardine per qualsiasi azienda.
Tutta la produttività si basa essenzialmente sulla competenza e su di una buona organizzazione; se manca una delle due risorse si otterranno sempre scarsi risultati.
Tuttavia, se per la prima risorsa è necessario selezionare accuratamente i propri dipendenti e collaboratori, per la seconda non basta avere buone capacità organizzative. L’organizzazione funziona solamente quando la squadra di lavoro è unita.
Ecco perché è fondamentale organizzare attività interne all’azienda, capaci di diffondere i valori e l’etica che lega tutti gli interessati.
Come organizzare un evento interno all’azienda
È doveroso puntualizzare che gli eventi corporate possono essere molto diversi fra loro, sia per gli obiettivi, sia per gli intenti e i messaggi che si vogliono diffondere.
Pertanto non esiste una ricetta unica per realizzare eventi funzionali. Tuttavia, possiamo contare su alcune regole universali che tutti gli organizzatori devono tenere presenti al momento di realizzare un evento.
1. Fissare gli obiettivi
La progettazione di un evento è strettamente correlata agli obiettivi che si vogliono raggiungere. Pertanto è necessario chiarirsi bene quali sono gli scopi dell’evento prima ancora d’iniziare a calcolare il budget.
Solo dopo aver fatto un’attenta analisi degli obiettivi si potrà decidere in maniera attenta quanto stanziare per un evento corporate e riservarsi la possibilità di ritoccare la cifra se è necessario.
La progettazione sarà strettamente legata agli obiettivi. Se si perde di vista lo scopo principale dell’evento sarà difficile divulgare efficacemente il messaggio aziendale, e sopratutto i valori del brand.
2. Focalizzare bene il target
Il target è il fondamento di ogni evento; negli eventi corporate i partecipanti sono già legati all’azienda, poiché si tratta di dipendenti, collaboratori esterni o azionisti.
Questo, però, non implica necessariamente un vantaggio. Il fatto che dipendenti e azionisti non siano “clienti da conquistare” e che siano, al contrario, interni all’azienda, non vuol dire che organizzare un evento per loro sia più semplice … Anzi!
Solitamente, chi lavora all’interno di un’azienda ben organizzata, che ha raggiunto una certa posizione sul mercato, nutre grandi aspettative da un evento interno.
L’azienda deve tenere in considerazione le aspettative dei propri dipendenti e deve fare il possibile per esserne all’altezza.
3. Disegnare un evento coinvolgente
L’azienda deve saper coinvolgere i partecipanti e farli sentire importanti, deve saper prevedere le aspettative e deve riuscire a superarle. Se un’impresa s’impegna a stupire i partecipanti e sa rendersi imprevedibile offrirà un’immagine di sé incentivante. I dipendenti hanno bisogno di essere stimolati continuamente, e gli eventi sono un modo concreto per rivelare dove sta andando l’azienda!
Gli eventi non devono essere monotoni, quanto non devono uscire fuori dall’etica aziendale. Il segreto per riuscire a creare un evento di valore è saper trovare il giusto equilibrio.
Da buon event manager mi sono spesso trovato di fronte ad eventi aziendali di tipo corporate, e posso affermare che non esiste una ricetta universale per arrivare al successo. Ogni evento ha la propria complessità e richiede determinate soluzioni; questo lo si vede anche quando si ha a che fare con due eventi dello stesso tipo, richiesti da due aziende diverse.
Io personalmente, cerco di rispettare sempre alcune regole basi, che considero dei punti fermi.
Puntare all’innovazione e alla creatività
Indipendentemente dalla tipologia, gli eventi non devono mai essere monotoni. Non importa che si tratti di un meeting o un congresso, anche quando ci sono delle priorità riguardo ai messaggi che si vogliono mandare, anche se l’evento necessita di una certa serietà e un certo rigore, bisogna sempre tenere presente l’idea di superare le aspettative.
Per farlo è necessario trovare sempre nuovi spunti. Cercare di uscire fuori dalla tradizione e dallo standard e creare qualcosa di unico, su misura per chi vi partecipa.
Ricorda che non puoi pretendere di fidelizzare un pubblico esterno se non riesci a convincere veramente chi lavora con te.
Scegliere la tecnologia
Siamo in un’epoca in cui usare la tecnologia dovrebbe essere scontato, nonostante questo, ci sono molte aziende che continuano a rifiutarla pensando di risparmiare qualcosa.
In realtà non è una questione di costi, anche perché quando si determina il budget, bisogna sempre valutare l’equilibrio fra il costo e il raggiungimento degli obiettivi; puntare alla tecnologia significa sopratutto sfruttare le possibilità di cui disponiamo per offrire il meglio al nostro target.
Certamente, se le esigenze di un evento implicano un format in cui la tecnologia non deve avere grande risalto, sarebbe sensato non introdurre strumenti fuori luogo.
Ben inteso, per tecnologia non intendo necessariamente realtà aumentata, virtual reality o l’utilizzo smodato di strumenti altamente tecnologici. In un meeting può essere utile dotarsi anche di un semplice proiettore.
Anche per l’introduzione degli strumenti tecnologici è necessario che l’azienda faccia riferimento al giusto equilibrio, e non dimentichi l’intento dell’evento.
Guardare alla sostenibilità
Gli eventi sostenibili sono visti come una soluzione necessaria. Si tratta indubbiamente di una scelta responsabile da parte dell’azienda che può incidere efficacemente sull’immagine aziendale.
Sarà più semplice far guadagnare credibilità al brand e impressionare gli stakeholders e gli azionisti.
Oltretutto, guardare alla sostenibilità può diventare una soluzione di risparmio notevole per i costi dell’evento.
4. Mantenere e diffondere i valori aziendali
Nei punti precedenti, abbiamo chiarito abbastanza bene quanto sia fondamentale per l’azienda mantenere e proiettare l’etica e i valori fondamentali su cui si fonda l’immagine del brand.
Questo è il punto più importante da ricordare, altrimenti gli eventi rischieranno di diventare inevitabilmente vuoti e probabilmente faranno fatica a staccarsi dall’anonimato.
Ricorda che l’unicità degli eventi dipende principalmente dai valori aziendali; un evento riesce essere unico se riesce a trasmettere l’unicità dell’azienda.
Alcuni dati dalla ricerca di Cisalpinatours
Uno dei motivi che mi ha spinto a scrivere questo articolo dedicato agli eventi interni è l’aver letto un articolo studio sugli eventi corporate di Cisalpinatours.
L’articolo propone un’indagine di mercato che l’azienda ha svolto proprio riguardo agli eventi aziendali.
Da quanto risulta, pare che gli eventi corporate occupino circa il 41% del totale annuo degli eventi aziendali; quasi la metà del business degli eventi.
Un altro dato importante dell’indagine si focalizza sul ruolo specifico dell’event planner: ciò che riporta Cisalpinatours è la scarsità di figure di ruolo nell’organizzazione di questo tipo di eventi.
Pare, infatti che il 20% degli organizzatori siano responsabili marketing, e a seguire ci siano altre categorie non specifiche, quali:
- 18% Comunicazione
- 19% assistenti di direzione
- 10% risorse umane
- 8% uffici acquisti
- 8% direttore generale
- 5% CEO
L’indagine riporta il dato del solo 11% delle aziende intervistate che si affida ad un corporate meeting planner specializzato!
Questo è un dato abbastanza significativo, e fa riflettere perché spiega quanto ancora gli eventi corporate siano sottovalutati, rispetto agli eventi B2C.
Ad avvalorare questa tesi c’è anche un altro dato, riportato nell’indagine.
Pare, infatti, che la maggior parte delle aziende riconosca nel budget il vero ostacolo della realizzazione di un evento; soltanto la minoranza delle intervistate ammette che il vero problema è “la cultura aziendale tradizionalista e diffidente verso i cambiamenti.”
A detta di ciò, t’invito a leggere integralmente l’articolo, dove trovi altri dati che possono farti riflettere sul panorama aziendale; questo può darti parecchio vantaggio sui tuoi competitors se inizi a proporre una gestione degli eventi alternativa. E non lo dico senza una ragione di fondo.
Il panorama europeo dei corporate events è ben diverso da quello italiano, ad esempio, difficilmente si affida un evento interno a qualcuno che non sia specializzato nel ruolo.
Vuoi altre info sugli eventi aziendali? Continua a seguire il blog.
Io ti aspetto alla prossima!